まだマウス?広範囲コピペ・オートフィルはショートカットキーで倍速Excel

Excel ショートカット

スポンサードリンク

マウスでドラッグして・・・よし、コピペ完了!

って、全然「よし」じゃないですよ。もしもデータが山ほどあったら時間がかかる。ドラッグしている指もつる。タイヘンです。

そこは、キーボードとショートカットキーでしょ。ということで、Excelのお話しです。

Excel倍速化の鍵はキーボードとショートカットキー

慣れとお手軽さから、マウスで操作しがちなExcelですが。

キーボードとショートカットキーを使った操作を覚えることで、スピードは格段に上がります。結果、作業の負担も軽減します。一挙両得。

けっこう頻繁にやってることなのに、ついついマウスを使っちゃう・・・というExcelの操作について。

キーボードとショートカットキーを使った操作を学びましょう! 次の5つです ↓

  1. オートフィル(連続データ)
  2. 行の挿入、列の挿入
  3. セルの移動とコピペ
  4. データ領域の選択、セルの書式設定
  5. 形式を選択して貼り付け

 

《操作1》オートフィル(連続データ)

「2017年、2018年、2019年、・・・」など。連続したデータをExcelで入力したいとき、ってありますよね。

そのときに使うのが「オートフィル」です。

それでは、「2017年1月」から「2017年12月」というデータを、オートフィルで入力してみましょう。マウスを使うと・・・ ↓

オートフィル
  1.  A1セルに「2017年1月」と入力
  2.  A1セルを選択。セルの右下にマウスポインタを合わせ、表示される「+」マークをドラッグ

ではこれを、キーボードとショートカットキーでやってみると・・・ ↓

オートフィル ショートカットキー
  1.  A1セルに「2017年1月」と入力(このとき、Ctrl+Enter で確定するとA1セルに留まることができます)
  2.  Ctrl + C でA1をコピー
  3.  Shift + ↓ でA12まで選択(Shiftを押したまま、↓を押していく)
  4.  Alt、E、I、Sの順でキーボード入力する → 「連続データ」のウィンドウが表示される
  5. 「月」を選択してOKボタンをクリック

これで、マウスでのオートフィルと同じことができます。

もしかして、「マウスのほうが速くね?」と思いますか? アマい、アマすぎます。データ量が少ないならマウスでも良いけれど。

データ量が増えると、マウスでドラッグしていたのではメンドーだ。ということが必ず起きてきます。そのあたりのことは、このあとを見ていくとわかりますが。

ひとまず、ここで学んだ3つの「キーボード+ショートカットキー」を覚えて、先に進みましょう。ここまでをまとめると、

  • セルのコピー ・・・ Ctrl + C
  • セルの範囲選択 ・・・  Shift + 方向キー
  • オートフィル(連続データ) ・・・ Alt、E、I、S 
  • 行を変えずに入力内容を確定 ・・・ Ctrl + Enter

 

《操作2》行の挿入、列の挿入

行や列の挿入もまた、Excelではよくやる操作でしょう。マウスでの操作は省くとして、キーボードとショートカットキーの操作を見てみます。

さきほどの続きで、「行1」の上に、もう一行追加してみます ↓

行の挿入 ショートカット
  1.  A1セルを選択
  2.  Shift + Space を押す(日本語入力モードを解除すること!)
  3.  Ctrl +「+」を押す

これで、「行1」の上に、一行追加されます。

列を追加したい場合には、「Shift + Space」のかわりに「Ctrl + Space」になります。

また、行・列の追加は上述のとおり「Ctrl+「+」キー」ですが、削除の場合は「Ctrl +「-」キー」です。以上をまとめると、

  • 行の選択 ・・・ Shift + Space(日本語入力モード解除時)
  • 列の選択 ・・・ Ctrl + Space
  • 行・列の挿入 ・・・ Ctrl +「+」
  • 行・列の削除 ・・・ Ctrl +「-」

 

 《操作3》セルの移動とコピペ

続いて、メジャーな操作のコピペですが、広範囲にわたってのコピペの手順。

データ量が多く、セルが広範囲に及ぶときには効果てきめんです。操作手順は次のとおり。2017年1月の単価を、2017年12月までコピーしたい場合 ↓

セル移動、コピペ ショートカット
  1.  B2セルに「100」と入力、Ctrl + Enterで確定(B2に留まれる)。Ctrl +C でB2の内容をコピー
  2. 「←」でA2に移動
  3.  Ctrl + ↓ でA13へ一気に移動
  4. 「→」でB13に移動
  5.  Ctrl + Shift + ↑ でB2からB13を選択
  6.  Ctrl + V でB2の内容を、B3からB13にコピー

