「自分でやる」も選択肢!フリーランス・小規模法人の経理

クラウド検討

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フリーランスや小規模法人の経理は「自分でやる」も選択肢。

IT全盛の時代、ITを使えば「ラク」して「トク」をとることも選択しだいです。

「自分でラクに経理をやる」ための3つのポイント

先日、ある会社の経営者の方がおっしゃっていました。

「経理を自分(自社)でやるという発想がない」

経理はタイヘンなもの、面倒なものであり、自分がやるべきものではない。そういう考え方が大半なのではないか、ということでした。

すこし昔であれば、「そうかもしれませんね」とおこたえしたところです。

けれど今は。

「フリーランスや小規模法人などは、経理は自分で十分できますよ」とおこたえしています。

税理士などにまかせるのではなく、経理を自分でやるメリットはもちろんあります。ですが、それがタイヘンであったり、面倒なものであればやる気もおきないでしょう。

明日を変えたければ税理士任せはもうやめよう~トクする経理のはじめ方 #1

2016.05.10

そこで今回はまず、「自分で経理をラクにやる」ためのポイントと方法についてお話しします。

世の中の多くの経理は、あえてタイヘンで面倒な方法をとっています。それを逆手にとって、まずは「自分でラクに経理をやる」ためのポイントを挙げてみます。

  1.  データ化・・・手書きしない
  2.  自動化 ・・・自分でやらない
  3.  連携化 ・・・2度やらない

それでは、ひとつづつ説明しましょう。

1.データ化・・・手書きしない

経理をラクにしたいなら、手書きをしないくて済む方法をとるようにしましょう。

「手書きはダメだなぁ」と考えるのは、次の理由です。

  • 書き間違える、読み間違えるかもしれない
  • 計算を間違えるかもしれない
  • 2次利用できない

可能性の問題として、手書きではいろいろと「間違い」が起こりやすいものです。たとえば、手書きの現金出納帳(現金の入出金を記録する帳簿)。

数字を書き間違えたり、書いた数字が乱雑で読み間違えて計算してしまったり。電卓での計算を間違えたり。

「あらら、”実際の現金残高”と”現金出納帳の残高”が合わないよ」となると、まぁタイヘンで面倒です。原因を探して、帳簿を修正して…イヤにもなります。

また、手書きは「2次利用」ができません。つまり、次に何かをするときに、また作業が発生します。

さきほどの「手書きの現金出納帳」でいえば、経理を進めるにあたって、会計ソフトに「入力」をしなければいけません。

税理士事務所がやってくれるからなどと呑気なことを言っていてはいけません。そこは「お金(費用)」がかかっています。

自分で入力をするのなら、手書きと合わせて2度手間です。

はじめから会計ソフトで現金出納帳をつける、あるいは、エクセルでつけて会計ソフトに取り込むほうがラクにすみます。

手書きの請求書、手書きの売上伝票、手書きの給与明細など、油断をすると手書きだらけ。まずは手書きを見直すことです。

2.自動化・・・自分でやらない

究極の「ラク」は、自らが手を下さずに済むようにすることです。

いまはそんなことができる時代です。ただし、それは「IT」の力を借りればこそ。

だいぶおなじみとなってきましたが、銀行取引やクレジットカード取引のデータは、クラウドを通じて会計ソフトに自動的に取り込めます。

これは「クラウド会計」と呼ばれるクラウドサービス。ここ近年、急速に勢いを増している会計システムであり、従来のパソコンインストール型会計ソフトは転換期といえます。

クラウド会計にもデメリットがないわけではありませんが、「自動化」のメリットは十分に大きく、無視できません。

データの自動取込で、従来の入力作業がなくなるというのは「劇的な変化」と表現して差し支えないでしょう。

これからはこの自動化、つまり「やらなくてイイ」をどれだけ取り込めるかが「経理を自分でラクにやる」カギになります。

日進月歩のITに、経理についても目を向けましょう。

ITが「苦手」というのならば、教えてもらってでも勉強すればいい。しかし、ITが「嫌い」となるとラクを犠牲にすることになります。

たしかにITには「ITであるがゆえのリスク」があります。情報漏えいが、と言われるのもわかります。ですがITでなくとも、それ相応のリスクは同じようにあるのです。

ITのときにだけリスクを持ち出すのであれば、それは「おかしいな」と考えましょう。

それに。

スマホはフツーに使っていたりしませんか?スマホもまた、情報漏えいリスクにさらされていますよね。

3.連携化・・・2度やらない

「連携」というのもITならではです。例示で説明します。

「タブレットレジ」というしくみがあります。小さな飲食店や小売店、美容院などでよくみかけるようになってきました。

その名のとおり、タブレットであるiPadなどでレジ業務をおこなうというものです。

タブレットレジで登録された「売上データ」は、クラウドを通じてクラウド会計へと自動取込できます。

従来のレジスターであればそうはいきません。ジャーナルと言われる売上記録紙をもとに会計ソフトに入力しなければいけません。

「レジ」という業務について、「レジ打ち」と「会計ソフト入力」という2つの作業が発生します。

この点、タブレットレジはレジと会計という「業務間の連携」を通じて、レジ作業一発で終わらせることができます。

ほかにも具体例を挙げると、「勤怠管理・給与計算」「請求書発行・請求管理」「経費精算」などの連携サービスがあります。

この「業務間連携」という考え方は、今後ますます広がると思われます。

会計システム選びもそうですが、その他バックオフィス業務に関わるシステム選びも「業務間連携」が効くものを選ぶべきでしょう。

「自動化」と似たようなことですが、「やらなくてイイ」は最高の効率化(ラク)です。

自分で経理をやるなら「クラウド」という選択肢

さいごに、自分で経理をやるための方法についてお話しします。

「自分で経理をやるためのポイント」をお話しした際、「クラウド」ということばを頻発しました。

もうおわかりの通り、「自分で経理をやるための方法」として、まずはクラウドをおすすめします。

世の中の多くの経理が「損」をしています。

タイヘンで面倒な思いをしながら、さらにその見返りが少ない、あるいは無い。そんな経理を自分でやりたいはずがありません。

ですがクラウドには、そんな損する経理を「トクする経理」に変換できる可能性があります。

クラウドでは、お話しした「ラク」にできることのほかに、結果的に「速く」できるという効果もあります。

さらに最近では、わかりやすい・みやすい分析機能も充実してきています。

手を加えずとも興味のある情報をグラフ化してくれたりします。これは経理の見返りのひとつでしょう。

経理の目的は、「経理という作業をおわらせること」ではありません。

ラクして速い経理を実現し、結果としての「数字を活かす」ことに目的があります。数字を活かすことに自ら関わる、それが「トクする経理」です。

「クラウドを使った自分でやる経理」、考えたことがないというのであれば一度は選択肢として検討してみましょう。

ちなみに、経理の外部委託コストや、自社の経理担当者コストを考えると、クラウド導入コストは決して高いものではありません。

クラウド検討のお手伝いとして、セミナーも開催します ↓↓↓

9月2日(金)【定員4名】フリーランス・小規模事業者のためのクラウド経理体験セミナー in 横浜

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  きょうの執筆後記
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昨日は午後からクラウド会計の研修に参加。
歯科医院用のクラウド会計についてという内容。
歯科特有の予約システム、レセコンなどと会計システムとの「連携」が大きなテーマです。
いまのところわたしは歯科のお客さまの仕事はありませんが、考え方を学ぶにあたり違和感はありません。
ということで参加してきました。

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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!