すぐにはじめられる自動化『マクロの記録』のやり方を解説【Excel】

マクロの記録

”「自動化」なんて難しそうだよね… マクロだとか、VBAだとか、ようわからんし。”

いえいえ、難しいことばかりでもありませんよ。まずは、Excelで「マクロの記録」からはじめてみましょう、というお話です。やり方を解説します。

すぐにでもはじめられる自動化「マクロの記録」にチャレンジしよう

ふだん「手作業」で繰り返しているExcel仕事を「自動化」できたら… ラクして速いの一石二鳥です。

でも。マクロだとか、VBAだとか、耳にしたことはあるけれど、なんだか難しそうだよね、と。

たしかに難しいこともありますが。いっぽうで、そうでもないこともあります。それが、Excelを使った「マクロの記録」と呼ばれるものです。

「マクロの記録」のやり方を解説する前に少しだけ予習

このあと、すぐにでもはじめられる「マクロの記録」について解説をしていきます。

その前にちょっとだけ。そもそもマクロってなに? ということについて予習をしておくことにしましょう。ひとまずイメージにすると、こんなカンジです ↓

image14

複数セルを選択して、Delキーでデータを消去するという手作業がある場合。その手作業を自動化することができます(やり方は後述します)。

このとき自動化を実行するための「プログラム」のことを「マクロ」と呼びます。手作業をプログラムに置き換えることで、自動化が可能になります。

って、 プログラムをつくるのに「プログラミング言語」とか言うやつが必要なんでしょ? と思ったあなた、正解です。

相手は人間ではなくExcelです。人間の言葉で理解をしてもらうことはできません。Excelにもわかる言葉で、プログラムについて伝えなければいけません。

その「Excelにもわかる言葉」が、「VBA(Visual Basic for Applications)」と呼ばれるプログラミング言語です。

って、じゃあ、VBAを覚えなきゃいけないの? と思ったあなた。残念、不正解です。

VBAがわからなくても、マクロ(プログラム)をつくることができます。それが、このあとお話をしていく「マクロの記録」です。

「マクロの記録」とは、イメージで言うと「身振り手振り」のようなもの。たとえるならば、アメリカ人に道を尋ねられたが英語が話せないので、身振り手振りでなんとか伝える。みたいな。

VBA(≒英語)がわからないので、Excelを操作すること(≒身振り手振り)で、マクロを動かすことを試みるのが「マクロの記録」です。

身振り手振りくらいならどうにかなりそうだ、そうは思いませんか? では、具体的なやり方を見ていくことにしましょう。

本記事では、以下、Excel2016を使用しての説明になります

 

マクロを使えるようにExcelの設定をしよう

まずは、Excelでマクロを扱えるようにするために、ちょっとした準備が必要です。

「開発」タブを表示する

  1. 「ファイル」タブを選択 →「オプション」を選択
  2. 「Excelのオプション」ウィンドウが開く
  3. 「リボンのユーザー設定」を選択
  4. 「メインタブ」の「開発」にチェックを入れる(下記画像を参照)
image1

上記によって、Excelのリボンに「開発」タブが表示されるようになります ↓

image2

「マクロの設定」をする

  1. 「開発」タブを選択
  2. 「マクロのセキュリティ」を選択 ↓

    image3

  3. 「マクロの設定」が「警告を表示せずにすべてのマクロを無効にする」にチェックがある場合には、「警告を表示してすべてのマクロを無効にする」にチェックを入れる

これでマクロを使うための準備は完了です。

 

