『守れないスケジュール』をあえて毎日立てては実行している5つの理由

守られないスケジュールを立てる理由

” スケジュールなんて立ててもさ、どうせ守れないじゃん ”

たしかに、そのとおり。それでもわたしは、毎朝、その日1日の「1分単位」のスケジュールを立てて実行しています。というお話です。

スケジュールなんて守れない! はそのとおり。

” わたしは毎朝起きるとすぐに、夜寝るまでのスケジュールを「1分単位」で立てています。”

などと言うと。たいていの場合は、相手にヒかれてしまうもので。

「とてもマネできない!」「そんなスケジュール守れるはずがない!」とのご意見をちょうだいすることになります。

まぁ、マネするかしないかは置いといて。「そんなスケジュール守れるはずがない!」との意見にはわたしも賛成です。

スケジュールを立てているわたし自身、「守ろう、守りたい」とは考えていますが、「守れる」とは考えていません。

なぜなら、

  • 未熟さ(知識不足・経験不足など)ゆえに、予定どおりにコトが進まないことがあるから
  • パソコンが壊れた、ネットが繋がらない… など想定外の出来事が起こるから
  • 突然、税務署から電話…など、思わぬ「横やり」があるから
  • ちょっとのつもりがだいぶ休憩… なんてサボりもあるから(だってニンゲンだもの)

などなど、「スケジュールどおりになんて行くはずがない」という要因はたくさんあるからです。

それでもあえて、毎日、1分単位の綿密なスケジュールを組むのには、当然、ワケがあります。

言うなれば、「守れないスケジュールをあえて毎日立てては実行している理由」があります。こちらの5つです ↓

  1. サボらないように
  2. 戻るべき道を見失わないように
  3. 「時間があったらやる」と考えないように
  4. マルチタスクをやらないように
  5. じぶんの処理能力をはかるために

それでは、このあと順番に見ていきましょう。

【参考】スケジュール管理に使っているツール「TaskChute Cloud」

わたしがスケジュール管理に使っているツールは、クラウドサービスの「TaskChute Cloud(タスクシュート クラウド)」です。

たとえば、朝起きてから9時ごろまでは、こんなカンジでスケジュールしています ↓

image1

上記のスケジュールに対して、実績(開始時間、終了時間、所要時間)の記録・管理ができるツールです。

TaskChuteについて詳しくは、こちらの記事もどうぞ ↓

TaskChute Cloud~タスク・スケジュール・時間管理のツール選びに終止符を

2016.09.18

 

「守れないスケジュール」をあえて毎日立てる・実行する5つの理由

完璧に守ることは決してできないと知りながら、それでもあえて、守れないスケジュールに挑む理由について見ていきます。

《理由①》サボらないように

「ちょっとサボっちゃおうかな」とか、「気が付いたらサボってたわ」ってことありますよね?(無理やり同意を求めてみる)

わたしもあります。もちろん、「いつも」ではないけれど、「ときどき」はサボってしまう・サボりたくなるのが人間なのではないかと思いますがどうでしょう。

また、わたしは「ひとり税理士(≒フリーランス)」です。会社員のように、組織に属しているわけではなく、組織の目もありません。

よって、いついかなるときにも、サボることができる環境にあります。えっへん。

えっへん、じゃないですね。だから、じぶんに「サボる」をできるだけ許さないように、スケジュールを組んでいるところがあります。う〜ん、ストイック。

夜寝るまでのスケジュールがびっちり決まっているかと思うと、なかなかサボる気にはなれないものです。

とかなんとか言いながらも、サボるときにはサボるわけですが。気が付いたら、物思いにふけっていた… みたいな。

ただそれでも、立てたスケジュールが、テキトーなところでサボりを切り上げる「歯止め」になります。いっぽうで「歯止め」がないと、ズルズルいきがちです。

《理由②》戻るべき道を見失わないように

冒頭でも触れましたが、予定どおりにいかなくなる「要因」はいろいろあります。じぶんの未熟さ、想定外の出来事、思わぬ横やり、サボり、など。

それはそれでしかたがないとして。ぜったいに避けるべきは、そのままズルズルと遅れ続けていくことです。

いちど予定どおりにいかなくなると、「ま、いっか」という気持ちからか、以降の遅れにもなぜか寛容になってしまうことがあります。

はじめはわずかな遅れだったはずなのに、最終的には大きな遅れに膨れ上がってしまった… ということは珍しいことではないようです。

これに対して、「きちんとしたスケジュール(わたしの場合、1分単位の)」があると。それが「戻るべき道」となって、ズルズル遅れることを防いでくれます。

遅れたけれど「ま、いっか」とはならずに、「なんとか元のスケジュールに戻さいないと」と考えさせられるようになります。人間とは元来、マジメなものなのです。

また、予定どおりにいっていない現状について、測定可能な「時間(分)」で把握できることから、対応策を具体的に検討できるのもメリットでしょう ↓

  • どれくらいの時間、予定を狂わされてしまったのか?
  • 残りの時間で挽回はできそうか? 
  • 挽回できないのであれば、以降のスケジュールで調整はできそうか?

