会費、利用料、保険料の年払いを一度で経費にしないワケ【前払費用】

前払費用

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会費の年払いって、払ったときにまとめて経費でイイんだよね?

その通りです。が、会費や利用料、保険料などの年払いを、あえて一度で経費にしない。という考え方も見逃せません。

その理由と具体的な経理処理などについて、お話をしていきます。

『まとめて経費』か『まとめず経費』か

1年分の前払い、いわゆる「年払い」をした会費や利用料、保険料など。たとえば、

  • 同業者団体の月額会費の年払い
  • ソフトウェアの月額利用料の年払い
  • 業務にかかる損害保険料の年払い
  • 専門誌の購読料の年払い など

これらに対する経理の方法として。次の2つが考えられます。

  1. 年払い分を、支払ったときに、まとめて経費にする(以下、「まとめて経費」と呼びます)
  2. 年払い分を、毎月にあんぶんして、まとめず経費にする(以下、「まとめず経費」と呼びます)

さて、あなたはどちらの方法で経理をしていますか?

多数派の「まとめて経費」、少数派の「まとめず経費」

2つの経理方法。間違いなく、「まとめて経費」が多数派、「まとめて経費」が少数派という結果に落ち着きます。

なぜなら、「まとめて経費」はカンタン・お手軽だからです。

だって、もういっぽうの「まとめず経理」ってさ。年払いをわざわざ毎月に分けて経理するってことでしょ? メンドーじゃね?

そう言われるのがオチなのです。 

損して得取れ、まとめず経費

それでも、あえて。「まとめず経費」を選ぶ理由などあるのか? というのがここからのお話です。

もちろん、まとめず経費を選ぶ理由はあります。その理由は、

  1. 前期の同月と比較ができる
  2. 前月と比較ができる
  3. 月間の利益が把握できる

これを見て、「なんじゃそりゃ、たいした理由ではないなぁ」などと言っているようだと、経理でトクができません。

そのあたりのことも踏まえて、「まとめて経費」「まとめず経費」の具体的な経理処理を見ていくことにしましょう。

 

「まとめて経費」と「まとめず経費」の経理処理

2つの経理方法について、具体例でもって説明をしていきます。

《具体例》
1月4日に、同業者団体の年会費 180千円(月15千円×12か月分)を銀行口座から支払いました。

はじめに、「まとめて経費」の経理処理

1月4日に、会費として180千円を経費にしておしまいです。カンタン、カンタン、というのが「まとめて経費」です。

いちおう、仕訳を提示します ↓

  • 1月4日 ・・・ 諸会費 180,000 / 普通預金 180,000

会費という経費の勘定科目は「諸会費」、これを「普通預金」から支払いましたよ。という仕訳です。

お次は、「まとめず経費」の経理処理

「まとめず経費」とは、1か月分ごとにあんぶんする。という方法でしたよね。つまり、1月に15千円、2月も15千円、3月も15千円、4月も5月も・・・12月までずっと15千円。

考え方は難しくないのですが、仕訳にしようと思うとちょっとメンドーだ。というのが「まとめず経費」です。

そのメンドーだという仕訳を提示すると ↓

  • 1月4日 ・・・ 前払費用 180,000 / 普通預金 180,000
  • 1月末日 ・・・ 諸会費 15,000 / 前払費用 15,000
  • 2月末日~12月末日 ・・・ 1月末日と同じ

仕訳だけを見て、さじを投げないでください。そんなにムズカシイ話ではありません。

さきほどの「まとめて経費」と違うのは、1月4日に「前払費用」という勘定科目を使っているところです。

前払費用は「費用」と言う文字が名に付いていますが、「経費」ではありません。

経費を前払いしてしまった金額(180千円)を、経費にするタイミングまで溜め込んでおくための勘定科目です。経費を保留しておく役割を担います。

1月4日に一度溜め込んだ180千円を、その後、毎月15千円ずつ取り崩して経費に振り替えていく。というのが、毎月末日の仕訳の意味です。

ちなみに。「諸会費」は損益計算書に経費として計上され、「前払費用」は貸借対照表に資産として計上されます。補足ですから、あまり気にせずどうぞ。

2つの経理方法の結果を比べてみる

仕訳で少々アタマが痛んだかもしれませんが。こんどは、シンプルに表にまとめてみます。

表にまとめるのは、2つの経理方法による「毎月の経費計上金額」です ↓

  1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 年間
まとめて
経費
180                       180
まとめず
経費
15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 180

