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TaskChuteCloudを3年使い続けてわかった!使い方のポイント5選

TaskChuteCloudを3年使い続けてわかった!使い方のポイント5選

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時間管理の方法は人それではありますが。

TaskChuteCloudを毎日使い続けて3年以上、わたしなりの使い方のポイントについてお話をしてみます。

TaskChuteCloudを毎日3年以上使っている僕のハナシ。

時間管理をするためのツールとして、わたしは TaskChuteCloud(タスクシュートクラウド)を使っています。という話は、当ブログでもしばしばお伝えをしているところです。

TaskChuteCloud

だからでしょう、お会いする方からは「時間管理」や「TaskChuteCloud」について質問をされることがあります。

時間管理の方法は人それではありますが。TaskChuteCloudを毎日使い続けて3年以上、わたしなりの使い方のポイントについてお話をしてみます。こちらです ↓

TaskChuteCloud 使い方のポイント5選
  1. 前日夜までにスケジュールする
  2. 24時間スケジュールをする
  3. 余白をスケジュールする
  4. ルーチン機能を使う
  5. 実行ボタンを押す

これら5つのポイントについて、このあと順番に見ていきましょう。

TaskChuteCloudを使ってみようか迷っている、使い始めたけれどイマイチ使い方がわからない… という方のご参考になりましたら幸いです。

 

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TaskChuteCloud 使い方のポイント5選

《ポイント1》前日夜までにスケジュールする

TaskChuteCloudは「タスクを並べ、見積もり時間を入れ、実績時間を記録する」というツールです。

あらかじめタスクを並べ、見積もり時間を入れる。つまり、「スケジュールする」という準備が必要になります。イメージとしては、こんな感じです ↓

TaskChuteCloud タスク・見積もり

この「スケジュール」をいつやるのか?

おすすめは「前日夜まで」。前日夜までに、翌日分のタスク・見積もり時間をスケジュールするのがポイントです。

実はわりと最近まで、前日夜ではなく朝イチでスケジュールをしていました。けれども、朝にスケジュールする場合には、ちょっとした「デメリット」があることに気がついたんです。

まずひとつ。朝目覚めたばかりで「フレッシュな頭脳」を、スケジュールづくりに使うのはもったいない。前日夜までにスケジュールをしておけば、朝イチから活動的な時間を過ごせます。

それからもうひとつ。朝イチでスケジュールをしようとすると、気持ちが急いてしまうことがある。たとえば、ちょっと遅めに起床したときとか(要は朝寝坊です)。すると、ろくろくスケジュールもせずに、せかせかと1日をはじめてしまうことがありました…

このようなデメリットを回避するために、いまは「前日夜まで」にスケジュールをしています。

《ポイント2》24時間スケジュールをする

「タスクを並べ、見積もり時間を入れる」というスケジュールをするときには、24時間のスケジュールを組むようにしています。

言い換えると。朝起きてから翌朝起きるまでのスケジュールを組む、ということです。

この点で。TaskChuteCloudでは、「タスクを並べ、見積もり時間を入れる」と、「終了予定」の時刻が表示されるようになっています。たとえば、こんな感じです ↓

 

TaskChuteCloud 終了予定

上図は2020年4月5日夜に、翌日4月6日(赤色枠)のスケジュールをしているイメージです。

終了予定(青色枠)は、「29:31(5:31)」になっています。これは、4月5日にすべてのタスクを見積もり時間のとおりに終えた場合、翌朝(4月6日)の起床時間は 5:31になる、ということです。

わたしは、起床時間がだいたい5時〜6時くらいになるようにスケジュールを組んでいます。

このとき、とくに気をつけていることのひとつは「睡眠時間」です。睡眠時間をきちんととったうえで、スケジュールがおさまるかどうか。具体的には、「睡眠 」のタスクを「420分」の見積もり時間でスケジュールしています。

睡眠までスケジュールしておかないと、夜ふかしで睡眠不足になったり、朝寝坊をしがちにもなりますので(わたしの場合ですけど)。睡眠を含めて、24時間のスケジュールをするのがおすすめです。

《ポイント3》余白をスケジュールする

いましがた、「24時間のスケジュールをする」というお話をしました。

つまり、分単位でびっちりとスキマなく、24時間(朝起きてから翌朝起きるまで)のスケジュールをすることになります。

と、言うと。そんなに「緻密」なスケジュールを立てても、予定どおりになどいくはずがない… と思われるかもしれません。

そのとおりです。実際には、予定よりも時間がかかったり、予定とはちがうことをやらねばならくなったり、いろいろあるでしょう。だから、わたしはあえて「余白」をスケジュールしています。

