まだ紙なの?飲食店の予約台帳 事情

紙

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飲食店などで目にする「紙」の予約台帳。

カンタン・シンプルに管理できているようで、実はそうではない。
売上アップを邪魔しているかもしれない「紙」の問題点を考えます。紙の予約台帳、使っていませんか?

客席が多い規模が大きな飲食店でも、
紙の予約台帳というものをけっこう目にします。
その台帳をチラッと覗き見る機会があると、そこには不安になるような「乱雑さ」があったりします。

忙しい現場だからでしょう、しかたありません。
急いで書いたのであろう読みにくそうな文字。
予約変更などにより削除され、その横に小さく書き直された文字。

でも、紙の問題点は「乱雑さ」にとどまりません。
ほんとうに「しかたない」のままでいいのか?
紙の予約台帳を使うなら、あらためて確認をしておきましょう。

紙であることの3つの問題点

さっそくですが、紙の予約台帳には3つの問題点があります。

1.ミスしやすい
2.原本だのみ
3.活かしにくい

順番に補足します。

1.ミスしやすい

先ほどお話した「乱雑さ」についてです。
もともと読みにくい字を書いてしまう人がいます。
そうでなくても、急いでいると字は乱れやすくなります。
その字を読む人(書いた本人も含めて)が、きちんと読めるという保証はありません。
ダブルブッキングや配席違いにつながりかねません。

実際、飲食店などの現場では、予約に関するミス・トラブルを多く耳にします。
客として体験された方も少なくないのではないでしょうか。
結果として、顧客には不満が発生します。
また、本当は空席があるのに、「乱雑さ」で見落としてしまうようなことがあれば、直接的に売上のダメージを受けることになります。

2.原本だのみ

紙の予約台帳は、そのものが原本です。
物理的に「その紙」がなければなにもできません。
たとえば、予約で来店した客の確認をしようとしたとき、電話予約の対応で持ち出されてしまっていれば・・・
「紙待ち」の状況は、やはり顧客の不満をもたらします。

また、近隣に2号店を持つ場合などには、ムダなステップを強いられることになります。
客からの予約問合せに対して、本店は満席だけど2号店は空いているかもしれません。
「2号店に確認→客に折り返しの連絡」というステップが必要です。
客にとってもステップ待ちはストレスです。
かといって「2号店に直接お電話ください」では、売上を逃す可能性があります。
もし、予約台帳を共有できていれば・・・

予約台帳をコピーしておけば済むじゃないか、というのでは不十分です。
決定的な問題点は「リアルタイムで更新できないこと」にあります。
予約の状況はどんどん変わりますよね。
情報が更新されていない予約台帳を見ながら予約はとれますか?

3.活かしにくい

予約台帳の情報というのは、いわば「宝物」です。
というのは、言われずともわかっていることかと思います。
商売にたいせつな顧客情報が詰まった予約台帳。
にもかかわらず、それが活かされているという話をあまり聞きません。

それもそのはず。
紙の予約台帳の内容を顧客台帳に落とし込むのは想像するだけでも面倒。
ましてや読みにくい文字の予約台帳を「解読」するなんて・・・
本業で人出が不足するなか、そこに時間を割くことは難しいでしょう。

でも本当はそこにこそ、売上アップの機会があり、価値があるはずです。
1度しか行ったことがないお店で、2度目には「常連」のように応じてくれるお店であったらうれしくないですか?
1度目の予約の時に伝えたアレルギーのことを、2度目の予約の時にはお店のほうから先に気遣いをされたら感動しませんか?
客はほとんどの場合、最初の1回でリピートすべき店かを決めてしまいます。
最初の1回の体験が、一見さんと根強いリピーターとを分けるのです。

顧客情報を予約の段階できちんと取り、整理できていれば、決して「難しい対応」というわけではないでしょう。
情報整理とその扱い方(オペレーション)をつくれていれば、日の浅いアルバイトにだってできないことではありません。

ところが多くのお店では、そこを「スタッフ各々の資質」に頼っています。
資質の教育もひとつの方法ですが、時間と手間が大きい割には、その成果にバラつきが大きすぎます。
第一、資質あるスタッフが辞めてしまったら、そこにノウハウは残りません。

また、活かすという点では、予約情報の集計・分析もあります。
何曜日のどういう時間帯に、どういう客層のお客が多いのか。
「傾向」を知ることで、対策に役立てることができるでしょう。
予約の少ないところにイベントを打つ、逆に予約が多いところで割引キャンペーンなどをやらない、など。
予約情報から見えてくる「傾向」には売上アップのヒントがあるものです。 

ではどうすればよいか?クラウドです。

問題点を再認識することで、解決への道は見えてきたでしょうか。
解決をはかる予約台帳のポイントは3つ。

・ミスのリスクを軽減できる予約台帳
・複数で、更新可能な予約台帳
・顧客台帳ができる予約台帳

具体的な手段はいろいろ考えられるでしょう。
でもひとつ、答えを提示するならばクラウドサービスです。
「またクラウドか」そんな声も聞こえてきそうですが、よいものはよいわけですからご容赦ください。

WEB予約は取り入れているお店は多いのに、結局、紙の予約台帳に転記しているお店も意外と多いものです。
ITを使うのであれば、もう一歩踏み込むのがクラウド。

クラウドがとくに優れているのは、
「情報整理」と「オペレーションの徹底」についてです。

クラウドで予約情報を扱う場合、インプット時には、決まった順序や形式が求められるために、
経験がすくない人でも確実な情報のインプットができます。
つまり、オペレーションがはっきりしているわけです。
また、文字入力は「選択式」もとれるために、手書きに比べて、速く間違いのない記録ができるでしょう。

そして記録された情報はその瞬間に、共有可能な状態になります。
複数のPCやタブレットなどから、常に最新の情報を扱えます。
また、デジタルデータ化された情報は、検索にも強く、必要な時にすぐ顧客サービスに利用できるでしょう。
予約対応時には電話番号などからその場で検索をかければ、覚えていない相手にも「常連さん」対応ができます。

上記の問題点の解決に対応できるクラウドサービスは複数あります
(参考までにいくつか下記に示します)。
月額10,000円前後からの有償(タブレットなどの端末代金は別)になりますが、貢献する売上アップの効果を考えれば高すぎることはありません。

問題点に「心当たり」がある場合には、いちどはクラウドも検討されてみることをおすすめします!

TORETA(トレタ)
https://toreta.in/jp/

ebica(エビカ)
http://www.ebica.jp/

TableCare
http://info.tablecare.jp/

 

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  きょうの執筆後記
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なぜか昔から、買い物トラブル(?)に見舞われます。
欲しいサイズのものだけ欠品。予約が忘れられている。買ったものに不具合・・・
さすがのクラウドにも解決できそうにありません。

 

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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!