まだマウス？広範囲コピペ・オートフィルはショートカットキーで倍速Excel

マウスでドラッグして･･･よし、コピペ完了！

って、全然「よし」じゃないですよ。もしもデータが山ほどあったら時間がかかる。ドラッグしている指もつる。タイヘンです。

そこは、キーボードとショートカットキーでしょ。ということで、Excelのお話しです。

Excel倍速化の鍵はキーボードとショートカットキー

慣れとお手軽さから、マウスで操作しがちなExcelですが。

キーボードとショートカットキーを使った操作を覚えることで、スピードは格段に上がります。結果、作業の負担も軽減します。一挙両得。

けっこう頻繁にやってることなのに、ついついマウスを使っちゃう･･･というExcelの操作について。

キーボードとショートカットキーを使った操作を学びましょう！　次の５つです ↓

《操作１》オートフィル（連続データ）

「2017年、2018年、2019年、･･･」など。連続したデータをExcelで入力したいとき、ってありますよね。

そのときに使うのが「オートフィル」です。

それでは、「2017年１月」から「2017年12月」というデータを、オートフィルで入力してみましょう。マウスを使うと･･･ ↓

1.  A1セルに「2017年１月」と入力
2.  A1セルを選択。セルの右下にマウスポインタを合わせ、表示される「＋」マークをドラッグ

ではこれを、キーボードとショートカットキーでやってみると･･･ ↓

1.  A1セルに「2017年１月」と入力（このとき、Ctrl＋Enter で確定するとA1セルに留まることができます）
2.  Ctrl ＋ C でA1をコピー
3.  Shift ＋ ↓ でA12まで選択（Shiftを押したまま、↓を押していく）
4.  Alt、E、I、Sの順でキーボード入力する → 「連続データ」のウィンドウが表示される
5. 「月」を選択してOKボタンをクリック

これで、マウスでのオートフィルと同じことができます。

もしかして、「マウスのほうが速くね？」と思いますか？　アマい、アマすぎます。データ量が少ないならマウスでも良いけれど。

データ量が増えると、マウスでドラッグしていたのではメンドーだ。ということが必ず起きてきます。そのあたりのことは、このあとを見ていくとわかりますが。

ひとまず、ここで学んだ３つの「キーボード＋ショートカットキー」を覚えて、先に進みましょう。ここまでをまとめると、

《操作２》行の挿入、列の挿入

行や列の挿入もまた、Excelではよくやる操作でしょう。マウスでの操作は省くとして、キーボードとショートカットキーの操作を見てみます。

さきほどの続きで、「行１」の上に、もう一行追加してみます ↓

1.  A1セルを選択
2.  Shift ＋ Space を押す（日本語入力モードを解除すること！）
3.  Ctrl ＋「＋」を押す

これで、「行１」の上に、一行追加されます。

列を追加したい場合には、「Shift ＋ Space」のかわりに「Ctrl ＋ Space」になります。

また、行・列の追加は上述のとおり「Ctrl＋「＋」キー」ですが、削除の場合は「Ctrl ＋「－」キー」です。以上をまとめると、

 《操作３》セルの移動とコピペ

続いて、メジャーな操作のコピペですが、広範囲にわたってのコピペの手順。

データ量が多く、セルが広範囲に及ぶときには効果てきめんです。操作手順は次のとおり。2017年１月の単価を、2017年12月までコピーしたい場合 ↓

1.  B2セルに「100」と入力、Ctrl ＋ Enterで確定（B2に留まれる）。Ctrl ＋C でB2の内容をコピー
2. 「←」でA2に移動
3.  Ctrl ＋ ↓ でA13へ一気に移動
4. 「→」でB13に移動
5.  Ctrl ＋ Shift ＋ ↑ でB2からB13を選択
6.  Ctrl ＋ V でB2の内容を、B3からB13にコピー

なんじゃ、このまわりくどい作業は～！と叫んではいけません。これが何百行の表であれば、マウスで画面をスクロールするのでは遅すぎます。

ここでのポイントは、「セルの移動」と「セルの選択」を、キーボードとショートカットキーで行うことです。

手順が面倒に見えるかもしれませんが、データ量が多い・表が大きい場合には、「キーボード＋ショートカットキー」はマウスを圧倒します。

とくに、「Ctrl ＋ 方向キー」での高速ジャンプ、「Ctrl ＋ Shift ＋ 方向キー」での高速範囲選択は、ぜひとも覚えておきたいショートカットです。まとめると、

 《操作４》データ領域の選択、セルの書式設定

こんどは、またまた広範囲のデータ領域について扱います。範囲選択からセルの書式設定までの流れを、「キーボード＋ショートカットキー」で見てみましょう。

下記のデータを入力し終わって、D14セルがアクティブ（選択されている）という状態から、「数字にはカンマをつけたいなぁ」という状態です ↓

1.  Ctrl ＋ Home でA1に移動
2.  方向キーで、A1からB2に移動
3.  Ctrl ＋ Shift ＋End でB2からD13を選択
4.  Ctrl ＋ １ でセルの書式設定ウィンドウを表示。ここからはマウスで、カンマをつけるなどの書式設定

ここでも説明の便宜上、データ量を少なくしていますが。実際に、データ量が多く、広範囲での作業となればどうでしょう？

《操作３》で見た「セルの移動」と同じく「データ領域の選択」も、マウスよりキーボードのほうが確実に速くなります。

 《操作５》形式を選択して貼り付け

さいごは、コピーから貼り付けの際、形式を選択する場合の「キーボード＋ショートカットキー」の使い方です。

さきほどの例の続きで見ていきましょう。ひとまず、D14セルで、売上の合計額を計算します ↓

1.  D14セルに「＝SUM（D2:D13）」の数式を入力
2.  D14セルに「太字、赤色」文字の書式を設定

お楽しみはこれから。D14セルの左隣（C14）に、D14の内容を「形式を選択して貼り付け」します。

具体的には、「数式と数値の書式」を貼り付けます。手順は次のとおりです ↓

1.  D14セルを Ctrl ＋ C でコピー
2. Shift ＋ ← でC14までを選択
3. Alt、E、S の順で入力
4. 「形式を選択して貼り付け」ウィンドウが表示される
5. 「数式と数値の書式」を選択して、OKボタンを押す

すると、C14セルには、D14の「数式」と、カンマ付きの「数値」という書式だけがコピーされます。

D14で設定した「太字、赤色」というフォントの書式についてはコピーされません。

このように「形式を選択して貼り付け」ウィンドウを表示させることで、意図したカタチでの多彩なコピーが可能になります。

まとめ

ついついマウスを使っちゃう･･･というExcelの操作について。キーボードとショートカットキーを使った操作を見てきました。

Excelで作業をしていれば、頻繁に操作が必要なものばかり。身につければ、Excel作業が倍速可まちがいなし！

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