『仕事や予定をよく忘れる人』のメモはなぜイケていないのか?

メモのコツ

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あちゃ~、また忘れちゃった。

って、ちゃんとメモとかしてますか? えっ、してる? メモしているのに仕事や予定を忘れてしまうの? うーん…それ、メモがイケていないからですよ。

ということで、「忘れる」ことを防止するためのメモ対策についてお話ししていきます。

「仕事や予定を忘れる人」のメモがイケていない理由

  • 仕事でやるべきことをよく忘れてしまう
  • 予定をすぐに忘れてしまう

マズいですよね。忘れることを防止するための一番の対策は記録すること。メモをとること。みんな知っています。

ところが。メモをとっているのにもかかわらず忘れてしまうのだ、という話を見聞きします。言うまでもありません、メモがイケていないのです。

では、メモがイケていない理由はどこにあるのか? それは、「メモのコツ」を押さえきれていないから。そのコツとは、次の3つです。

  1. メモの容れ物を決める
  2. メモの入口で悩まない
  3. メモには出口を用意する
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ポイントは、メモの容れ物、そして入口と出口。この3つです。

だいじな仕事や予定を忘れたりしないように。「ダメなメモ」を「使えるメモ」に変える3つのコツについて、お話をしていきます。

 

《コツ1》メモの容れ物を決める

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こんなコトをしているあなたへ

ひとつめのコツ、「メモの容れ物を決める」をおすすめするのはこんな人 ↓

  • いろんなモノ(手帳、メモ用紙、カレンダー、付箋など)にメモをしている
  • 書いたメモの行方がわからずに探していることがある

どこに居ても取り出せる容れ物が必要

あちらこちらにメモをとる人がいます。

メモをとるのはいいけれど。あるものは手帳に、あるものはメモ用紙に。ほかにもカレンダーや、デスク周りの付箋まで。

では質問。そのメモ、どこに居ても見れますか? たとえば、外出中に「デスクの付箋」のメモは見れますか? 見れませんよね。

もうひとつ質問。見たいメモはすぐに見つかりますか? 「ナニに書いたっけ?」なんて思い出しているようではいけません。

だから、大事な仕事や予定を忘れてしまうことになるのです。

見たいとき、見るべきときに取り出せないメモでは役に立たないことは明らか。そこでやるべきことは、

  • 書いたメモは「たったひとつの容れ物」に集めること
  • その「容れ物」は、どこに居ても取り出せるモノにすること

探すときに困らないように、メモは一か所に集める。すべてのメモは「たったひとつの容れ物」に入れましょう。

そして、その「容れ物」は、あなたがどこに居ても取り出せるようなモノにします。

いくらでも入って、どこに居ても取り出せる・・・そんな魔法のような「容れ物」はあるのかね?

そこはITに頼ろうか

具体的には、クラウドサービスである「Evernote」を使うのがおすすめです。いまさらですが、Evernoteはデータをクラウドに保存するサービスのひとつ。

詳しい使い方などは他に譲りますが、これで「容れ物」問題は解決できます。

Evernoteではたくさんのメモを収容できるし、スマホやPCがあれば、いつでもどこでも呼び出せる。もう外出先で、デスクの付箋を思い出す必要はありません。

膨大なメモの中から、検索をかけることもできます。メモが見つからない、と嘆くこともなくなるでしょう。

というわけで。ここはITのチカラを使いましょう。しかしこれは、「紙を使うな!」ということではありません。

メモをとるのは紙でもなんでも構わないけれど、さいごはデータ化して「容れ物」にしまっておこう。そういうお話です。

 

《コツ2》メモの入口で悩まない

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こんなコトをしているあなたへ

ふたつめのコツ、「メモの入口で悩まない」をおすすめするのはこんな人 ↓

  • メモしないで覚えていようとすることがある
  • 重要だと思うことだけをメモしている

ヒトは必ず忘れる

メモの「容れ物」の話をしました。次は、その「容れ物」の入口についてです。メモをしまうための入口はどうあるべきか?