《理由③》「時間があったらやる」と考えないように

ToDoリストをつくり、リストの項目を上から順にやっていく、というヒトがいます。わたしも以前はそうでした。

ところが、このやり方のもっとも大きな欠点は、「やりきれないToDo」がリストに残り続けることです。

それを見てわたしは、「時間があったらできる」「時間ができたらやろう」と考えていましたが。ついぞ、できた試しがありません。

再三お話をしているとおり、物事は予定どおりにはいかず、時間は常に奪われ続けるさだめにあるからです。

だから、ToDoリストを完済するには、リストの項目をやるための「時間を明確に確保」しなければダメだ。と思い至りました。

具体的には、1分単位のスケジュールとして落とし込むこと。落とし込もうとしたときに、「きょうはムリだ(ほかのスケジュールでいっぱい)」ということもあります。

それならそれで、次の日のスケジュールに落とし込めばよいことがわかります。

「時間があったらやる」という思いでいるから、いつまでもやりきれないToDoが残るのです。思い当たることがあるのであれば、ぜひ、ToDoはスケジュールに落とし込みましょう。

《理由④》マルチタスクをやらないように

ニュースを聞きながらブログを書く、ブログを書きながら誰かと話をする。というような「同時に2つの処理」、いわゆるマルチタスクについて。

人間はマルチタスクに不向きにできている、という研究結果があるようです(料理しながら会話する、など同時処理可能な組み合わせもあるにはあるようです)。

にもかかわらず。わたしたちは、ちょいちょいマルチタスクをやろうとしてしまうし、やっているものです。

その点で、スケジュールを立てることが、「目の前のスケジュールに集中する」という意識を高めることに貢献します。

そもそも、スケジュールをマルチタスクで立てることもできません。また、1つのスケジュールをはじめる前に「これが終わるまでは他のことをしない」と再確認できます。

マルチタスクにより、ヒトは生産性を40%犠牲にして、ミスする確率を50%増やしているそうです。わたしたちは、同時に2つ以上のことをやるべきではない、と認識をすべきでしょう。

似たようなハナシとして、PCやスマホなどの「通知」機能にも気をつけなければいけません。通知は便利なようでいて、わたしたちのジャマをする敵でもあります。

スマホは音もバイブもオフ。アプリからの通知は必要最低限として、あとはすべてオフにする。作業中は画面を伏せておく。ようにわたしはしています。

《理由⑤》じぶんの処理能力をはかるために

どういうわけか、じぶんの処理能力を過大評価してしまうところがあります。

「これなら、〇分くらいでできる」と思っていたが、結局、ぜんぜんムリだった。みたいなこと、ありませんか? わたしはよくあります。

あたらしいチャレンジや、不慣れなことについては、とくによくあります。

この点で、あらかじめスケジュールをすることは、じぶんの評価と現実とを対比するのに役立ちます。

スケジュールがあれば、実際との比較で、自分の評価がどのていど過大であったのかが明瞭になりますから。またそれが、次に同じスケジュールを立てるときの参考値にもなります。

どうせ予定どおりにはいかないから、とスケジュールを立てなければ。いつまでたってもじぶんの処理能力はあいまいで、予定どおりにいかない、という悪循環です。

なお、現状での処理能力がわかっていれば、「あと10%能力を高めよう」というような目標設定にも役立ちます。

「予定どおりになんていかない」ことを承知のうえで、あえてスケジュールを立てることにはいろいろなメリットがあるのです。

 

まとめ

「守れないスケジュール」をあえて毎日立てては実行している5つの理由についてお話をしてきました。

1分単位のスケジュール、というのは万人におすすめできる方法だとは考えていませんが。

そんなスケジュールを守れるはずがないからやらない、というのは「誤解」です。

「守れないスケジュール」でもあえて立て続け、実行し続けることで、「守れるスケジュール・守りやすいスケジュール」を立てられるようになる。わたしはそう考えています。

 

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  きょうの執筆後記
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