現金出納帳をつけずに「現金払いの経費」を処理する経理方法 【MFクラウド会計編】

会社用のサイフ

会社用の現金?そんなものありません。

と言うのにもかかわらず。現金払いの経費など、現金出納帳をつけていたりしませんか。やめましょう、それ。

ありもしない現金を、あるかのように経理するのもよくないし。ではどうしたらいい?ということについてお話しします。

「未払金」勘定を使おう

現金払いの経費について、現金出納帳は使いません。いままで使っていた「現金」勘定は使いません。代わりに「未払金」勘定を使います。

無いものを「ある」なんて言わないで

「会社用」の現金なんてない。仕事用の現金も、社長個人の現金も、ひとつのサイフにごっちゃまぜ。ということは少なくありません。

だったら、「現金出納帳」なんてつけないことです。「ごっちゃまぜ」の時点で、会社用の現金の残高もわかりません。おカネに色はないのです。

「立て替えた」という考え方

でも、オレは現金でいろいろ支払っている。モノを買ったり、飲食したり。それは、現金出納帳につけるべきではないのか?と社長は言うのかも。

ノンノン!そこは「社長が立て替えた」と考えましょう。社長個人が立て替えて支払った経費を精算する、そういう考え方です。実際、そうでしょう?

キャッシュレス経理へGo

社長が使った経費に限りません。社員がいれば、社員が使った経費も同じ。いちいち経費精算していたのではもったいない。

「立て替えた」という考え方で経理をすれば、「会社用の現金」は要りません。社員各人が毎月、立て替えた経費を集計。集計金額を各人の口座に振り込み。これぞ、キャッシュレス経理。

で、どうするんだ?

具体的な経理の方法としては、「未払金」勘定を使います。いままで使っていた「現金」勘定は使いません。これからその、各人の立替経費の集計方法と、その経理方法についてお話しします。

クラウド会計のひとつ「MFクラウド会計」を使って説明することにしますが、他の会計ソフトでも使える考え方であり、汎用性のある方法です。

 

立て替えた経費を集計する

まずは、各人が立て替えた経費を集計します。各人がExcelに入力し、のちほど「MFクラウド会計(以下、MFクラウド)」に取り込む、という流れです。

Excelフォームを入手

せっかく各人で集計したデータを、ふたたび会計ソフトに入力するなんて・・・ということで。Excelフォームに入力して、それを会計ソフトに取り込みます。

ExcelフォームはMFクラウドから提供されています。こんなものです ↓

取引明細1
Excelフォーム「取引明細(出納帳形式)」の入手方法
メインメニューの「自動で仕訳」→「連携サービスから入力」→画面右上部の「インポート」→「エクセルに手入力した取引明細」→「テンプレートダウンロード」

フォームに入力する

特に難しいことはありません。「日付」「摘要(内容)」「金額」をどんどん打ち込んでいくだけのこと。

「金額」は「借方」と「貸方」というのが戸惑うところですが。出金したものは「貸方」へ。つまり、経費精算であれば、すべて「貸方」に入力します。たとえば、こんなカンジです ↓

取引明細3

摘要の「統一感」がポイント

のちほど「MFクラウド」にデータを取り込むにあたり、効率よく処理するための注意点。「摘要」に統一感を持たせること。

たとえば、「接待飲食代」について。「接待費」や「飲食費」など、表現にバラつきがでないようにすることです。

Excelフォームの「摘要」はフリー入力ですから、各人の「自由」に任せると統一感が保てなくなります。

そこで、同フォームの別シートで「テンプレート入力」できるようにし、それを元々のシートに転記させるような加工をしておくのがベストでしょう。こんなカンジです ↓

取引明細4

VLOOKUP関数を使って、コードを入力すると「摘要」欄に、対応する文字が入るようにします。そのためのテンプレートが、上記画面の右端部分です。「摘要③」のみ、フリー入力欄としています。

3つの摘要(①、②、③)を「&」でつないで、元々のシートのひとつの「摘要」欄にまとめて転記させます。

具体的な算式などを知りたい方は、こちらからダウンロード可能です → テンプレート付Excelフォーム ダウンロード

各人が各人ごとにつくる

以上のExcelフォームのデータを、経費精算する各人が、各人ごとのデータとして作成します。毎月末締めなどのルールで集めるとよいでしょう。

 

