フリーランスの「毎日経理」と「クラウド会計」

毎日経理とクラウド会計

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もうすぐ確定申告なのに。なんにも準備ができてない…

そんなあなたへのおすすめは、「毎日経理」と「クラウド会計」の組み合わせ。そのイメージについてお話します。

「毎日経理」と「クラウド会計」は相性抜群

なんでも自分でやらなければいけないフリーランスにとって。「経理(帳簿づけ)」は悩みのタネといえるでしょう。

不慣れな経理に、直接おカネにもならない経理に時間をかけるなんて。税理士に頼むにしても報酬がバカにならない。そんな声を耳にします。

結局、確定申告期限のギリギリまで手をつけずにタイヘンな思いをする。

そんなことを繰り返してはいませんか?

わたし自身もフリーランスですが、経理は自分で毎日やっています。とはいえ、長くて10分程度。そんなもんです。

それこそフリーランス。ひとりでの仕事で、経理ボリュームがそれほど大きくなることはほとんどありません。

そこにITの恩恵「クラウド会計」というツールを組み合わせれば、さらに省力化。毎日10分程度の経理で十分に済んでしまいます。

タイムリーに処理が済むだけではなく、タイムリーに数字が確認できるようになります。売上はどうかな、経費はどうかな、利益はどうかな?

事業を進めるにあたって、数字は見えないよりも見えたほうがいい。そうですよね?見れるもんなら見たいけど、やり方がわからないのが本音ではないでしょうか。

そこできょうは、わたしが毎朝やっている「毎日経理」のイメージをお話します。

《毎日経理でやること》

  • サイフから昨日の領収書を出す
  • 領収書を仕事分と家計分とに振り分ける
  • 現金払いの領収書をクラウド会計に入力する
  • Suica利用データをクラウド会計に取り込む
  • クレジットカード等利用データをクラウド会計に取り込む
  • 銀行口座利用データをクラウド会計に取り込む

 

サイフから昨日の領収書を出す

はじめに大事なこととして。受け取った「領収書」を失くさないこと。

あたりまえのことではありますが、領収書がなければ経理(帳簿づけ)ができません。結果、経費にもできません。だから、まずは失くさないこと。

わたしは受け取った領収書はすべて、サイフの中に入れることにしています。ただそれだけ。

そして毎朝、サイフを開いて、前日の領収書を取り出すところから経理をはじめます。

 

領収書を仕事分と家計分とに振り分ける

取り出した領収書を、仕事と家計に区分します。続いて、仕事分の領収書を次のように区分します。

  • 現金払いの領収書
  • 現金払い以外の領収書

わたしは、家計分についても家計簿の処理をしていますが。その説明は、割愛させていただくことにして。仕事分の領収書について説明を補足します。

現金払いの領収書

毎朝、前日分だけを処理しますので、「数枚」といったところでしょう。

わたしは極力「現金払い」しないようにしていますので、現金払いの領収書はほとんどありません。理由は、現金払いだと「デジタルのデータ」が自動的に残らないから。

後述しますが、これではクラウド会計の良さが活かせません。活かすためには、利用履歴をデータで残せる電子マネーやクレジットカード払いを優先することです。

話は変わりますが、領収書の無い現金払いについては、この時点で対応しておきます。たとえば、祝い金や香典などの慶弔費。割り勘で払った飲食代など。

領収書の代わりに、「出金伝票」を記載しておくようにしましょう。参考記事はこちら ↓

悪用厳禁!フリーランスがあらゆる飲食を経費で落とすための説得術

2016.10.30

領収書のない支払いとして、交通費については後述します。

現金払い以外の領収書

さきほど触れた、電子マネーやクレジットカード払いの領収書です。

わたしは、いわゆる「ダブルクリップ」に挟み込んで、デスクの脇にあるフックに掛けてぶら下げています。

 

