手帳を変えても変わらない!メモ・ToDo・アポイント・スケジュール四位一体の自分管理へ

自分管理・自己管理

スケジュールやToDo、なかなかうまく管理できないなぁ・・・

多くのビジネスパーソンを悩ませるのが自分管理、自己管理。世に多くの「ツール」が提供されているにも関わらず。なかなか解決しないその悩み。

いくら毎年手帳を変えてみたところで、やっぱり悩みは変わりません。さぁ、どうする? 

メモ、ToDo、アポイント、スケジュールは四位一体でなければ意味がない!

年末、年度末になるとにぎわう手帳売場。手帳を変えると、自分管理・自己管理もなんだか変わりそうな気がする~。ないと思います。当然ながら、「使い方」の問題です。

四位一体の姿とは

自分管理・自己管理には、4つの要素があります。メモ、ToDo、アポイント、スケジュールの4つです。

「うまくいかないなぁ・・・」というのは、これらが単体として機能している場合です。うまくいくには、4つを結び付けて機能させることがカギになります。図解すると、

自己管理

しくみが必要

メモ、ToDo、アポイント、スケジュールの4つの要素には、それぞれに「できること・できないこと」があります。

そのことを理解したうえで、4つの要素を結び付けて「しくみ」にしたのが上図です。メモ、ToDo、アポイント、スケジュールが四位一体です。

この「しくみ」のこと、そして、わたしが使っているツールについてをお話していきます。

 

それ、スケジュールじゃないから。

多くの人が口にしている「スケジュール」は、実はスケジュールではありません。

手帳に書いてあるのは「アポイント」

自分の手帳を見ながら「きょうのスケジュールは・・・」と言っているのは。厳密に言うと、それはスケジュールではありません。

手帳やカレンダーに書いてあるのは、どこどこへ行く、だれだれと会うなど。言うなれば、それは「アポイント」です。アポイント以外の「余白」はどれだけあるでしょう?

その余白を、余白のままとしているところに、自分管理・自己管理の失敗があります。

スケジュールとは、アポイント以外の「余白の時間」の使い方を決めることです。

「手帳の余白=時間がある」という錯覚

手帳の余白は、あたかも時間が空いているかのような錯覚を生み出します。やるべきこともやりたいことも、その時間でやればいいや。

そんな「時間に対する過大評価」が、あれもできなかった、きょうもできなかった、という結果につながります。わたしたちは無自覚に、実に頻繁に、時間の見積もりを誤っているからです。

時間は、自分が思っているほど多くはありません。

【なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?/佐々木正悟】ほんとうに活かせる名言をみつけよう #14

2016.09.11

たどり着いたスケジュールツール「TaskChute」

いまわたしが使っているスケジュールツールが「TaskChute Cloud」です。スケジュールの余白を許さず、時間を管理・記録するのにとても有効なツールです。

ちなみに。余白のないスケジュールとは、見た目ガチガチではあります。ただここで勘違いしてはいけないのが、ガチガチのスケジュールを守れるかどうかは二の次三の次だということ。

たいせつなことは、余白をどう使うのかという意思を持つことです。ここは話すと長くなるので、詳しくはコチラの記事をどうぞ。

TaskChute Cloud~タスク・スケジュール・時間管理のツール選びに終止符を

2016.09.18

 

スケジュールの余白には、ToDoが必要

手帳やカレンダーの余白で「やるべきこと・やりたいこと」として。ToDo管理も必要です。

列挙されたToDoでは役に立たない

スケジュールとは、「アポイント以外の余白の時間の使い方を決めること」だとお話ししました。そのための材料になるのが「ToDo」です。

「やるべきこと・やりたいこと」が列挙してあれば、それでいいかというとそうではありません。時間は思っているほどないのです。

Todoには優先順位があるべきであり、その判断基準が求められます。

時間管理のマトリックスでToDoを分ける

わたしは列挙したToDoについて、有名な時間管理のマトリックスで分類しています。

時間のマトリックス

緊急性・期限のあるものに注意しながら、スケジュールに落とし込みますが。いちばん大事なのは、「緊急ではないが重要」なもの。

たとえば、勉強や読書などの自己研鑽、あたらしい仕事の検討など。いますぐにやらなくても、いますぐ困らないこと。でも、やらないとのちのち困るもの。

やるべきは「緊急ではないが重要」なToDoを、きょうのスケジュールに落とすことです。

ToDo管理ツールは「Evernote」

ToDoを管理するにあたって、わたしは「Evernote」を使っています。マルチデバイス(PCでもスマホでも使える)だから、というのが一番の理由です。

また、ToDoに限らず。多くの情報をEvernoteで管理しています。仕事ネタ、ブログネタ、読書メモ、買い物リスト、ビジョン管理などなど。多岐にわたる多くの情報を整理するのに便利なツールです。