経費データを「MFクラウド」に取り込む

続いて、各人が作成したExcelフォームを、会計ソフトである「MFクラウド」に取り込みます。

「未払金」に補助科目を設定しよう

データ取り込み前の準備として、「未払金」勘定に補助科目を設定します。補助科目とは、「未払金」という主勘定科目の「内訳」的な意味合いです。

具体的には、経費精算する各人の氏名を補助科目に設定していきます。こんなカンジです ↓

勘定科目の設定
勘定科目の設定方法
メインメニューの「各種設定」→「勘定科目」→画面下部の「補助科目追加」。勘定科目を選び、補助科目を入力する

データをインポートする

Excelフォームのデータをインポートします。まず、インポート画面を開き、次のように設定します。

インポート1
インポート画面の開き方
メインメニューの「自動で仕訳」→「連携サービスから入力」→画面右上部の「インポート」

「勘定科目」は「未払金」を。「補助科目」はさきほど作成した各人の補助科目の中から、今回データを取り込む対象者の補助科目を選択します。

登録先帳簿は「新規追加」で、任意の名称をつけます(例示では、「経費精算」)。2回目以降は、つけた名称の帳簿を選択すればOKです。

続いて、「ファイルを選択」から、取り込むExcelデータを選択します。さいごに、「ファイルを選択」ボタンの下の「インポート」ボタンを押します。

インポートデータの確認

インポートすると次のような画面が表示されます。Excelフォームで入力したデータが表示されているはずです。

インポート2

きちんと取り込めているかな、と確認。「取込」にチェックが付いていることを確認。終わったら、保存ボタンを押します。

勘定科目のチェック

続いて、次のような画面が表示されます。「連携サービス」で先ほど設定した「登録先帳簿」を選択します(例示では「経費精算」)。

インポート3

画面の中央列に「勘定科目」がありますね。そこには、「MFクラウド」がAIを駆使して提案する「勘定科目」が表示されています。

いちばん上段の「電車・バス代 ○○物産 行」については、その摘要から、「旅費交通費」を提案してきています。

「提案」であることの意思表示(?)として、「旅費交通費」の文字の左側に「雲のマーク」がついています。この「雲」が、初見なので確認してね。ということです。

OKであれば、右端の「登録」ボタンを押します。そのような要領で、他のデータについても確認を進めます。と、ひとつだけ問題が。次のとおりです。

インポート4

「研修費 研修 営業力強化セミナー」は、「旅費交通費」ではおかしいので修正です。自分で、「勘定科目」から適当な科目を選択します。例示では「研修採用費」を選択しました。

「登録」ボタンを押して終了。これで、「ひとりについてのひと月分」の経費データの登録が終わりました。

「翌月」の取り込みについて

ところで。翌月のモロトメジョーさんの経費取り込みを同じようにやるとどうなるのか。ちょっと見てみます。こんなデータです ↓

取引明細5

お気づきかもですが、便宜的に前月の10月とまったく同じ内容です。これを、「MFクラウド」に取り込むと・・・

インポート5

こんどは迷いなく「勘定科目」を「提示」してきます。「提案」ではありません。過去のデータで学習している内容に「雲のマーク」はつきません。

このような状態であれば、すべてのデータを選択して、「一括登録」しておしまいです。

自動仕訳ルールの見直しと応用

「過去のデータを学習」と言いましたが、その内容は「自動仕訳ルール」として登録されています。こんなカンジです ↓

自動仕訳ルール
自動仕訳ルール設定画面の開き方
メインメニューの「自動で仕訳」→「連携サービスから入力」→画面右上部の「自動仕訳ルール」

「取り込まれた入出金明細」として、各取引が登録されています。たとえば、「電車・バス代 ○○物産 行」は「完全一致」として登録されています。

これは、先ほどのExcelフォームデータに入力された文字が、「電車・バス代 ○○物産 行」と「完全に一致」した場合には、自動仕訳ルールを発動することを表しています。

「完全一致」以外にも「前方一致」や「部分一致」も選択できますので、設定しだいでさらに活用も考えられるはずです。ぜひ、それぞれの活用を考えてみてください。

 

経費精算金の支払いについて

経費精算データが出そろったら。各人に精算金を支払いましょう。

精算金額の確認

各人に支払うべき精算金額は「補助元帳」を確認します。

補助元帳

メインメニューの「会計帳簿」から「補助元帳」を選択。上図のように、「勘定科目」と「補助科目」を選択します。

これで、右下の「残高」欄から、「モロトメジョー」さんに支払うべき精算金額  77,500円がわかります。

支払ったときには、

【借方】未払金・モロトメジョー 77,500 【貸方】現金預金 77,500

と仕訳をきることで、上記の補助元帳の残高 77,500はゼロになります

(※ 月初に前月分経費データを取り込み、翌月の経費データを取り込む前までに精算金を支払う場合に限る)。

 

まとめ

現金出納帳を扱わずに、現金払いの経費を処理する方法をお話ししてきました。

実際には無い「会社用の現金」を、経理処理しないようにしましょう。また、Excelや会計ソフトの機能を上手く使って、経理の効率化・正確化にもチャレンジしてみましょう。

 

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  きょうの執筆後記
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