具体的には「クッションタイム」という名称のタスクで、見積もり時間は「30分」。これを、毎日のスケジュールのなかに織り込んでいます ↓

TaskChuteCloud クッションタイム

クッションタイムとは、文字どおり、クッションの役割をする時間のこと。予定どおりにいかなかったタスクがあれば、クッションタイムの 30分で吸収するわけです。

最終的にクッションタイムを使わずに済めばラッキー。30分という時間を自由に使うことができます。読書をするもよし、動画を見るもよし、ゲームをするもよし。寝るのもいいですね。

人間、せっかくのスケジュールが崩れると、モチベーションが下がってしまうこともあります。もう、スケジュールなんていいや… と、投げ出してしまいがち。そんな大崩れをしなくて済むように、「余白」をスケジュールするのはおすすめです。

《ポイント4》ルーチン機能を使う

TaskChuteCloudには「ルーチン」の機能があります。その名のとおり、日々ルーチンのタスクを登録できる機能です。

わたしの場合だと、ルーチンの一部はこんな感じになります ↓

TaskChuteCloud ルーチン

このように、ルーチンを登録しておくと。日々のスケジュールを組むときには、すでにルーチンがスケジュールされた状態からはじめられます。いちいち毎日スケジュールする手間がありません。

なにより、ルーチンを取り入れることは「習慣化」の助けになります。

日々の習慣にしたいなぁ、と考えていることは「ルーチン」に登録する。日々のスケジュールに登録されたルーチンを、毎日粛々と実行し続ける。この流れが、習慣化に貢献するはずです。

わたしも、TaskChuteCloudのおかげで、いろいろと習慣化ができました。

毎朝のルーチンは小1時間ほど。ちょっとカラダを動かしたり、アタマの体操をしたり、情報整理をしたり。ルーチンとして定着すると、心穏やかに過ごすことにも役立ちます。

プロのアスリートなどが、本番前に「ルーティーン」と言われる所作を欠かさないのと同じですね。

TaskChuteCloudのルーチン機能を使って、「習慣化」と「ルーティーン確立」に取り組むのがおすすめです。

《ポイント5》実行ボタンを押す

TaskChuteCloudの使い方、さいごのポイントは「実行ボタンを押す」です。

冒頭、TaskChuteCloudは「タスクを並べ、見積もり時間を入れ、実績時間を記録する」ためのツールだと言いました。タスクと見積もり時間をスケジュールしたら、各タスクを実行するタイミングで実行ボタンを押すことで「実績時間が記録」されます。

言うまでもなく、スケジュールは立てておしまい、ではありません。だいじなのは、立てたスケジュールと実績とのズレを把握する。ズレの原因を追及して、以降のズレを少なくすることです。

その前提として「実績時間を記録」するために、各タスクを実行するときには、忘れずに実行ボタンを押しましょう。

ちなみに。実行ボタンを押すことには、もうひとつ大きな効果があります。それは、「マルチタスクを回避して、シングルタスクに集中できる」ことです。

TaskChuteCloudでは、いちどに実行できるタスクはひとつだけ(シングルタスク)。同時に、2つも3つも実行すること(マルチタスク)はできないようになっています。これがいい。

多くの人(人口の99%ていど)は、マルチタスクによって効率が下がることが研究でわかっています。マルチタスクは一見、効率的でも、実は生産時間の 40%を食いつぶしているとのこと。大きな損失です。

TaskChuteCloudはシングルタスク。目の前のタスクに集中することで、効率を上げることに役立ちます。じぶんはこれから、どのタスクをやろうとしているのか? それを認識するためにも、実行ボタンをしっかり押しましょう。

なお、TaskChuteCloudでは、タスクの「割り込み」も可能です。作業中のタスクを「中断」して、他のタスクを実行することができます。割り込みのタスクを終えたら、また、中断していたタスクに戻って実行する。これで、シングルタスクを守ることができます。

たとえば。ブログを書いている途中で、昼食の時間になりました… という場合がこちらです ↓

TaskChuteCloud 割り込み

上図のうち、赤色枠内が、もともと実行していたタスク(ブログ執筆)になります。

割り込みタスクの「昼食」は、青色枠内です。割り込みタスクの実行ボタンを押すと、もともと実行していたタスクは中断され、残り時間が別タスクとして自動的に登録されます(黄色枠内)。

割り込みタスクが終了したら、中断されたタスク(黄色枠内)を実行するという流れがスムーズに実現できる。このあたりの使い勝手の良さは、わたしがTaskChuteCloudを愛用している大きな理由の1つでもあります。

 

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まとめ

時間管理の方法は人それではありますが。TaskChuteCloudを毎日使い続けて3年以上、わたしなりの使い方のポイントについてお話をしてきました。

TaskChuteCloudを使ってみようか迷っている、使い始めたけれどイマイチ使い方がわからない… という方のご参考になりましたら幸いです。

TaskChuteCloud
TaskChuteCloud 使い方のポイント5選
  1. 前日夜までにスケジュールする
  2. 24時間スケジュールをする
  3. 余白をスケジュールする
  4. ルーチン機能を使う
  5. 実行ボタンを押す

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