『Excelデータ→会計ソフト』で経費精算【MFクラウド確定申告・Excelインポート】

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Excelで入力したデータを見ながら、会計ソフトにまた入力。

やめましょう、完全に二度手間です。

これからはExcelデータを活かして、会計ソフトに取り込むことを考えてみませんか。

《前回までのあらすじ》補助科目と補助元帳

勘定科目の明細を知るための経理処理【MFクラウド確定申告・補助科目と補助元帳】

2017.03.02

クラウド会計「MFクラウド確定申告」で経理をはじめたあなた。

社員が立て替えた経費は、補助科目と補助元帳を使って経理をすることを学びました。

ところで。Excelでつくった経費データを、「MFクラウド確定申告」に取り込むことはできないのでしょうか?

個人事業主・フリーランスの経理を対象にしています。
法人の経理でも参考にはなりますが、一部取り扱いが異なりますのでご注意ください。 

 

所定のテンプレートをそのまま使ってみる

まずは、「MFクラウド確定申告」が提供しているExcelテンプレートを使ってみましょう。

テンプレートを入手する

MFクラウド確定申告を起動したら、画面左端のメニューから「自動で仕訳」→「連携サービスから入力」とたどります ↓

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続いて、画面右上の「インポート」をクリックします。

リストメニューが開くので、「エクセルに手入力した取引明細」を選択します ↓

mfcloud2

ウィンドウが開くので、次のように操作します。

  1. ダウンロードするテンプレートが「取引明細」になっていることを確認
  2. 「テンプレートダウンロード」ボタンを押す
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「取引明細(出納帳形式)」というExcelファイルがダウンロードされます。

テンプレートに入力してみる

さっそくダウンロードしたテンプレートを開いてみましょう。

入力するデータ項目は、次の4つであることがわかります。たったの4つ。

  1. 日付
  2. 摘要
  3. 借方
  4. 貸方

このテンプレートを使って、これから従業員Aさんの経費精算をしてみることにします。経費精算書をつくるイメージです。

従業員の経費精算にExcelを使っている経理も少なくありません。

それをこのテンプレートに合わせることができれば。MFクラウド確定申告にインポートができて、あらためて入力をする手間は省けます。

ということで試しに、次の取引を入力してみましょう。

例)従業員Aさんは1月10日に、事務用品 1,500円を○○文具店で買いました。(消耗品費)

入力をしたExcelはこうなります ↓

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従業員Aさんの経費精算について解説

「日付」は特に問題ありませんよね。

次の「摘要」欄はちょっと気を遣う必要があります。次のことをルールとして覚えてください。

  • 内容(例では事務用品)と支払先(例では○○文具店)を入力する

「内容」についてはザックリとしたイメージでOKです。

たとえば。「ボールペン」「鉛筆」「消しゴム」くらいまで細かくしてしまうのではなく、「事務用品」くらいのカンジでだいじょうぶです。

さいごの項目「金額」は「貸方」に入れました。どうして、「借方」ではなく「貸方」なのかわかりますか?

理由は仕訳にあります。先ほどの取引を仕訳にすると、

  • 消耗品費 1,500 / 未払金・従業員A 1,500

いまExcelでつくろうとしているのは、従業員Aさんの経費精算書でした。

仕訳の右側(貸方)に注目してください。従業員Aさんの経費精算書をつくるというのは、言うなれば「未払金・従業員A」の取引を集めることです。

だから、Excelでは「貸方」欄に金額を入れます。わかったようなわからないような・・・ということでも、ここは割り切って進みましょう。

仕訳も忘れちゃった、というお茶目なあなたはさすがに前回の記事を復習してね。

もういっちょ取引例を入力する

練習とはいえ、さみしいのでもう一つくらい取引を入れておきましょう。

例)従業員Aさんは1月11日に、□□商事に行くのに、東京駅から品川駅まで電車で往復しました。330円でした。

Excelへの入力結果は次のとおりです ↓

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電車代など交通費の場合の摘要欄には「経路(例では東京=品川)」「行き先(例では□□商事)」を入れておくとよいでしょう。

入力が終わったら、保存してExcelを終了してください。

 

