” 経理で使える関数ってなんかない？ ”
ありますよIF関数。さらにORとANDを加えたIF関数はもっと使える！というお話をしていきます。
IF関数は「OR」と「AND」の合わせ技が便利！
Excelにはさまざまな関数がありますが。なかでもこれは使える、使いたい、という関数のひとつに「IF」があります。
そのIF関数について。IF単独でも、もちろん使えるのですが、「OR」や「AND」の関数との合わせ技はもっと使える！もっと便利！
ということで、「IF＋OR」と「IF＋AND」を使った経理での活用例をお話ししていきます。
- 「IF＋OR」を使った商品別売上高予実表
- 「IF＋AND」を使った入金管理表
- 「IFS関数」を使った入金管理表その２
それでは、このあと順番に見ていきましょう。
「IF＋OR」を使った商品別売上高予実表
IF関数を使った経理の活用例を見ていきます。まずは、IF関数とOR関数の合せ技による「商品別売上高予実表」です。
【予習】その前に「IF関数」とは？
「IF＋OR」を見る前に、そもそも「IF関数」とは？、をサラッと具体例で確認しておきましょう ↓
- セル「Ａ１」が「70」以上 →セル「B１」に「合格！」と表示する
- セル「Ａ１」が「70」未満 →セル「B１」に「不合格…」と表示する
上記の「問題」に対する解答は次のとおりです ↓
上図のとおり、「Ｂ１」セルに「IF関数」を入力します。これを解説すると ↓
IF（条件式 , 条件式の結果がマルの場合 , 条件式の結果がバツの場合）
- 条件式･･･A1>70【Ａ１が70超かどうか】
- 条件式の結果がマルの場合･･･”合格！”【「合格！」と表示する】
- 条件式の結果がバツの場合･･･”不合格…”【「不合格…」と表示する】
これがIF関数の「基本」です。この応用として、次に「IF＋OR」に行ってみましょう。
「IF＋OR」で複数条件にも対応できる
「IF＋OR」の具体例として、「商品別売上高予実表」を作成することにします。表中では、各商品の売上高について、計画値と実績値とのズレが大きいもの（20%以上）を判定します ↓
- 「対計画比（Ｄ列）」が120%以上である、または、「対計画比（Ｄ列）」が80%以下である場合には、「評価（E列）」に「再計画」と表示する
- それ以外は「評価（E列）」を空欄にする
注目ポイントは、上記の問題中にある「または」の部分です。「または」を挟んで、条件が２つある。これを「IF＋OR」で表現します。解答は次のとおりです ↓
上図のとおり、「Ｅ２」セルに「IF＋OR」関数を入力します。これを解説すると ↓
IF（条件式 , 条件式の結果がマルの場合 , 条件式の結果がバツの場合）
- 条件式･･･OR（D2>=1.2,D2<=0.8）【「対計画比（Ｄ２）」が120%以上である、または、「対計画比（Ｄ２）」が80%以下】
- 条件式の結果がマルの場合･･･”`再計画”【「再計画！」と表示する】
- 条件式の結果がバツの場合･･･””【空欄にする】
ちょっとやっかいなのは、「条件式」の部分だけ。「OR」関数を使って、２つの条件をまとめている点は要確認です。
このように、「OR」は、複数の条件を「または」でつなぐ役割を持っています。
また、「＞＝」は「以上」、「＜＝」は「以下」を表現する際に使う不等号です。経理の現場ではよく使いますから覚えておきましょう。
あとは、Ｅ２セルから下に向かってドラッグ&コピーです。これにより、「対計画比が120%以上または80%以下」という商品について、「再計画」と判定することが可能になります。
「IF＋AND」を使った支払管理表
続いて、IF関数とAND関数の合せ技による「入金管理表」の具体例です。 表中では、きょう現在、入金期日を過ぎているのに未入金の得意先を判定します。
- 「きょう（Ａ１）」が「入金期日（C列）」を過ぎている、かつ、「入金日（D列）」に入力がない場合には、「状態（E列）」に「未入金！」と表示する
- それ以外は「状態（E列）」を空欄にする
注目ポイントは、上記の問題中にある「かつ」の部分です。「かつ」を挟んで、条件が２つある。これを「IF＋AND」で表現します。解答は次のとおりです ↓
上図のとおり、「Ｅ４」セルに「IF＋AND」関数を入力します。これを解説すると ↓
IF（条件式 , 条件式の結果がマルの場合 , 条件式の結果がバツの場合）
- 条件式･･･AND（$B$1＞C4,D4＝””）【「きょう（Ｂ１）」が「入金期日（Ｃ４）」を超えている、かつ、「入金日（Ｄ４）」が空欄】
- 条件式の結果がマルの場合･･･”未入金！”【「未入金！」と表示する】
- 条件式の結果がバツの場合･･･””【空欄にする】
ちょっとやっかいなのは、「条件式」の部分だけ。「AND」関数を使って、２つの条件をまとめている点は要確認です。
