いつ使う?フリーランスの経理マストアイテム『出金伝票』

出金伝票

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出金伝票?なにそれ?

そんなことを言っていてはいけません。フリーランスが経理をするのであれば、出金伝票は必需品。マストアイテムです!

そんな出金伝票の「使いどころ」と、「使い方」についてお話しします。

『出金伝票』ってどこで手に入るの?

まずは「出金伝票」の入手法について。

文房具屋、100均ショップへGO

これからいろいろと説明をはじめる前に。出金伝票とはどんな容姿で、どこで入手できるのかをお伝えしておきます。

「フリーランスのためのはじめての確定申告・経理セミナー」にご参加いただく方には、出金伝票のハナシをするのですが。

出金伝票を知らない、という方も少なくありません。はじめての確定申告・はじめての経理ですからね、知らなくても当然です。

まだまだメジャーデビューは遠い「出金伝票」の正体(容姿)はコレです ↓

写真1

サイズ感がわからないとナンなので、隣に名刺を置いてみました。

出金伝票はまずまずコンパクトな奴なので、収納場所には事欠きません。ゆえに、肝心な時に見つからず。アレ?、どこにしまったっけ・・・?

油断をするとそのたびに買い増してしまう、という特性がありますので注意しましょう。

そんな出金伝票は、街中の文房具屋さんや100均ショップで、カンタンにお買い求めいただけます。

ちなみに表紙をめくるとこんなカンジです ↓

写真2

1冊にだいたい100枚くらいの出金伝票が綴られています。

 

『出金伝票』の使い方

出金伝票を手に入れたところで。その「使い方」についてお話します。

忘れてはいけない4つの記載事項

出金伝票の使い方として、4つの項目を記載することを覚えましょう。

いつ使うのか、という話はこのあとにしますので。先に「使い方」を押さえてしまいます。

ぜんぜん難しくありませんので、安心してください。忘れずに記載する項目は、次の4つです。

  1. 日付(おカネを払った日)
  2. 支払先(おカネを払った相手先)
  3. 内容(なぜおカネを払ったのか)
  4. 金額(払ったおカネの金額)

これを実際に記載したようすがコチラです ↓

写真3

赤字・赤枠の4つの項目は大切な情報ですので、漏れなく記載をしましょう。

対して、青字・青枠の「勘定科目」については任意で構いません。書いてあった方がわかりやすい、と思うのであれば記載する。というくらいの認識で構いません。

要は、領収書の代わり

なんとなくお気づきかもしれませんが。出金伝票に記載した4つの情報を見るに、内容は領収書・レシートに近いものがあります。

まさにそこがポイントであり。フリーランスにとっての出金伝票は、領収書やレシートの代わりをなすものとして使います。

 「なんとっ!領収書がなくてもイイのか。経費、つくり放題だな。」と早合点をしてはいけません。とんだヌカ喜びに終わります。

残念ながら、出金伝票が領収書やレシートの代わりを務める場面は限られているのです。むやみやたらに出金伝票で済ませるわけにはいきません。

ひと言でいうならば、領収書やレシートが無いことについて「やむを得ない事情があるとき」。これが出金伝票の「使いどころ」ということになります。

 

『出金伝票』には5つの使いどころ

出金伝票には、5つの使いどころがあります。こんなときには「出金伝票を使う」という場面は、次の5つです。

  • 領収書・レシートを失くした
  • そもそも領収書・レシートが無い
  • 白紙領収書しかもらえなかった
  • 領収書・レシートの文字が消えそう
  • 受け取った領収書に不足の情報がある、誤りがある

