仕事もするけど観光もしたい!というときの海外出張費用の経理

海外渡航費

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仕事で海外出張のついでに観光しても経費になるの?

残念ながら。観光分については、基本的に経費になりません。いっぽうで、仕事分はもちろん経費です。

では、観光と仕事の金額を「区分」しようとするとなかなかやっかい。ということで、海外出張費用の経理についてお話しします。

海外渡航費を税務調査で問題にされないために

仕事で海外出張とは言っても。あいだに休みの日もあれば、観光をする日もあるかもしれません。

そんなとき気になるのは、いくらが経費になるのか?経費にならない金額はどうなるのか?

休日もない、観光もしないなんて出張ある?

たとえば、出張先で会議する際の食事代。であれば、「会議費」として経費です。

視察先に持参する手土産代であれば、「接待交際費」として経費になります。

このように、「明らかに仕事」だとわかるモノであれば良いのですが。一筋縄ではいかないモノもあります。それは・・・

現地までの往復の旅費や現地での宿泊費。そして、出張にあたり支給する手当・日当など。「海外渡航費」と呼ばれるモノたちです。

100%仕事で出張したのであれば、海外渡航費は100%経費だというのは当然です。

けれども実際は、休日がある、観光をする日もある、というケースがほとんどではないでしょうか。

では、そのときの海外渡航費はいったいどう経理するの?というのが、これからのお話になります。

3つの準備からはじめよう

仕事に加え、休日も観光日もある海外出張の費用をどうすればいいのか?

そのためにまずやるべきこと。それは、次の「3つの準備」です。

  • 「業務の割合」を計算する
  • 「経費になる割合」を計算する
  • 海外渡航費の「金額の区分」をする

準備だなんて、少々メンドーではありますが。海外渡航費の経理は、税務調査の際にはほぼ間違いなく確認されるところ。

海外まで行くわけですからね、金額も小さくありません。税務調査官が気にするポイントのひとつになります。

のちのち問題にならぬよう、経理をする際にしっかり押さえておきましょう。

 

《準備1》「業務の割合」を計算する

ひとつめの準備は「業務の割合」を計算すること。文字通り、海外出張のうち、仕事(業務)の割合はどれくらい?というハナシ。

下ごしらえがモノを言う

さっそく「業務の割合」とやらを求めてみたいところですが。さらに下ごしらえが必要です。それは、次の2つ。

  • 出張中の日程を、内容に応じて区分する
  • それぞれの区分ごとの時間を集計する

まず「区分」のしかたですが、次の4つに区分します。

① 仕事をしていた日数 ・・・ 視察、調査、商談、会議・展示会への参加など
② 観光をしていた日数
③ 現地までの移動(往復)、現地での移動に使った日数
④ 上記以外の日数 ・・・ 土日などの休日

土日などの休日であっても、仕事をしていたのであれば①、観光をしていたのであれば②、移動なら③として区分しましょう。

この区分にしたがって出張中の日程を区分し、各区分ごとに日数を集計します。

例題で確認しよう

それでは、「業務の割合」の準備について。例題で確認してみましょう。

《 例題 》ある海外出張の日程表

  • 1日目・・・現地までの移動
  • 2日目・・・同業企業の視察
  • 3日目・・・現地顧客との商談
  • 4日目・・・観光(土曜日)
  • 5日目・・・現地顧客を接待(日曜日)
  • 6日目・・・同業企業の視察
  • 7日目・・・現地からの移動

さぁ、どうでしょう? 区分の結果はこちらです ↓

  • 1日目・・・現地までの移動 → ③ 移動
  • 2日目・・・同業企業の視察 → ① 仕事
  • 3日目・・・現地顧客との商談 → ① 仕事
  • 4日目・・・観光(土曜日)→ ② 観光
  • 5日目・・・現地顧客を接待(日曜日)→ ① 仕事
  • 6日目・・・同業企業の視察 → ① 仕事
  • 7日目・・・現地からの移動 → ③ 移動

これを集計すると、

① 仕事 ・・・ 4日
② 観光 ・・・ 1日
③ 移動 ・・・ 2日

ここまでが「業務の割合」を計算するための下ごしらえです。準備運動でちょっと疲れちゃいましたかね。

「業務の割合」の計算式

先ほど集計した結果を使って、「業務の割合」を求めます。「業務の割合」の計算式は次のとおりです ↓

  • 業務の割合 = ① 仕事 ÷ ( ① 仕事 + ② 観光 )

ということで。区分した日数の中から、仕事の日数と観光の日数とを使って計算します。算式に《例題》の数字を当てはめると ↓

  • 4日 ÷ ( 4日 + 1日)= 80%

これが「業務の割合」です。

 

《準備2》「経費になる割合」を計算する

ふたつめの準備は「経費になる割合」を計算すること。さきほどの「業務の割合」との混同に気を付けて。

似て非なる「経費になる割合」

さきほどの「業務の割合」と、似ているけれどちょっと違う。というのが、次の「経費になる割合」です。

  • 経費になる割合 = 「業務の割合」の10%未満の数字を四捨五入したもの

なんでしょうね、これ。ということで、例示で確認しましょう ↓

  • 業務の割合 75% → 経費になる割合 80%(75%の5を四捨五入)
  • 業務の割合 63% → 経費になる割合 60%(63%の3を四捨五入)

では、《例題》に戻って。業務の割合が80%なら?四捨五入しても変わらず、経費の割合も80%です。

どうして似たような割合が2つも必要なのかという理由はのちほど。

 

《準備3》海外渡航費の「金額の区分」をする

さいごの準備は、海外渡航費の金額を、次の2つに区分します。

① 往復の旅費の金額
② それ以外の金額 ・・・ 宿泊費、出張手当・日当など

たとえば、総額で35万円の海外渡航費がかかりました。うち、20万円が往復の旅費でした。

とすると、①往復の旅費が20万円、②それ以外の金額が15万円。だいじょうぶですよね?

