フリーランスとして独立するとき、ちょっと悩んでしまうのが「連絡手段」の準備です。
固定電話はあったほうがいいだろうか？FAXはどうしよう？とか。
自宅兼事務所であれば、名刺に記載する「個人情報」についても気になりますよね。
フリーランス型税理士として自宅兼事務所で開業しているわたし自身の話も含めて、連絡手段について考えてみます。
フリーランスの連絡手段は必要最低限でいい
仕事をとるという営業活動、顧客とのコミュニケーションとして。何らかの連絡手段が必要になります。
「多ければ多いほどいい」という考え方もあるかもしれませんが、フリーランスなら連絡手段はしぼることも考えましょう。
いろいろあれば、おカネがかかる。対応もタイヘン。
わたし自身も連絡手段は最低限にしぼっています。具体的な話をする前に、「理由」に触れておきます。連絡手段がいろいろあると、
- おカネがかかる
- 対応がタイヘンになる
固定電話やFAXなどをそろえようとすれば、まず購入費用がかかります。そのあとにも電話代など維持費用もかかります。
特に開業時は「費用を抑えたい」という時期ですよね。連絡手段を増やせば、「おカネ」の面ではデメリットになります。
もうひとつ。いたずらに連絡手段を増やすと、いたずらに連絡が増えます。営業電話や営業FAXです。
「ひとり身」のフリーランスとしては、そこに時間をとられるのではかないません。
固定・携帯電話なし。FAXなし。住所なし。メールもなし。
具体的な連絡手段について、わたしの例でお話しします。
固定・携帯電話なし。FAXなし。住所なし。メールもなし。というのが、わたしの「営業用名刺」です。
代わりに載せているのは、ブログサイトのURL、facebookとtwitterのアカウント。初対面の人にはそれだけです。
いまどきはfacebookかtwitterをやっている人は多いものなので、連絡手段としてもひとまず十分だと考えています。
なにより、初対面の人とも、facebookかtwitterのほうがその後のつながりが深まりやすいことを感じています。
【 固定・携帯電話 】
自宅用の固定電話はありますが、仕事用の固定電話は準備していません。自宅兼事務所にいても、出先にいても対応できる携帯電話１本で十分です。
固定電話がないと信用力が･･･という見方もあるようですが、それはしかたがないと割り切っています。必要以上に見栄を張ることもないし、キリがないので。
また、携帯電話の番号は必要に応じてお知らせするようにしています。不要不急の電話を減らすひとつの手段です。
【 FAX 】
少々迷いましたがFAXは用意しませんでした。営業FAXの受信に対応するのもイヤですし、FAX限定でやり取りしなければいけないこともありません。
【 住所 】
自宅兼事務所の場合、住所は完全に「個人情報」です。極力開示したくないというのが本心ではないでしょうか。ですから「営業用名刺」には載せていません。
自宅とは別に事務所がないことについて引け目があるかもしれませんが、それも割り切りです。見栄だけで事務所を用意するならば、高すぎる買い物になります。
ちなみに、「住所は書いてないんですね」と言われたら、「自宅なんで」とハッキリ言うようにしています。
【 メール】
メールアドレスを開示すると、勝手にいろいろな情報を送ってこられる場合があります。住所を開示するとDMが送られてくるのといっしょです。
もちろん、必要に応じてメールアドレスをお伝えすることはありますが、営業用名刺にまでは記載しないようにしています。
お客さまとの連絡手段は「別」
営業用名刺に記載している連絡手段についてお話ししましたが、「お客さま」との連絡手段はまた別です。
「連絡手段をしぼる」という考え方は同じ
いま現在、「お客さま」とのわたしの連絡手段は次のとおりです。
- ChatWork（チャットワーク）
- 携帯電話
- メール
- 郵送
- Skype（スカイプ）
通常時の連絡は、ほぼChatWorkになっています。ChatWorkとはビジネス仕様のチャットツール。イメージはLINEです。
チャットに加えて、いろいろ機能がついています。なかでも、ファイル添付ができる、タスク管理ができるなどは、利用頻度が高い便利な機能です。
詳しく知りたい方はChatWorkの公式ページをご覧ください。
ChatWorkは、PCでもスマホアプリでも利用できてお手軽なので、お客さまも慣れてくるとメールをほとんど使わなくなります。
くわえて、お客さまから携帯電話への連絡も減少しました。チャットは自然とスピーディーなやりとりになるので、それでOKということのようです。
わたし自身もそれを意識して、できるだけ早く「返事」をするようにしています。結果、電話を使うのはお互いに「緊急時」という理解に変わってきました。
また、お客さまには住所を伝えていますので郵送での連絡は可能です。とはいえ、実際にはほとんどありません。
ペーパーレス化も進めているので、紙をやり取りすることになる郵送が発生しないように日頃気をつけています。
まとめ 連絡手段をしぼるとラクになる
フリーランスの連絡手段についてお話をしました。
具体的にどういう連絡ツールを選ぶのかは人それぞれでしょう。ただ、共通するポイントは「連絡手段はしぼる」べきだということ。
連絡手段を多くすればするほど、自分の対応すべき窓口を増やすことになります。営業電話しかり、営業FAXしかり。
携帯電話も多用しすぎれば、ひっきりなしに電話対応に追われることになります。こちらが使う連絡手段は、相手も連絡手段として使うのです。
相手に合わせて、自分が対応すべき窓口を、こちらから提示することが自分の身を助けることにつながります。
フリーランスの弱点のひとつは「マンパワー」。自分の時間を少しでも有意義に使える連絡手段を考えましょう！
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きょうの執筆後記
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昨日はオフ。天気も悪いので終日家で過ごしました。
最近は「文章の書き方」について、教材を使って勉強しています。
教材を読むとわかった気になりますが、いざ書いてみるとそううまくはいきません。
すこしでも読みやすい文章を心がけ、勉強と実践を続けます！