なんじゃ、このまわりくどい作業は~!と叫んではいけません。これが何百行の表であれば、マウスで画面をスクロールするのでは遅すぎます。

ここでのポイントは、「セルの移動」と「セルの選択」を、キーボードとショートカットキーで行うことです。

手順が面倒に見えるかもしれませんが、データ量が多い・表が大きい場合には、「キーボード+ショートカットキー」はマウスを圧倒します。

とくに、「Ctrl + 方向キー」での高速ジャンプ、「Ctrl + Shift + 方向キー」での高速範囲選択は、ぜひとも覚えておきたいショートカットです。まとめると、

  • 高速ジャンプ(データ区切りまでの移動)・・・ Ctrl + 方向キー
  • 高速範囲選択(データ区切りまでの選択)・・・ Ctrl + Shift + 方向キー

 

 《操作4》データ領域の選択、セルの書式設定

こんどは、またまた広範囲のデータ領域について扱います。範囲選択からセルの書式設定までの流れを、「キーボード+ショートカットキー」で見てみましょう。

下記のデータを入力し終わって、D14セルがアクティブ(選択されている)という状態から、「数字にはカンマをつけたいなぁ」という状態です ↓

セルの移動、書式設定 ショートカット
  1.  Ctrl + Home でA1に移動
  2.  方向キーで、A1からB2に移動
  3.  Ctrl + Shift +End でB2からD13を選択
  4.  Ctrl + 1 でセルの書式設定ウィンドウを表示。ここからはマウスで、カンマをつけるなどの書式設定

ここでも説明の便宜上、データ量を少なくしていますが。実際に、データ量が多く、広範囲での作業となればどうでしょう?

《操作3》で見た「セルの移動」と同じく「データ領域の選択」も、マウスよりキーボードのほうが確実に速くなります。

  • 先頭のセルへジャンプ ・・・ Ctrl + Home
  • 最後のセルへジャンプ ・・・ Ctrl + End
  • アクティブなセルから最後のセルまでの範囲選択 ・・・  Ctrl + Shift +End

 

 《操作5》形式を選択して貼り付け

さいごは、コピーから貼り付けの際、形式を選択する場合の「キーボード+ショートカットキー」の使い方です。

さきほどの例の続きで見ていきましょう。ひとまず、D14セルで、売上の合計額を計算します ↓

合計
  1.  D14セルに「=SUM(D2:D13)」の数式を入力
  2.  D14セルに「太字、赤色」文字の書式を設定

お楽しみはこれから。D14セルの左隣(C14)に、D14の内容を「形式を選択して貼り付け」します。

具体的には、「数式と数値の書式」を貼り付けます。手順は次のとおりです ↓

形式を選択して貼り付け ショートカット
  1.  D14セルを Ctrl + C でコピー
  2. Shift + ← でC14までを選択
  3. Alt、E、S の順で入力
  4. 「形式を選択して貼り付け」ウィンドウが表示される
  5. 「数式と数値の書式」を選択して、OKボタンを押す

すると、C14セルには、D14の「数式」と、カンマ付きの「数値」という書式だけがコピーされます。

D14で設定した「太字、赤色」というフォントの書式についてはコピーされません。

このように「形式を選択して貼り付け」ウィンドウを表示させることで、意図したカタチでの多彩なコピーが可能になります。

  • 形式を選択して貼り付け ・・・ Alt、E、S

 

まとめ

ついついマウスを使っちゃう・・・というExcelの操作について。キーボードとショートカットキーを使った操作を見てきました。

Excelで作業をしていれば、頻繁に操作が必要なものばかり。身につければ、Excel作業が倍速可まちがいなし!

  • セルのコピー ・・・ Ctrl + C
  • セルの範囲選択 ・・・  Shift + 方向キー
  • オートフィル(連続データ) ・・・ Alt、E、I、S 
  • 行を変えずに入力内容を確定 ・・・ Ctrl + Enter
  • 行の選択 ・・・ Shift + Space(日本語入力モード解除時)
  • 列の選択 ・・・ Ctrl + Space
  • 行・列の挿入 ・・・ Ctrl +「+」
  • 行・列の削除 ・・・ Ctrl +「-」
  • 高速ジャンプ(データ区切りまでの移動)・・・ Ctrl + 方向キー
  • 高速範囲選択(データ区切りまでの選択)・・・ Ctrl + Shift + 方向キー
  • 先頭のセルへジャンプ ・・・ Ctrl + Home
  • 最後のセルへジャンプ ・・・ Ctrl + End
  • アクティブなセルから最後のセルまでの範囲選択 ・・・  Ctrl + Shift +End
  • 形式を選択して貼り付け ・・・ Alt、E、S

 

************
  きょうの執筆後記
************

ブログには書けない・書きにくいことその他。きょうの「執筆後記」は毎日メルマガでお届け中です。

よろしければメルマガ(無料)をご登録ください! → 登録はこちらから

スポンサードリンク

毎週月・木 配信中!
経営・お金のヒントWeekly News

経営の考え方・銀行対応・補助金・減税など役立つ情報を、無料メルマガにて定期的にお届けします。

ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!