情報はいざという時に手元になければ役に立ちません。すぐに見つけられなければ意味がありません。

もう覚えるのやめた!あえて忘れる力~実践編 その1

2016.05.04

 

すべての元はメモにある

スケジュールはアポイントとToDoから成る。アポイントとToDoは?メモから成ります。

ToDoに必要な「整理のワンクッション」

情報を前にしたとき。アポイントであればすぐに認識して、直接スケジュールに落とし込むことでしょう。

いっぽうでToDoはどうかというと。いちど整理が必要な場合がほとんどです。整理についてはさきほど、時間のマトリックスで見たととおり。

ところが情報を前にして、整理をしている余裕があるケースばかりではありません。その場合には。ひとまず保留して、あとで考えよう。ということになります。

ヒトは忘れる

そのとき思いついたことも、いいなと感じたことも。ヒトはすぐに忘れます。忘れにくい人と忘れやすい人がいるものの、記録が記憶に劣ることはありません。

自分にとって意義ある行動につながるはずの、せっかくの情報も。忘れてしまっていたのでは、ToDoもスケジュールもあったもんじゃない。

まずは「記憶に頼らず、記録する」ことです。

パフォーマンスを上げるための「あえて忘れる力」

2016.05.03

あらゆるメモシーンに応える「PostEver2」と「abrAsus 保存するメモ帳」

わたしがメモツールとして使っているのは、iPhoneアプリの「PostEver2」と「abrAsus 保存するメモ帳」の2つです。

「PostEver2」は、アプリの起動が速く、すぐにメモできます。おまけに、ToDo整理で使う「Evernote」にデータを連携してくれる優れモノ。じゃあ、「PostEver2」だけでいいかというとそうでもない。

スマホをいじっていることが絵面として良くないシーンというのはあるものです。さらには、スマホで「絵や図」を描くのは難しいものがあります。

ということで、メモには「紙」というアナログツールを備えておくことも肝要です。それが「abrAsus 保存するメモ帳」。

メモにもTPOの分別を。

デジタルだけ、アナログだけもダメ!ビジネスシーンのメモツール

2016.06.10

 

アポイントを家族と共有する

おまけ的に、アポイントに関するわたしのツールについて。

キホンはGoogleカレンダーを共有設定

自宅兼オフィスで仕事をしていると、仕事と家庭間の距離は短く。妻との情報共有ということで、スケジュールを共有をしています。

方法としては、わたしも妻もそれぞれGoogleアカウントで、それぞれのGoogleカレンダーを持ちます。

そのお互いのGoogleカレンダーを共有することで、仕事(わたし)と家庭(妻)の予定を共有しているわけです。

iPhoneアプリは「Calendars」

PCではGoogleカレンダーでアポイント管理をしていますが。iPhoneアプリのGoogleカレンダーは使っていません。なんか見にくいから。

ここ数年使い続けているのは、「Calendars」というアプリです。Googleカレンダーに常時同期してくれるので重宝しています。

カレンダーアプリは多々ありますが。デザインが見やすい、操作もしやすいことに加え。動作が安定している、きちんとアップデートが続いている点も評価しています。

トドメの「Slack」

Googleカレンダーにお互いのアポイントを入れているわけですが。基本的に、追加・修正・削除については、自ら確認をしないとわかりません。

特に、相手が予定を修正・削除した際には聞かずとも知りたいのがホンネです。ということで使っているアプリが「Slack」です。

このアプリを設定することで、Googleカレンダーに追加・変更・削除があった際には通知を受けられるようになります。

 

まとめ

メモ、ToDo、アポイント、スケジュールについてお話してきました。

アポイントやToDoの管理には多くの人が取り組んでいるものの。その前段のメモ、後段のスケジュールとなるとそうでもありません。

自分管理・自己管理で差をつけるなら。メモへの姿勢と、スケジュールへの覚悟を見直すことからはじめてみましょう。

 

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  きょうの執筆後記
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記事中で紹介した「TaskChute」によるスケジュール管理をはじめて随分とたちますが。予定通りに済んだという日は、ただの1日もありません。

ほら今日もまた、ブログの執筆時間が超過しているし・・・。でも、そういうことを通じて、時間の見積もり感覚やスケジュール修正能力を養っております(笑)

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