忘れる・実行できないを解決!フリーランスのタスク管理法

フリーランスのタスク管理

”タスク管理ってどうしたらいいのかな。だいじなことを忘れちゃったり、実行できなかったり…”

というあなたにおすすめの「フリーランスのタスク管理法」についてお話をします。

忘れる・実行できないを解決!フリーランスのタスク管理法

じぶんひとりでいろいろなことを管理しなければいけないフリーランスにとって、「タスク管理はどうしたらよいのだろう?」 という不安や悩みはツキモノです。

タスク、つまり、「じぶんがやること・やるべきこと」をどのように管理すればよいのか ? 

これについては、わたし自身もいろいろと試行錯誤した結果。いまは、下図のような流れで、タクスを管理・実行することで落ち着いています ↓

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  1. あらたなタスクはいちど「INBOX」に投げ込む
  2. タスクを各日に振り分ける
  3. タスクをスケジュールに組み込む
  4. タスクが完了する

フロー図のなかの「緑色文字」は、わたしが実際に使っているツールの名称です。いずれのツールも、クラウドサービスやスマホアプリなど「デジタル」です。

「紙(アナログ)」でもできなくはありませんが、紙は持ち歩くにも量的な限度がありますし、書いたり消したりの手書きも非効率。ということで、タスク管理に紙は使いません。

それではこのあと、上記のフローについて、もう少し詳しいお話をしていきましょう。

 

あらたなタスクはすぐにメモ(ヒトはとにかく忘れる)

タスク管理で恐れるべきことのひとつに、「タスク」のヌケモレが挙げられます。

たとえば。お客さんから頼まれた〇〇を忘れてた… という経験は、誰しもいちどは経験をしていることでしょう。

このようなタスクのヌケモレは、そもそものはじめから忘れていたわけではありません。頼まれた直後は覚えていたのに、どこかのポイントで忘れてしまっただけです。

したがって。あたりまえのことではありますが、覚えているうちにメモをすることです。記憶に頼らず、記録に頼る。

ただこのときに、メモをとるのが「メンドーだ(わずらわしい)」と感じてしまうと、メモをとるのをやめてしまいますよね。

ですから、じぶんなりに「メモをとりやすいツール」を整えておくようにしましょう。そのツールが、わたしの場合にはiPhoneアプリの「FastEver2」です。

いつも手元にあるiPhoneから、さっと起動できて、すぐにメモを取れるのでわずらわしさがありません。

ここまでが、冒頭で提示したフロー図のうち、「あらたなタスク」の部分(下図、オレンジ色部分)です ↓

 

あらたなタスクはいちど「INBOX」に投げ込む

それでは、フロー図をさらに進めてみましょう。「INBOX」の部分(下図、オレンジ色部分)です ↓

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「INBOX」とは、メモをした「あらたなタスク」の一時的な保管場所のようなモノです。

わたしの場合には、iPhoneアプリの「FastEver2」でメモした内容を、クラウドサービスの「Evernote」に自動連携するようにしてあります。

もう少し具体的に説明すると。「Evernote」はデータ保存サービスであり、じぶんの保存エリアの中に「INBOX」と名付けた保存場所(フォルダのようなもの)をつくっておきます。

たとえば。「FastEver2」でメモされた「〇〇さんからの質問(△△の件)を回答する」などのタスクが、「INBOX」の中に溜まっていくわけです。

この時点での「INBOX」内のイメージは、いわゆる「ToDoリスト」ですね。やること・やるべきことが列挙してある状態。

ここで恐れるべきことは、「列挙しっぱなし」です。せっかく、タスクを忘れずに記録できたのに。それをそのまま放置してしまう、実行を忘れてしまう… なんてことはありませんか?

わたしは経験ありますっ! エバることではないですが。というわけで、いまは「列挙しっぱなし」にできないしくみをつくっています。フローを進めていきましょう。

 

タスクを各日に振り分ける

「INBOX」内に列挙されたタスクを放置することがないように。わたしは、毎朝、「INBOX」の中を整理するようにしています(下図、オレンジ色部分) ↓

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具体的には、「INBOX」に溜まったタスクを、そのタスクを実行する(実行しようとする)日の「日ごとのノート」に、転記をします。

ここで言う「日ごとのノート」とは、Evernote内につくる「日付」を名称に付したノートです。

たとえば、「20180613_日ごと」という名前のノートには、2018年6月13日に実行する(実行しようとする)タスクを、チェックリスト形式で列挙します。

このような「日ごとのノート」が毎日分存在し、INBOX内のタスクをそれぞれ、それぞれの「日ごとのノート」に振り分けていく。それが毎朝のINBOX整理です。

「〇〇さんからの質問(△△の件)を回答する」というタスクは、2018年6月13日にやろう。だから、「20180613_日ごと」のノートへ転記する。そんなカンジです。

