仕事もするけど観光もしたい！というときの海外出張費用の経理

2017年3月24日2022年1月26日

仕事で海外出張のついでに観光しても経費になるの？

残念ながら。観光分については、基本的に経費になりません。いっぽうで、仕事分はもちろん経費です。

では、観光と仕事の金額を「区分」しようとするとなかなかやっかい。ということで、海外出張費用の経理についてお話しします。

海外渡航費を税務調査で問題にされないために

仕事で海外出張とは言っても。あいだに休みの日もあれば、観光をする日もあるかもしれません。

そんなとき気になるのは、いくらが経費になるのか？経費にならない金額はどうなるのか？

休日もない、観光もしないなんて出張ある？

たとえば、出張先で会議する際の食事代。であれば、「会議費」として経費です。

視察先に持参する手土産代であれば、「接待交際費」として経費になります。

このように、「明らかに仕事」だとわかるモノであれば良いのですが。一筋縄ではいかないモノもあります。それは･･･

現地までの往復の旅費や現地での宿泊費。そして、出張にあたり支給する手当・日当など。「海外渡航費」と呼ばれるモノたちです。

100％仕事で出張したのであれば、海外渡航費は100％経費だというのは当然です。

けれども実際は、休日がある、観光をする日もある、というケースがほとんどではないでしょうか。

では、そのときの海外渡航費はいったいどう経理するの？というのが、これからのお話になります。

３つの準備からはじめよう

仕事に加え、休日も観光日もある海外出張の費用をどうすればいいのか？

そのためにまずやるべきこと。それは、次の「３つの準備」です。

「業務の割合」を計算する
「経費になる割合」を計算する
海外渡航費の「金額の区分」をする

準備だなんて、少々メンドーではありますが。海外渡航費の経理は、税務調査の際にはほぼ間違いなく確認されるところ。

海外まで行くわけですからね、金額も小さくありません。税務調査官が気にするポイントのひとつになります。

のちのち問題にならぬよう、経理をする際にしっかり押さえておきましょう。

《準備１》「業務の割合」を計算する

ひとつめの準備は「業務の割合」を計算すること。文字通り、海外出張のうち、仕事（業務）の割合はどれくらい？というハナシ。

下ごしらえがモノを言う

さっそく「業務の割合」とやらを求めてみたいところですが。さらに下ごしらえが必要です。それは、次の２つ。

出張中の日程を、内容に応じて区分する
それぞれの区分ごとの時間を集計する

まず「区分」のしかたですが、次の４つに区分します。

① 仕事をしていた日数･･･視察、調査、商談、会議・展示会への参加など
② 観光をしていた日数
③ 現地までの移動（往復）、現地での移動に使った日数
④ 上記以外の日数･･･土日などの休日

土日などの休日であっても、仕事をしていたのであれば①、観光をしていたのであれば②、移動なら③として区分しましょう。

この区分にしたがって出張中の日程を区分し、各区分ごとに日数を集計します。

例題で確認しよう

それでは、「業務の割合」の準備について。例題で確認してみましょう。

《例題》ある海外出張の日程表

１日目･･･現地までの移動
２日目･･･同業企業の視察
３日目･･･現地顧客との商談
４日目･･･観光（土曜日）
５日目･･･現地顧客を接待（日曜日）
６日目･･･同業企業の視察
７日目･･･現地からの移動

さぁ、どうでしょう？区分の結果はこちらです ↓

１日目･･･現地までの移動　→ ③ 移動
２日目･･･同業企業の視察　→ ① 仕事
３日目･･･現地顧客との商談　→ ① 仕事
４日目･･･観光（土曜日）→ ② 観光
５日目･･･現地顧客を接待（日曜日）→ ① 仕事
６日目･･･同業企業の視察　→ ① 仕事
７日目･･･現地からの移動　→ ③ 移動