とくに難しいことはありませんよね。

ここで、前述した「まとめず経費」を選ぶ理由を思い出してみましょう ↓

  1. 前期の同月と比較ができる
  2. 前月と比較ができる
  3. 月間の利益が把握できる

さぁ、どうでしょう? これらのことは「まとめて経費」ではムズカシイ、ということがわかるのではないでしょうか。

①については、今年は1月に支払ったけれど、前年は2月に支払った。というケースを考えてみてください。「まとめて経費」だと、1月と2月は前期との比較が成り立ちませんよね。

②については、上記の表を見れば一目瞭然。「まとめて経費」では、1月と2月以降の経費とを比較することができません。ゼロか180千円か、って・・・

これらの結果として、「まとめて経費」で経理をしていたのでは、月間の利益がほんとうはいくらなのかわからなくなってしまう。というのが、③についてです。

これが、「まとめず経費」であれば問題無い。そういうお話です。

あなたの「月次」が泣いている

毎月経理をして、利益などの状況を把握することを「月次(決算)」と言います。月次決算は大切だ、ってよく言われますよね?

ところが、せっかくの「月次」も。「まとめて経費」でばかりの月次では、「見る気が起きんわ!」という事態が起こりえます。

理由はさきほど触れたとおりです。

先月と同じ売上、諸会費以外は先月と同じ経費だとしても。今月と先月とでは利益がまるで違う、ということが起こり得るからです。

これでは「見る気」が削がれ、そんな月次を「作る気」もまた削がれるというものでしょう。

挙句、月次は放置され、確定申告前になってワラワラと慌てて経理する。これでは、経理も確定申告もただの後始末にしかなりません。

ツカえる経理、ツカえる月次を手に入れるためには、「まとめず経費」の経理を取り込むことも一考です。

 

「まとめず経費」の注意点

さいごに。「まとめず経費」の注意点をお話しします。

程度加減を考えて

「まとめず経費」にメリットがあるとは言っても。なんでもかんでも「まとめず経費」ではタイヘンです。

仕訳、見ましたよね?  「まとめず経費」には、経理処理の手間がかかります。金額の影響が小さいなぁ、というものに関しては「まとめて経費」でもよいでしょう。

手間と経理への影響というコスト対効果をみて、2つの経理方法を使い分けるのがポイントです。

影響の大小については、決まった基準があるわけではありません。自社(自身)のルールとして決めましょう。

節税を逃す、という場面もありうる

冒頭列挙した会費や利用料、保険料などについては、「まとめて経費」でも「まとめず経費」でもOK。というのが税法の考え方です。

ですから、たとえば。今年からある団体に加盟、会費を払い始めるという場合に、決算月に向こう1年分を年払いをすると。

「まとめて経費」のほうが、その年の決算に経費計上できる金額がダンゼン大きくなります。結果、利益が圧縮され、税金が減ります。

これを「短期前払費用による節税」と言ったりするのですが、詳しくはこちらの記事を ↓

短期前払費用は節税策として本当に使えるのか?

2016.12.16

ちなみに。上記の記事内で触れていますが、「雑誌の年間購読料」は短期前払費用にはなりません。つまり、本来「まとめて経費」をしてはいけない、と。

とはいえ、購読料の年払い額はそれほど大きくないことから。実務の現場では、「まとめて経理」が黙認されていることも少なくないようです(小さな声でお話しておりますので、どうぞ聞き流してください)。

 

まとめ

会費や利用料、保険料などの年払いについて。あえて一度で経費にしない、ということをお話してきました。

手間を抑えることは大切ですが、抑えすぎると見えなくなるものもあるわけで。

そういう意味では、「まとめて経費」は必要最小限の経理方法です。

ワンランク上の月次、を考えるとき。手間を惜しまず、採るべき「まとめず経費」があることを覚えておきましょう。

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!