このように、「AND」は、複数の条件を「かつ」でつなぐ役割を持っています。
また、「＞（不等号）」は、数値だけにしか使えないわけではありません。上記のように、日付についても「超えている（過ぎている）」を表現することができる、ということを覚えておきましょう。
あとは、Ｅ４セルから下に向かってドラッグ&コピーです。これにより、「きょう時点で入金期日を過ぎているのに未入金」という売上について、「未入金！」と判定することが可能になります。
ちなみに、「＄Ｂ＄１」を「Ｂ１」としてしまうと、コピーをする際に「Ｂ１」がいっしょにズレてしまうため、正しい判定ができなくなってしまいます。
Ｅ４セルをどれだけコピーしても、「Ｂ１（きょう）」セルは常に固定できるように、「＄Ｂ＄１」としなければいけません。。このような「＄」を付したセル表示を「絶対参照」と言います。
もしも、「絶対参照？ はて？」ということであれば、そこは別途、お勉強をしておきましょう。Excelを活かすのならば、絶対参照は必要不可欠です。
「IFS関数」を使った入金管理表その２
複数条件についてもうひとパターン。「IFS関数」にも触れておくことにします。
「IF関数」とは別の関数ではありますが。ここまで来たら、もはや行きがけの駄賃です。合わせて学んでしまいましょう。
さきほどの「IF＋AND」の合せ技による「入金管理表」を、もう少しバージョンアップします。入金済みの場合には、「状態（Ｅ列）」に「入金」と表示させます ↓
- 「きょう（Ａ１）」が「入金期日（C列）」を過ぎている、かつ、「入金日（D列）」に入力がない場合には、「状態（E列）」に「未入金！」と表示する
- 「入金日（Ｄ列）」に入力がある場合には、「状態（E列）」に「入金」と表示する
- それ以外は「状態（E列）」を空欄にする
バージョンアップしたのは、②の部分が追加されたところです。①と③は、「IF＋AND」のときと同じです。ひとまず、解答を見てみましょう ↓
上図のとおり、「Ｅ４」セルに「IF」ではなく、「IFS」関数を入力します。これを解説すると ↓
IFS（条件式１ , 条件式１の結果がマルの場合 , 条件式１の結果がバツの場合の条件式２ , 条件式２の結果がマルの場合 , TRUE , いずれにも当てはまらない場合）
- 条件式１･･･AND（$B$1＞C4,D4＝””）【「きょう（Ｂ１）」が「入金期日（Ｃ４）」を超えている、かつ、「入金日（Ｄ４）」が空欄】
- 条件式１の結果がマルの場合･･･”未入金！”【「未入金！」と表示する】
- 条件式１の結果がバツの場合の条件式２･･･”D4<>”””【D4が空欄ではない】
- 条件式２の結果がマルの場合･･･”入金”【「入金」と表示する】
- いずれにも当てはまらない場合【空欄にする】
このように、条件式の結果が３つ以上に分岐する場合には「IFS関数」を使います。
さきほどまでは、条件式が１つで、その結果が「マル」か「バツ」かの２つでした。しかし、今回は条件式が２つ、それぞれ結果が「マル」か「バツ」かで分かれていきます。
結論として、結果が３つに分かれます。「状態（E列）」に「未入金！」と表示されるか、「入金」と表示されるか、空欄となるかの３つです。
あらためて整理をしてみると、IFS関数は次のような構造になっています ↓
IFS関数では、上図の構造に当てはめれば、条件式の数はどんどん増やすことが可能です。さいごの「TRUE」で、すべての条件式に当てはまらない場合、つまり「それ以外」を表します。
なお、条件式２にある「＜＞””」は、「空欄ではない」ということを表す場合に使います。「＜＞」は「≠」と同じだ、と覚えておきましょう。
本文中の「IFS関数」は、Excel2016（Office365による利用に限る）からの新しい関数です。ただし、IFS関数が使えなくても、IF関数で代替することは可能です。本文中の具体例について、IF関数で書き換えると以下のとおりです ↓
- 【IFS関数の場合】IFS(AND($B$1>C4,D4=””),”未入金！”,D4<>””,”入金”,TRUE,””)
- 【IF関数で書き換えた場合】IF(AND($B$1>C4,D4=””),”未入金！”,IF(D4<>””,”入金”,””))
まとめ
IF関数と「OR」「AND」の合わせ技についてお話をしてきました。
さまざまな経理の場面で使えるのが「IF＋OR」「IF＋AND」です。考え方・使い方を押さえておきましょう。
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きょうの執筆後記
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