ではまた質問。あなたが、メモをとるときのことを想像してみてください。

これは覚えておけるから、絶対に忘れないからメモしない。そんな判断をしていることはありませんか?

実は意外とやっている人が多いものです、大事なことだけ書けばいいや的なメモ。

やめましょう、忘れるから。ヒトは忘れる生き物なのです。コトの大小に関わらず、忘れるときには忘れてしまう。そんな「ヒトの記憶」を過信しないことです。

すべてメモするの一択

わたしはいまでも、メモを取るときには強い意識を持っています。覚えておこうなんて思うな、あとでまた思い出せるなんて考えるな、って念じてメモをとります。

大げさに言っているのではなくて。ほんとうにそれぐらいの意識でいなければ、ヒトは記憶に頼ろうとします。そして、カンタンに忘れます。

覚えていられるかもしれないけれど、忘れてしまうかもしれない。なんていう賭けはしないことです。とくに、大事な仕事や予定を忘れてしまうわけにはいきません。

であるならば。記憶に頼らず、すべてを記録する。確実な方法は、これしかないのです。よく忘れる人、すぐに忘れる人ほどメモをとらないという事実に気づきましょう。

 

《コツ3》メモの出口を用意する

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こんなコトをしているあなたへ

3つめのコツ、「メモの出口を用意する」をおすすめするのはこんな人 ↓

  • メモを書きっぱなしにしている
  • メモにはとっているのにそれを忘れてしまう

メモしたことすら忘れるという愚

メモの「容れ物」、そして「入口」と話をしてきました。入口があれば「出口」がある。ということで、最後はメモの出口の話です。書いたメモはどうするべきか、という出口について。

では最後の質問。メモをしたこと自体を忘れてしまったことはありませんか? 誰にも一度は経験があるのではないでしょうか。何度もある? それはマズい。

その原因は、メモに出口を用意してないことにあります。たとえば、シンプルなところでは、

  • (メモ)明日、〇〇さんに面談日の連絡をする
  • (メモ)6月4日 10時に、△△さんに電話をかける

紙にせよ、データ化したあとにせよ。メモを書きっぱなしで放置するのは危険です。メモの存在を思い出せない、忘れてしまう危険があるからです。

もしも明日、このメモのことを思い出せなかったら? 6月4日10時に、このメモの存在を忘れてしまっていたら?

そんなことにならないように。「明日」や「6月4日10時」など、しかるべきときに、そのメモには出てきてもらわなければなりません。それが、メモの「出口」です。

リマインダーというITに頼る

しかるべきときに、しかるべきメモに出てきてもらうには、「しかけ」が必要です。いろいろな「しかけ」が考えられますが、わたしが実行していることは2つです。

  • その日の朝に必ず見るべきメモを用意している
  • 時間が重要なメモについてはリマインダーを設定する

わたしはEvernoteの中に、1日1枚のメモを用意しています。6月4日なら、「6月4日」というタイトルのメモです。

そこには、6月4日の朝イチで見るべきメモが列挙してあります。日々のメモから必要に応じて、1日1枚のメモに転記をしているのです。

その中で、さきほどの「10時に、△△さんに電話をかける」のようなことについては、さらにGoogleカレンダーで通知設定をします。いわゆるリマインダーですね。

これで時間になれば、スマホなり、PCなりに通知されるので忘れることもありません。ここでもITのチカラは役立ちます。

メモはよくとるのに、出口がうまくない。行動にまでつながらない、という人はいるもので。かく言うわたしもそうでした。

せっかくのメモを無駄にすることがないように、メモの「出口」にしかけを持ちましょう。

 

まとめ

仕事や予定を「忘れる」ことを防止するための対策について、「メモのコツ」をお話をしてきました。

よく忘れる、すぐに忘れる、というときには次の「3つのコツ」を確認をしてみましょう。

  1. メモの容れ物を決める
  2. メモの入口で悩まない
  3. メモには出口を用意する

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!