顧問税理士に記帳代行・経理代行をお願いしている事業者は少なくありません。
記帳代行・経理代行はひとつの手段ですが、現金出納帳だけは頼むのはやめておきましょう。損をしてしまうかも。
現金出納帳の記帳だけはやろう
経理がめんどうだ、やり方がわからない。そんな方でもただひとつ、これだけはやっておいたほうがイイことがあります。
それは、「現金出納帳の記帳（帳簿をつける）」です。
税務署のためではなく、あなたが損をするから
「経理は顧問税理士に任せている（記帳代行・経理代行）からだいじょうぶ」と言うのは間違いです。
現金出納帳の記帳だけはぜひ自分（自社）でやりましょう。
でもなぜ、手間ひまかけてまで、自分で現金出納帳を記帳しなければいけないのか？
そのいちばんのワケは「税務署のため」なんかではありません。
「自分のため」です。自分（自社）でやらないと「損をしてしまう」からです。
では、どんな損をしてしまうというのでしょうか。
税金が高くなる、銀行借入が難しくなるかもしれない
可能性の問題として。税金が高くなる、将来的に銀行借入が難しくなる可能性があります。
現金は気を付けていないと「記帳漏れ」が起こりやすいことがその理由です。
現金出納帳の記帳を顧問税理士に任せている場合。もし、税理士に渡し忘れたレシートや領収書があったら？
税理士は「絶対に」その分の経費を把握できません。この場合もちろん、漏れてしまった経費分だけ税金は高くなります。
ところが自分で記帳していれば。手元の現金残高と帳簿上の残高との差で気が付くかもしれません。
いま現在の手元の現金残高は税理士には知るすべがありません。知ることができるのは自分（自社）だけ。
銀行預金の通帳のように、第三者が自動的に履歴を残してくれないのが「現金」の特徴です。
だからこそ、現金出納帳の記帳だけは税理士に任せるのではなく自分でやりましょう。
さらに。この「記帳漏れ」が常態化すると、銀行借入が難しくなるという深刻な事態も起こりえます。詳しくははコチラ↓↓
税理士報酬が高くなっているかもしれない
自分で現金出納帳を記帳しない場合のもう一つの損。それは税理士報酬です。正確には税理士への経理代行・記帳代行報酬。
前述したとおり、現金出納帳の記帳は1枚1枚のレシートや領収書を見ながらの手作業になります。手間がかかります。
当然、その手間賃が税理士へ支払う報酬に反映されていると考えたほうがよいでしょう。
手間賃を支払ったうえに、上述の通り、記帳漏れで「損をする」のではたまりません。
現金出納帳は自分で記帳し、税理士報酬も値下げ交渉の余地がないかを顧問税理士と相談するのが得策です。
税理士も「記帳漏れリスク」をはらむ現金出納帳の記帳はできればやりたくないはずです、ふつうは。
さあ、現金出納帳を記帳しよう！
そうかそうか、やるしかないか。と覚悟を決めたなら。現金出納帳を記帳することにしましょう。
でもだいじょうぶです。記帳と言ったって、そんなにタイヘンなことはありません。
しくみは「おこづかい帳」。おこづかい帳ならば、だれでも1度はつけたこと、目にしたことくらいはあるのではないでしょうか？
手書きはやめておきましょう
しくみは「おこづかい帳」なのですから、ちょっと慣れれば難しいことはありません。問題は記帳をする手間のほう。
市販されている現金出納帳のノートを買ってきて手書きする。たしかにひとつの方法ではあります。
でもやめておきましょう。手書きは「間違い」という別の手間を持ち込むことになります。
書き間違いや読み間違い、計算間違い。間違い探しをしたり、その修正をしたりする時間はあきらかにムダです。
なんとなく手書きのほうが「お手軽感」があるものなのですが、間違えが多くなるとちっともお手軽ではなくなります。
そしてもうひとつ。手書きの場合には、顧問税理士への値下げ交渉力が弱くなります。
結局は税理士が会計ソフトにあらためて手入力、ということになれば値下げはむずかしいと言われてもしかたありません。
会計ソフトでやってみる？
手書きはいかん、ということになればまずは会計ソフトを使うかどうか。わたしとしても会計ソフトはおすすめです。
繰り返しになりますが、しくみは「おこづかい帳」なのですから、会計ソフトの操作だってシンプルなもの。
現金出納帳以外も会計ソフトで、となるとタイヘンかもしれませんが「現金出納帳だけ」であれば誰にも十分チャレンジできます。
わたしもこれまで多くの方に、会計ソフトで現金出納帳の記帳を説明してきましたが、できなかった人はひとりもいません。ほんとうに。
あとは顧問税理士などに会計ソフトをセッティングしてもらえば、なのですが障害があるとすれば「コスト」でしょうか。
会計ソフト自体の購入コストもありますが、Macパソコンの方は、Windowsパソコンが必要になることも。Macでは動かない会計ソフトも少なくないからです。
だからこそ、税理士報酬の値下げも交渉したいわけですが・・・
導入コストは会計ソフトしだいでもありますので、顧問税理士がいるようならば相談をして検討するようにしましょう。
エクセルという選択肢も悪くない
会計ソフトの導入はハードルが高いかな、そのうえ、なんかとっつきにくいし。というのであれば。
「エクセルで」という選択肢も悪くありません。むしろぜんぜんOKです。
会計ソフトはないけれどエクセルなら自分のパソコンにも入っている、という方もいるでしょう。
それならば、導入コストの問題もありませんし、会計ソフトほどのとっつきにくさも感じないのでは？
エクセルの良いところはというと、
- 計算をしてくれる（計算間違いがない）
- 入力補助機能でラクができる（オートコンプリートなど）
- 追加、修正がカンタン
- 入力したデータを加工、分析など2次利用しやすい
ということで、エクセルならば手書きの欠点をカバーすることができます。
さらに現金出納帳にちょっと手を加えてグラフ化することなどもできます。これがデータの2次利用。
本来、データを活かしてこその経理です。自分のほしいカタチにアレンジできるエクセルは経理との相性もバツグンです。
ちなみに、エクセルの現金出納帳データを会計ソフトに取り込むことも「2次利用」のひとつ。
会計ソフトにもよりますが、多くのソフトでエクセルからの取り込みが可能でしょう。この点は顧問税理士にも相談してみてください。
現金出納帳のエクセルなら自分でつくろう
さいごに。エクセルで現金出納帳を記帳しようというのなら、自分でつくることにしましょう。
インターネットの世界には、探せば無料のフォームデータも落ちています。
ですが、2次利用のことなども考えれば、理解して自由にいじれるように「自分でつくる」のがいちばんです。
どこまでのものをつくるかによりますが、ちょっとエクセルが触れる人ならば。実務に耐えうるものをつくるのは難しくありません。
むしろ、自分のレベルに合わせたフォームをつかうのがよいのです。
関数やマクロが搭載されたフォームデータをいじっていたら手に負えなくなった、なんてよくある話。
自分のレベルアップは必要ですが、いまは「いまのレベルに合った」ものをつかいましょう。
そうはいっても。どんなふうにつくればいいの？と言われたら。
すみません、長くなりましたのであらためさせていただきます・・・
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きょうの執筆後記
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昨日は、午前中に息子とプールの練習。
暑さのせいか、連休最終日だからか、開場20分後には「イモ洗い状態」に。
これからも練習に行きたいらしい息子とは、今後どこへ行くべきか・・・
夏はまだ始まったばかりです。