INBOXを絶えず「空(カラ)」にすることで、記録されたタスクがそのままになることはありません。

【参考】INBOXにはなんでも入れる

わたしが「INBOX」に入れているのは、タスクだけではありません。保存をしておきたいWEBページ、読み終えた本に関する情報、ふと思いついたアイデアなどいろいろです。

それらはまず「INBOX」に放り込むようにしています。その後、タスクを振り分けるタイミングでいっしょに、Evernote内につくった所定の場所に移動・整理をするようにしています。

 

タスクをスケジュールに組み込む

INBOXの整理が終わったら。続いて、各日に振り分けられたタスクを「ほんとうに実行する」ことができるように、詳細なスケジュールへ落とし込みます(下図、オレンジ色部分) ↓

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ここでわたしは、クラウドサービスの「TaskChuteCloud」を使って、きょう1日のスケジュールを組んでいます。

朝起きてから次の日の朝起きるまでのスケジュールを分単位でつくります。詳しくはこちらの記事を ↓

TaskChute Cloud~タスク・スケジュール・時間管理のツール選びに終止符を

2016.09.18

そのスケジュールの中に、きょうの「日ごとのノート」に振り分けられたタスクを折り込みます。

「〇〇さんからの質問(△△の件)を回答する」というタスクは、きょうの15:00〜15:30までの30分でやりますよ。という具合です。

このように、具体的なスケジュール(時刻)にまで落とし込むことで、タスクの実行可能性は高まります。

逆に、具体性無きスケジュールは、日々目先で生じる雑事や凡事に奪われていくものです。「できたらやろう・できたらやりたい」でできた試しはほとんどない。持論です。

なお。スケジュールを組んでみた結果、時間的に織り込むことができない、というタスクもあるでしょう。

また、実際にきょう1日を終えてみて、スケジュールどおりにはいかず、実行できなかった。というタスクもあるでしょう。

そのようなタスクは、あらためて、別の「各日のノート」へと振り分けます(フロー図の赤色点線矢印の部分)。

 

【補足】タスクの書き方で気をつけている3つのこと

さいごに、フローチャートを離れて。わたしが「タスクの書き方」で気をつけていることについて、お話をしておきます。それは、次の3つです ↓

  • 体言止めよりも用言止めで書く
  • (ときには)タスクを分割する
  • 期限を付す

以下、カンタンに解説をします。

体言止めよりも用言止めで書く

たとえば、「〇〇さんに電話をする」というタスクがある場合。わたしは「〇〇さんに電話」とは書かずに、「〇〇さんに電話をする」と書くようにしています。

違いは、「電話」という名詞で終わるか、「する」という動詞で終わるかです。前者は体言止めと呼ばれ、後者は用言止めなどと呼ばれます。

それはそれとして。「〇〇さんに電話」と書くよりも、「〇〇さんに電話をする」と書いてあるほうが、じぶんが実行している姿がイメージしやすくはないでしょうか?

体言止めにはどこか「客観的」な趣きがあり、用言止めにはどこか「主観的」な趣きがあるものです。

客観的である分だけ実行率が落ち、主観的である分だけ実行率が上がるかもしれない。そんな考えから、タスクは「〜する」の言葉で終えるようにしています。

(ときには)タスクを分割する

なかなか実行に移せない、というタスクがあったりします。どういうわけか手がつけられず、繰り越し・繰り越しで、未完了の状態が続いているタスクです。

タスクに対する苦手意識や負担感がおもな原因で、手をつけることがためらわれる… そのようなタスクがあれば、小さな単位に分割をするようにしています。

たとえば、「新サービスの提案書をつくる」のタスク。これを「提案書の小見出しをつくる」と「提案書を完成させる」の2つに分けます。

これによって、「小見出しくらいなら、やってみっか」という気分になることが期待できます。それでもまだ重いのであれば、もっと分割をすればいいのです。

極端なハナシ、「提案書の表紙をつくる」だけとか。そんなことで、意外と状況が変わることもありますから。心当たりがあるのであれば試してみましょう。

期限を付す

タスクについて、他人とのあいだで決まっている期限があるのであれば。その期限をタスクには付しておきましょう。

たとえば、「〇〇さんからの質問(△△の件)を回答する(期限6月30日)」のようなカンジです。

そんなことは言うまでもなく、あたりまえのことなのですが。こんなことがありました ↓

期限前に実行をスケジュールしていればだいじょうぶ、ということで期限を付さずに、期限前の日にちにスケジュール。

ところが、その日に実行できず、あらためてタスクを別日に振り分け。この別日が、期限日を超えてスケジュールしていることに後日気が付いて大慌て… (最終的には期限には間に合いましたが)。

こんなことにならないよう。タスクの実行を繰り越す可能性があるならば、期限の管理は必須です。

 

まとめ

フリーランスのタスク管理法についてお話をしてきました。

だいじなことを忘れちゃったり、実行できなかったり… というのであれば参考にしていただければ。

本文中でお話をした「INBOX」などの考え方については、こちらの書籍がおすすめです。体系的にタスク管理について学ぶことができます ↓

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!