ExcelをMFクラウド確定申告にインポートする

それでは、作成したExcelデータをMFクラウド確定申告に取り込んでみます。

Excelデータのインポート

ふたたびMFクラウド確定申告を起動し、画面左端のメニューから「自動で仕訳」→「連携サービスから入力」とたどります。

続けて、「インポート」→「エクセルに手入力した取引明細」とたどります。

さきほどテンプレートをダウンロードした画面が開きますので、次のように操作します ↓

  1. 勘定科目・・・未払金を選択
  2. 補助科目・・・従業員Aを選択(従業員Bの分を取り込むときには「従業員B」を選択)
  3. 登録先帳簿・・・新規追加を選択。その下の欄に帳簿名として「経費精算・従業員A」と入力。帳簿名は好きなようでかまいません
    (2回目以降は、登録した「経費精算・従業員A」を選択できます)
  4. ファイルを選択・・・さきほど入力したExcelデータを選択
  5. 「インポート」ボタンを押す
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仕訳としてデータを登録する

次の確認画面が表示されます ↓

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Excelで入力した2つの取引が表示されていることを確認して、「保存」ボタンをクリックしましょう。

続いて、次の画面が表示されます ↓

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この画面は、「Excelから吸い上げたデータを、会計データとして取り込むけどイイ?」という最終の確認画面です。

ここで確認すべきは、「勘定科目」欄。Excelでは入力をしなかった項目です。

これについて、MFクラウド確定申告では「たぶんこの科目なんじゃないの?」という「提案」をしてくれています。おりこうさん。

先の2つの取引については、それぞれ「消耗品費」「旅費交通費」を提案しています。OK、間違いない。ということを確認しましょう。

このとき提案してくれた勘定科目が違っていれば、自分で勘定科目を選びなおしてください。

ところで勘定科目ってどんなのがあったっけ?、というあなたは以前の記事を参考にね。

勘定科目が確認できたら、それぞれの取引の右側にある「登録」ボタンを押します。次の画面が表示されます ↓

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  • 消耗品費 / 未払金・従業員A
  • 旅費交通費 / 未払金・従業員A

という仕訳で無事に取り込まれています。めでたし、めでたし。

ちょっとイタズラしてみよう

さきほどの2つの取引を登録したことで、実はMFクラウド確定申告は「学習」をしています。取引を覚えています。

ですから次に同じ取引が出てきたときには、もはや「提案」ではなく、「断定」してきます。なんておりこうさんなんでしょ。

ということで、MFクラウド確定申告の学習状況を試してみることにします。

つぎのようなExcelデータを取り込んでみましょう ↓

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事務用品の取引については、日付と金額を変更。電車代の取引については、日付と金額に加えて、「経路」と「行き先」を変えてみました。

これをさきほどの手順でインポートすると ↓

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初回のインポートとの違いを確認してみます。

事務用品の取引について、「勘定科目」欄を見てください。「消耗品費」の左側に「雲」マークがありません。実は、初回のときにはありました。

MFクラウド確定申告が「たぶんこれ?」と「提案」をしているときには「雲」マークが付きます。「絶対これ!」と「断定」しているときには「雲」マークはありません。

つまり。事務用品の取引については、MFクラウド確定申告は学習し、断定できる状態になったということ。

日付や金額が違っていても、事務用品の取引のことをおぼえてくれていたわけです。

いっぽう、電車代の取引はどうでしょう?「雲」マークがついています。一応、「旅費交通費」の提案は正しいのですが「断定」できていない・・・

この違いはなぜ?

どうしたら、MFクラウド確定申告は電車代のことを覚えてくれるの?

という問については、次回、解消することにして。きょうはここまで。

 

《 次回につづく 》近日投稿予定!

反復する取引をMFクラウドに学習させる方法【MFクラウド確定申告・自動仕訳ルール】

 

まとめ

経理をするにあたり、Excelによる元データが存在することは少なくありません。

経費精算もそのひとつです。社員がそれぞれExcelに作成した経費データがあるのなら、それを活用することで経理は省力化できます。

慣れるまで、しくみができるまでは手間や時間が気になるかもしれませんが。

その後、先々まで続く効果の大きさを考えて、Excelデータのインポートについては検討しましょう。

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。
フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!