マクロを記録しよう

それでは、実際にマクロを使ってみることにしましょう。

はじめに、自動化したい作業を「マクロ」に記録します。と言っても難しいことはありません。自分が作業する様子を、いちど見せてあげるだけです。身振り手振り、ですね。

ここでは、自動化したい作業を「出金伝票の入力項目(灰色セル部分)をクリアする」こととします(同ファイルはダウンロードできます→クリック) ↓

image4

毎回毎回、各セルを選択してクリアする、というのもおっくうだ。ということで、その作業を自動化しましょう。

具体的には、ボタンをワンクリックすることで、「出金伝票の入力項目(灰色セル部分)をクリア」できるようにします。

マクロの記録を開始する

自動化したい作業をマクロに記録します。前述のとおり、自分が作業する様子を、いちど見せてあげるだけです。

ただし、記録をするためには守るべき「手順」があります。まずは、「これから作業をはじめるよ!」と合図を送ります ↓

  1. 「開発」タブを選択
  2. 「マクロの記録」を選択 ↓

    image5

  3. 「マクロの記録」ウィンドウが開く
  4. 「OK」ボタンを押す

これで、マクロの記録がスタートします。

自動化したい作業を見せる

マクロの記録はスタートしていますので、自動化したい作業を見せてあげましょう。作業する様子が、そのまま記録されます。

急ぐ必要はまったありません(ゆっくりやっても急いでやっても自動化を実行するスピードは変わりません)ので、慎重に間違えないように作業します ↓

  1. A4セルからC4セルを選択
  2. 「Ctrl」キーを押しながら、A7セルからC10セルを選択
  3. A4セルからC4セルと、A7セルからC10セルが選択状態になる ↓

    image6

  4. 「Del」キーで、セルの値をクリア

これで、作業は終了です。

マクロの記録を終了する

「これから作業をはじめるよ!」と合図を送ったのと同様に、「これで作業は終わりだよ!」という合図を送ります ↓

  1. 「開発」タブの「記録終了」を選択
image7

これで、マクロの記録が終了します。

マクロを実行するためのボタンをつくる

さいごに、記録したマクロを実行するためのボタンをつくります。押せば、自動化したかった作業が実行される、というボタンです ↓

  1. 「開発」タブの「挿入」を選択
  2. 「フォームコントロール」から「ボタン」を選択 ↓

    image8

  3. ドラッグして「ボタン」を描く
  4. 「マクロの登録」ウィンドウが開く
  5. 「Macro1」を選択して「OK」ボタンを押す ↓

    image9

これで、マクロを実行するためのボタンづくりはおしまいです。

 

マクロを実行しよう

いよいよ、マクロの実行です。記録したマクロが実行される様子を確認します。

現状はクリアされている「出金伝票の入力項目(灰色セル)」に、テキトーに文字を入力してみましょう。

その後に、さきほど作成した「ボタン」を押してみます ↓image10

すると、自動化をしたかった「出金伝票の入力項目(灰色セル部分)のクリア」の作業が実行されます。

これで、わざわざクリアしたい範囲を選択したりせずとも、ワンクリックでクリアが可能になります。

【参考】マクロを含んだExcelファイルの保存

マクロの記録をしたExcelファイルを保存する際には、「拡張子」に注意が必要です。通常は「.xlsx」ですが、マクロを含めて保存する場合には「.xlsm」になります。

誤って「.xlsx」で保存をしてしまうと、せっかくのマクロは保存されません。気をつけましょう。

image11

 

VBAなど知らずともなんとかなる、こともある

ここで、「Altキー + F11」を押してみましょう。初見ではびっくりするような画面が開きますが、少しだけ操作してみます ↓

  1. 画面左上の「標準モジュール」の文字をダブルクリック
  2. 直下に「Module1」が表示されるので、ダブルクリック ↓

    image12

すると、こんな画面が表示されます ↓

image13

なにやら英語で書いてありますが、これが「VBA」です。なんとなく眺めてみると、A4からC4セルやA7セルからC10セルを選択(select)したことなどが記述されています。

さきほどのマクロの記録によって、その様子を、自動的に「VBA」に変換してくれていたわけです。

このように、マクロの記録を使えば、VBAがわからなくても「作業の自動化」は実現できます

VBAまで理解できれば、より応用的な使い方はできますが、「マクロの記録」からでもできることはあるのです。

ちょっとした作業だから… と、手作業を繰り返していることがあるのであれば。ちょっとした作業だからこそ、「マクロの記録」で対応することを考えてみましょう。

ちょっとした作業も繰り返し積み重なれば、相当の手間になります。時間もかかります。そう考えれば、マクロの記録による自動化の効果も決して小さくなどありません。

できることから、自動化にチャレンジしてみましょう。

 

まとめ

すぐにはじめられる自動化「マクロの記録」のやり方、についてお話をしてきました。

日常のちょっとしたExcelの繰り返し作業は、マクロの記録で置き換えることができるかもしれません。

手作業を当たり前とは考えず、「自動化できるかも」の視点をもってみましょう。

すぐにでもはじめられる「マクロの記録」にチャレンジして、自動化のきっかけにしましょう。

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!