経理でラクしてトクしたい人のための「会計ソフト」の選び方

クラウド推し

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もっと経理はラクにならないの?

手書きがメンドウ。会計ソフトの入力がタイヘン。経理に時間がかかる・・・

それならいちど、経理ツールを見直してみるのはどうでしょう。

フリーランス・小さい会社の経理ツールはクラウド推し

いま経理ツールを見直すのであれば、「クラウド」が一考に値するイチオシのツールです。

とくに、経理に人や時間を割きにくい「フリーランス・小さい会社」で大きな効果が期待できます。

クラウドでラクしてトクする理由

「クラウドってなんだ?」ということは次にお話しするとして。

経理でクラウドを使うとなぜ、ラクしてトクすることができるのか。その理由からお話しします。理由は2つです。

  1.  ヒトの作業を減らすことができる
  2.  結果、コスト削減、売上アップにつながる

【 理由1 ヒトの作業を減らすことができる】

クラウドのウリ文句は「自動化」です。これまで、ヒトの手作業が必要であった部分を減らすことができます。

手作業はメンドウだし、ミスも起こりやすいもの。それが減るのだ、ということであれば「ラク」ができるわけです。

【 理由2 結果、コスト削減、売上アップにつながる】

手作業が減るということは、その分、ヒトの時間が空くことになります。時間をコストだと考えれば、コスト削減ができます。

また、空いた時間を有効に使うことができれば、売上アップにもつながり「トク」が大きくなります。

クラウド会計ってなんだ?

クラウドでラクしてトクする理由がわかったところで、「クラウド会計とは?」にも触れておきます。クラウド会計の特徴をまとめると、

  1.  インターネット経由のサービスだから端末を選ばない
  2.  各種クラウドサービスとの連携ができる
  3.  利用コストは「買い切り」ではなく、「月額利用料」

【 特徴1 インターネット経由のサービスだから端末を選ばない】

クラウド会計では、「クラウド」と呼ばれるインターネット上のコンピュータを介してサービスを利用します。

従来の会計ソフトのように、利用する端末ごとにプログラムをインストールする必要がありません。PCだけでなく、スマホ、タブレットでも使えます。

意外とネックだった「MacPCでは会計ソフト(インストール型)が使えない」、という問題も解消。MacでもOKです。

【 特徴2 各種クラウドサービスとの連携ができる】

クラウド会計は、インターネットを経由することで、いろいろなデータを取り込むことが可能です。

代表的なところでは、銀行預金、クレジットカード、Amazon・楽天などのネット通販、電子マネー。データを会計に取り込むことで、手作業であった「入力作業」を自動化します。

また、給与計算、請求書発行・入金管理などのクラウドサービスとも連携できます。連携すればするほど、手作業が減っていくというメリットがあります。

【 特徴3 利用コストは「買い切り」ではなく、「月額利用料」】

PCにインストールが必要だったいわゆる「インストール型」の会計ソフトは買い切りが主流です。一方で「クラウド型」は月額利用料というかたちです。

シェアナンバー1とされる弥生の「インストール型」と、当事務所でおすすめしている「クラウド型」のマネーフォワードで比較してみます。

  個人事業主 法人
弥生 やよいの青色申告
12,960円
弥生会計スタンダード
42,120円
マネーフォワード ベーシックプラン
月額 800円
(年額まとめ払なら 8,800円)
ベーシックプラン
月額 2,980円
(年額まとめ払なら 32,780円)
投稿日現在の情報です。最新の価格についてはご確認をお願いします。 

もっと安いもの高いものはもちろんありますが、インストール型とクラウド型とで「極端な」価格差はありません。

ポイントはこれ!

ラクしてトクするために必要な2つのこと

クラウドを使い、その特徴を活かすことで、経理はラクしてトクができます。

ところが、クラウドを使ったからといって、必ずしもラクしてトクすることができないところに難しさがあります。

「クラウドにしたのに見込み違いだった・・・」とならないために。ラクしてトクするために必要な2つのことをお話しします。

必要なこと1 経理のやり方を変えなければいけない

さきほどこんなことを言いました。

クラウド会計は、インターネットを経由することで、いろいろなデータを取り込むことが可能です。

ここ、ポイントです。ただしくは「可能です」ではなくて、「可能になるようにしなければいけない」。

機能として「可能」であるものが実際に使えなければ宝の持ち腐れですよね。持ち腐れの最たるものが「現金」取引です。

現金には「データ」がありません。預金通帳のような取引履歴もなければ、残高もわかりません。現金出納帳を「手作業」でつけるしかないのです。

ですから、「データ」として取り込めるように、クラウド会計の機能を活かせるように、経理のやり方に変えなければいけません。

たとえば、いままで現金払いしていたものを銀行振込やクレジットカード払いにする。それには、ネットバンキングの契約、ネット明細の申込が必要になります。

また、飲食店や美容院など現金売上が多い場合。Airレジなどの「タブレットレジ」を導入して、売上データは自動的に会計に取り込めるようにします。

そこまでやって、ようやくクラウドはその機能を発揮できます。

このように、クラウド会計を活かすには「経理のやり方」にコツが必要です。税理士などの専門家のチカラを借りるのもよいでしょう。

必要なこと2 「税理士選び」と「税理士要らず」の使い分け

クラウド会計を使うとなると、「税理士選び」に関わることがあります。クラウド会計は扱わない、という税理士もいるからです。

顧問税理士を探している、すでに顧問税理士がいるという場合には、会計ソフトについてはよく相談をするようにしましょう。

一方で、クラウド会計に合った経理のやり方まで確立できると、日常の経理処理は自分でできるようになります。

税金の申告は税理士に頼むにしても、普段は税理士がいなくても経理ができる。これをわたしは「税理士要らずの経理」と呼んでいます。

フリーランスや小さい会社の経理であれば、もともと取引数が多いわけでもありません。そこを自動化しようというのですから、経理は絶対に自分でできます。

クラウドを使うのであれば、ぜひそこを目指してみましょう。

「経理も自分でできる・わかる」、税理士報酬などの経理コストも下がる。「税理士要らずの経理」には目指すだけの価値があります。

経理の悩みを抱えるな!「税理士要らず」で経理は変わる

2016.08.23

まとめ クラウドが万能なわけではないけれど

経理ツールとしてのクラウドについてお話をしてきました。

クラウドがおすすめである2つの理由、クラウドの3つの特徴、クラウドでラクしてトクするために必要な2つのこと。いかがでしたでしょうか?

さいごに、誤解のないように言っておきます。クラウドは万能ではありません。すべての経理にとって、クラウドがベストな選択肢だというわけではありません。

途中お話ししたように、クラウドを活かすには経理のやり方が大きく関係します。

会計ソフトへの「入力作業」を減らせない経理のやり方であるならば、インストール型の方がイイという結論はありえるからです。

でもやっぱり。クラウドは便利です。

マンパワーが限られるフリーランスや小さい会社の経理だからこそ、自動化をうたうクラウドの導入を検討してみましょう!

当事務所では、「税理士要らずの経理」を身につけるためのコンサルティング「自分・de・経理」を行っています。

また、経理について考えるきっかけづくりに「税理士要らずの経理」について学ぶセミナーも行っています。詳しくはそれぞれのページをご覧ください。 

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  きょうの執筆後記
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昨日はオフ。涼しかったこともあり、10kmのランニングにチャレンジ!
4月からランニングをはじめて5か月。はじめての距離10kmでしたが無事完走。なんだ、もっと走れそうじゃん。
なんて思っていたら、夜になって足の付け根やら太ももあたりに違和感が・・・まだまだのようです。

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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!