現金払いの領収書をクラウド会計に入力する

さきほど区分した「現金払いの領収書」を、クラウド会計に登録します。

ここは「イチから手入力」が基本です。いちばん非効率なので避けたい作業、ということで電子マネーやクレジットカード払いをおすすめしたしだいです。

イチから手入力へのささやかな抵抗として。スマホでレシートを撮影して…というスマホアプリもあります。

アプリの種類や、レシートのかたちなどによって読み取り精度は異なりますが。「うまくいけば」、ほとんど手入力せずに、データとして取り込むことが可能です。

スマホアプリについての参考記事はこちら ↓

「会計ソフトの手入力ゼロ」フリーランスのいまどき経理【MFクラウド編】

2016.10.07

 

Suica利用データをクラウド会計に取り込む

わたしはiPhone7のApplePayにSuicaを登録しています。これによって、前日までの利用データが取得できます。

毎朝経理をしていれば、残っているのは前日利用分だけです。このデータをクラウド会計に取り込んでいくわけです。

交通費について

電車代については、「日付・利用区間・金額」までは利用履歴としてデータ化されています。バス代は利用区間はデータ化されず、代わりにバス会社名です。

わたしはそこに、「行き先(お客さま名など)」などを補足して、クラウド会計に取り込んでいます。

交通費以外について

Suicaはモノを買ったり、飲食にも使えます。これについては「物販」とされ、「日付・金額」だけがデータ化されます。

ここで、さきほどダブルクリップ留めしておいた「現金払い以外の領収書」の中から、該当の領収書を抜き出します。

領収書を見ながら、「利用店名」「目的(○○さまと会食、など)」などを補足して、クラウド会計に取り込んでいます。

上記クラウド会計への取り込みは、PCでもスマホでも可能です。経理に慣れた人ならPC、そうでなければスマホという使い分けができます。

わたしは「研究目的」で、あえてスマホでやっています。初心者でも、もっとカンタン手軽に使えるスマホアプリになっていくことを願って。

Suicaデータのクラウド会計への取り込みに関する参考記事はこちら↓

ビュースイカ+iPhone7持ちの僕がApplePayで変わったこと・変わらなかったこと

2016.10.26

 

クレジットカード等利用データをクラウド会計に取り込む

Suica同様、データ化された利用履歴をもとに、クラウド会計に取り込んでいきます。

Suicaと違うのは、前日分のデータがすぐに反映されないこと。反映されるタイミングはクレジットカードによっても異なります。

わたしはこれについて、反映されるまでは処理しないことにしています。

反映されたときにはじめて、ダブルクリップ留めしておいた「現金払い以外の領収書」の中から、該当の領収書を抜き出します。あとの流れはSuicaの処理と変わりません。

ということで、クレジットカード等の場合には、多少時間が経ってからの経理処理になります。

あとで「思い出せない」ということがないように。ダブルクリップに留める時点で、必要に応じて領収書にメモ書きをしておきましょう。

たとえば、飲食店の領収書であれば、「○○さまと会食」、贈答品であれば「□□さま 開業祝」とか。

ちなみにわたしは、楽天edy、iD、QUICPay、スターバックスカードについて、クレジットカード同様に利用履歴を取り込んでいます。

 

銀行口座利用データをクラウド会計に取り込む

銀行口座の取引履歴データも、クラウド会計に取り込むことができます。

これについても毎朝チェックし、更新データがあれば処理してしまいます。処理といっても、過去に同様の取引があれば、その時の処理をクラウド会計が提示してくれます。

具体的には「確認ボタン」を押すだけ、みなたいなことも少なくありません。これがクラウド会計の学習機能であり、クラウド会計を使うメリットでもあります。

銀行口座利用データ取込についての参考記事はこちら ↓

「会計ソフトの手入力ゼロ」フリーランスのいまどき経理【MFクラウド編】

2016.10.07

 

まとめ

フリーランスの「毎日経理」と「クラウド会計」についてお話をしてきました。

こんなにやるの?というイメージもあるかもしれませんが。むしろこんなにやるのに、10分程度です。

もちろん、そこに「慣れ」や「しくみ」は必要ですが。それも一時のことです。

いまちょっとタイヘンな思いをして、「慣れ」や「しくみ」をクリアできれば。その後の大きなタイヘンはなくなります。

いま、「タイヘン」があるのであれば、「毎日経理」と「クラウド会計」を考えてみませんか?

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!