これでようやく準備は終了です。いよいよ、結論に向かいます。

 

ひとことでは語れない結論を一覧表にする

以下、「業務の割合」に応じた「経費になる金額」の結論です。

経費になる割合 業務の割合 経費になる金額
90%または100% 全額が経費
20%~80% 50%以上 往復の旅費の金額 +( それ以外の金額 × 経費になる割合)
50%未満 ( 往復の旅費の金額 +それ以外の金額 )× 経費になる割合
0%または10% 全額が経費対象外

上記の一覧表に、まずは「経費になる割合」を当てはめます。続いて、「業務の割合」を当てはめます(「経費になる割合」が20%~80%の場合のみ)。

「経費になる割合」が90%以上であれば全額が経費。いっぽうで、業務の割合10%以下にいたっては、まったく経費にはならないという悲しい結末です。

「経費になる割合」と「業務の割合」が下がるごとに、「経費になる金額」はキビシイ扱いとなっていきます。

確認のために、ひとつ例題を提示しておきます ↓

《 例題 》ある海外出張にかかる資料

  • 業務の割合 ・・・ 75%
  • 往復の旅費の金額 ・・・ 20万円
  • それ以外の金額(宿泊費、出張手当) ・・・ 15万円

経費になる金額を求める手順は次のとおりです。

  • 経費になる割合 ・・・ 「業務の割合」の75%について10%未満を四捨五入。よって、80%
  • 経費になる金額 ・・・  上記表に当てはめ、「20万円 +( 15万円 × 80% )=32万円」

総額 35万円の海外出張費用のうち、32万円が経費になりました。という例題です。

ところで、残りの3万円はどうなっちゃうのでしょう?という話が次になります。ということで、もう少し続く。

 

経費にならないとどうなるのか?

経費には認められなかった金額の行方は、「誰の」分の海外渡航費なのかによって変わります。

「経費になる」とは、「旅費交通費」であるということ

ここまで「経費になる」という表現を使ってきましたが、厳密に言うと

  • 経費になる=「旅費交通費」として処理できる

ということになります。

ついさきほどの《例題》で言うと、総額35万円の海外渡航費のうち、32万円は「旅費交通費」の勘定科目で経費にする。

残りの3万円は、「旅費交通費」にできないのでどうするか?ということです。

またしても結論を一覧表にする

旅費交通費にできない分の経理処理は次のとおりです。

事業の形態 誰の分か 経費にならなかった金額の処理 経費になる金額
会社(法人) 役員 役員賞与(損金不算入) 旅費交通費
従業員 給与
個人事業 事業主 事業主貸
従業員 給与

まずは、「事業の形態」が会社(法人)か、個人事業か。次いで、支払う海外渡航費は「誰の分か」で区分します。

結果、「旅費交通費」にならなかった金額が、上記一覧表のとおりです。

従業員の場合には「給与」になる点は、会社でも個人事業でも同じです。給与については、源泉所得税の対象になる点に気をつけましょう。

会社の役員の場合には、役員賞与として損金不算入になります。つまり、法人税計算上の経費から外されます。もちろん、源泉所得税の対象です。

個人事業主の場合には、「事業主貸」として経費対象外として処理します。

 

さいごに補足を2つほど

細かい話を2つ、さいごにさせていただきます。

日数計算について

「業務の割合」の説明で、日数計算の話をしました。

《例題》では「きれいに1日ごと」に計算しましたが、実際にはいろいろあるでしょう。

1日のうちに仕事と観光が混じっている。通常の勤務時間を超えて仕事をしているなど。

そんなワケで厳密には次のように取り扱うこととされています。

  • 昼間の通常の業務時間(おおむね8時間)を1.0 日として、その日の行動をおおむね0.25日を単位に計算する
  • 夜に仕事をしている場合には、これに係る日数を「仕事をしていた日数」として計算する

仕事であることの証拠を残す

「経費になる割合」を計算したら80%か・・・そうだ、あの日は仕事をしていたことにしよう!そうすれば、全額経費でウッシッシ。

なんて、記憶の改ざんをしてはいけません。

そもそも。税務調査でトラブルを避けるために、仕事であったことの証拠づくりに努めてください。必要なのは記憶ではなく、証拠です。

「海外出張」と聞けば「実は観光か?」と疑うのも、税務調査官にとっては必要な仕事のひとつなのです。

  • 出張の日程表を作成する
  • 現場での写真をとる
  • 視察先のパンフレットなどを入手する
  • 仕事関係者とは名刺を交換する
  • 商談や会議などの内容を文章や音声データで残す
  • 出張についての成果をレポートにまとめる

などなど。できることはいろいろあるはずです。

特に現地でしかできないことが「手遅れ」にならないよう。出張前から段取りは確認しておくとよいでしょう。

 

まとめ

海外渡航費の経理処理についてお話をしてきました。

そう頻繁に使う処理でもないうえに、ややこしい処理でもあります。

今回覚えることはできなくても。いざ海外出張の折には、「あぁ、そういえば!」と思い出してください。

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!