これを集計すると、

① 仕事･･･４日
② 観光･･･１日
③ 移動･･･２日

ここまでが「業務の割合」を計算するための下ごしらえです。準備運動でちょっと疲れちゃいましたかね。

「業務の割合」の計算式

先ほど集計した結果を使って、「業務の割合」を求めます。「業務の割合」の計算式は次のとおりです ↓

業務の割合＝ ① 仕事 ÷ （ ① 仕事＋ ② 観光）

ということで。区分した日数の中から、仕事の日数と観光の日数とを使って計算します。算式に《例題》の数字を当てはめると ↓

４日 ÷ （ 4日＋１日）＝ 80%

これが「業務の割合」です。

《準備２》「経費になる割合」を計算する

ふたつめの準備は「経費になる割合」を計算すること。さきほどの「業務の割合」との混同に気を付けて。

似て非なる「経費になる割合」

さきほどの「業務の割合」と、似ているけれどちょっと違う。というのが、次の「経費になる割合」です。

経費になる割合＝「業務の割合」の10％未満の数字を四捨五入したもの

なんでしょうね、これ。ということで、例示で確認しましょう ↓

業務の割合 75％ → 経費になる割合 80%（75％の５を四捨五入）
業務の割合 63％ → 経費になる割合 60%（63％の３を四捨五入）

では、《例題》に戻って。業務の割合が80％なら？四捨五入しても変わらず、経費の割合も80％です。

どうして似たような割合が２つも必要なのかという理由はのちほど。

《準備３》海外渡航費の「金額の区分」をする

さいごの準備は、海外渡航費の金額を、次の２つに区分します。

① 往復の旅費の金額
② それ以外の金額･･･宿泊費、出張手当・日当など

たとえば、総額で35万円の海外渡航費がかかりました。うち、20万円が往復の旅費でした。

とすると、①往復の旅費が20万円、②それ以外の金額が15万円。だいじょうぶですよね？

これでようやく準備は終了です。いよいよ、結論に向かいます。

ひとことでは語れない結論を一覧表にする

以下、「業務の割合」に応じた「経費になる金額」の結論です。

経費になる割合	業務の割合	経費になる金額
90%または100%	－	全額が経費
20％～80%	50%以上	往復の旅費の金額＋（それ以外の金額 × 経費になる割合）
20％～80%	50％未満	（往復の旅費の金額＋それ以外の金額）× 経費になる割合
0％または10％	－	全額が経費対象外

上記の一覧表に、まずは「経費になる割合」を当てはめます。続いて、「業務の割合」を当てはめます（「経費になる割合」が20％～80％の場合のみ）。

「経費になる割合」が90％以上であれば全額が経費。いっぽうで、業務の割合10％以下にいたっては、まったく経費にはならないという悲しい結末です。

「経費になる割合」と「業務の割合」が下がるごとに、「経費になる金額」はキビシイ扱いとなっていきます。

確認のために、ひとつ例題を提示しておきます ↓

《例題》ある海外出張にかかる資料

業務の割合･･･ 75％
往復の旅費の金額･･･ 20万円
それ以外の金額（宿泊費、出張手当）･･･ 15万円

経費になる金額を求める手順は次のとおりです。

経費になる割合･･･「業務の割合」の75％について10％未満を四捨五入。よって、80％
経費になる金額･･･上記表に当てはめ、「20万円＋（ 15万円 × 80% ）＝32万円」

総額 35万円の海外出張費用のうち、32万円が経費になりました。という例題です。

ところで、残りの３万円はどうなっちゃうのでしょう？という話が次になります。ということで、もう少し続く。

経費にならないとどうなるのか？

経費には認められなかった金額の行方は、「誰の」分の海外渡航費なのかによって変わります。

「経費になる」とは、「旅費交通費」であるということ

ここまで「経費になる」という表現を使ってきましたが、厳密に言うと

経費になる＝「旅費交通費」として処理できる

ということになります。

ついさきほどの《例題》で言うと、総額35万円の海外渡航費のうち、32万円は「旅費交通費」の勘定科目で経費にする。

残りの３万円は、「旅費交通費」にできないのでどうするか？ということです。

またしても結論を一覧表にする

旅費交通費にできない分の経理処理は次のとおりです。

事業の形態	誰の分か	経費にならなかった金額の処理	経費になる金額
会社（法人）	役員	役員賞与（損金不算入）	旅費交通費
会社（法人）	従業員	給与
個人事業	事業主	事業主貸
個人事業	従業員	給与