さきほど触れたとおり。出金伝票の使いどころは、領収書・レシートについて「やむを得ない事情があるとき」に限られます。上記のようなケースです。

それでは、それぞれのケースを順番に見ていくことにしましょう。

領収書・レシートを失くした

もらったはずの領収書・レシートを無くしてしまった!そんなときには、まず再発行を試みましょう。

フリーランスがおカネの支払いについて経費にするからには、証拠としての領収書やレシートの保管が大切になります。

とはいえ。再発行を断られた、とか。そのお店は遠い場所にあって行くのがタイヘンだ、とか。しかたないな、という場合には。

出金伝票を記載して、領収書の代わりにすることを考えます。しつこいようですが、あくまで「やむを得ない」ことを前提にした対応であることをお忘れなく。

経費のほとんどが出金伝票で、領収書やレシートは無いものばかり。というのでは、税務調査でも問題となってしまいます。

「失くしちゃいました、すみません。以後、気をつけます。」という気持ちで使うのが、出金伝票のただしい作法です。

そもそも領収書・レシートが無い

領収書やレシートが欲しいのに、そもそももらえない。ということもあるでしょう。たとえば、

  • 電車やバスの乗車料金
  • 自動販売機での買い物
  • 香典や祝金などの慶弔費
  • 割り勘したが、割り勘分の領収書がもらえない

などなど。世の中のしくみとして慣習として、領収書やレシートが無いこともやむを得ない。というケースです。

こんなときには、「出金伝票」の使いどころとなります。必要事項を記載して、領収書代わりにします。

ちなみに。慶弔費については、証拠力を高めるために「招待状」「御礼状」「香典袋などの写し」などをあわせて保管しておくことをおすすめします。

白紙領収書しかもらえなかった

いわゆる「白紙領収書」をもらってしまった、というときにも。出金伝票を使いましょう。

白紙領収書とは、支払先はスタンプ等で記載済み、でもあとは何も書いてない。これが、「白紙領収書」です ↓

写真4

「やった、自由だー!好きな金額を・・・」なんてヨコシマな気持ちをいだいてはいけません。

そもそも。法律上、領収書は「お金をもらった側」が発行すべき書類とされています。

ですから、白紙領収書にあなたが何かしらを記載してしまうと。厳密に言えば、文書偽造の罪に問われかねません。正しいことを書いたかどうかは別にして。

それよりも何よりも、いちばんの問題は。あなたの筆跡による領収書が存在してしまうことです。

もしも、そんな領収書を税務調査で見つけた税務調査官は、いったい何を思うでしょうか。

「もしかして領収書を偽造してるのでは?もっとほかにもあるのではないか?」

あらぬ罪を疑われることにもなりかねず。あきらかに不利益です。

そんなわけですから。白紙領収書は受け取らないように心がけましょう。受け取りそうになったら、きちんと書いていただくようにお願いしてください。

それでも白紙領収書しかもらえなかったときは(あるある)。その時は、出金伝票を書きましょう。加えて、そこに受け取った白紙領収書を添付しておくようにします。

本質的には状況は変わりませんが。領収書には手を加えていない、という真摯な姿勢をアピールするのにはきっと役立つことでしょう。

たいせつなことは、受け取った領収書には、自分の手を加えないことです。

領収書にメモ書きしたいとき
「誰と飲食したか」など、補足的な情報を領収書に記載するときには。表面の余白ではなく、裏面に書く方がベストと言えます。理由は・・・もういいですね。

領収書・レシートの印字が消えそう

受け取った領収書やレシートの文字が消えそうだ、ということに気づいたとき。

やはり、自らの手を加えることはやめておきましょう。さきほどの「白紙領収書」と同じ理屈です。

感熱紙のレシートの印字が薄くなってきた、とか。ありえないことに消せるボールペンで領収書が書かれていた、とか。

そんなときには、出金伝票にただしい情報を記載して。消えそうな領収書・レシートと一緒にしておきましょう。

消える前であれば、写真を撮っておく。というのもひとつの方法ではあります。

受け取った領収書に不足の情報がある、誤りがある

出金伝票の使いどころ5つめ。さいごは、受け取った領収書の情報が不足している、誤っているケースです。

日付が記載されていない、とか。宛名がハデに間違っている、とか。

もうお分かりのとおり、手を加えるのは得策ではありませんので。出金伝票を記載して、それらの領収書やレシートと一緒にしておきましょう。

言うまでもないことですが、領収書を受け取ったその場で内容を確認することが先です。不足や誤りはその場で対応してもらうべき、というのが前提です。

出金伝票を使うのは、「それ、忘れちゃったんだよね。」というときの最終手段だと心得ましょう。

 

出金伝票の真の使いどころ(余談として)

さいごのさいごに、余談にはなりますが。

出金伝票の使いどころは、実はほかにもあります。というか、そちらのほうこそが出金伝票本来の役割です。

領収書やレシートの代わりとして、出金伝票が生まれたわけではありません。

それでは、出金伝票の本来の役割とは?

それは、「おカネの支出に関する取引を記録するための書類」、それが出金伝票の役割です。領収書の有無にかかわらず、現金出金のすべての取引を記録します。

出金伝票に対するものとして「入金伝票」、現金の入出金以外の取引を記録する「振替伝票」というモノも存在します。

これら3つの伝票を駆使して、取引を記録する会計技術を「伝票会計」と言うのです。

コンピュータ会計の普及とともに、伝票を記載する機会こそ減りましたが。伝票会計自体が無くなったわけではありません。

先人が創りあげた伝票会計が持つ優れた考え方は。変化し続けるコンピュータ会計の内部に、脈々と受け継がれています。

 

まとめ

フリーランスの経理におけるマストアイテム「出金伝票」についてお話してきました。

出金伝票の使いどころである「やむを得ない」事態に備えて、出金伝票の使い方をマスターしておきましょう。

 

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!