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期限に遅れない・期限を守るコツ7選

期限に遅れない・期限を守るコツ7選

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期限に遅れる・期限を守れないと、だいじな信用を失うものです。というわけで、わたし自身が取り入れている、期限に遅れない・期限を守るためのコツについてお話ししてみます。

あの痛みを忘れない。

期限に遅れない・期限を守る、ということを大切にしています。などと、言うと。またそんなあたりまえのことを… と、思われるかもしれません。

ですが、あたりまえだと「思う」ことと、あたりまえを「確実に実行する」こととはまた別です。だからこそ、わたしは期限に遅れない・期限を守るということを大切にしています。

中学生のころ、先生から「頼みごと」をされました。どういうわけか、それを放置していたわたし。結果、じぶんの信用をすごく落としてしまったと感じた「痛み」を、いまでもよく覚えています。

というように、期限に遅れる・期限を守れないと、だいじな信用を失うものです。そこで、わたし自身が取り入れている、期限に遅れない・期限を守るためのコツについてお話ししてみます。

ぜんぶで7つ、こちらです↓

期限に遅れない・期限を守るコツ7選
  1. 期限を宣言する
  2. 実行日を決める
  3. 1.5倍で見積もる
  4. スキマをつくる
  5. 作業時間を記録する
  6. 1440分を先読みする
  7. ルーティーンを守る

それではこのあと、順番に見ていきましょう。

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期限に遅れない・期限を守るコツ7選

【コツ1】期限を宣言する

まずは、ものごとの期限を決めること。それもできるだけ、じぶんから宣言するようにしています。相手からなにも言われずとも、「〇〇月〇〇日までにやります」と宣言してしまう。

これは、相手に決められてしまうのを避ける、ということもありますが。いちばんは、じぶん自身にプレッシャーをかけるためです。ややもすると期限が無く、ものごとをスタートしてしまうことがあります。

そういったものが放置されると、「期限があるタスク」が圧迫されてしまうことがあるんですね。期限が迫っているときに限って、放置されていたものの「緊急性」が高まったりするものだからです。

突然、相手から「すぐに」とか「急いで」とか言われてしまう… これは、厳しい。

なので、ものごとには期限を決めること。みずから期限を宣言することからはじめる。期限無き約束をしない。これが、第一歩だと考えています。

【コツ2】実行日を決める

期限を決めたら、次にすべきことは「実行日」を決めること。いつ、それをするのか。これが決まっていないと、やはり放置されてしまいます。

などと、エラそうに言っていますが。わたし自身、実行日を決められずにいるタスクがないわけではなく。そういったタスクは、例外なく放置されています。だから、実行日を決めねばなりません。

そのうえで気をつけているのは、「期限よりも前倒し」で実行日を決めることです。言うまでもありませんが、期限ギリギリではリスクがあります。なにかあったら、期限までにおわらない可能性が高くなる。

そのときは、相手にも事情を話して、期限を延ばしてもらうのはひとつの方法です。が、相手にとっては「どんな事情も言い訳でしかない」ということを忘れてはいけません。

ですから、なにかあるかもしれないことも織り込んで、実行日を決める必要があります。結果、期限よりも早めにおえられることが多くなり、相手からは感謝さえしてもらえるのはメリットです。

【コツ3】1.5倍で見積もる

実行日を決める、ということについて。わたしの場合、カレンダーに「期限があるタスク」を配置していく方法です(ツールはNotionを使っています)。

このとき、ひとつひとつのタスクは「1.5倍」で見積もるイメージです。じぶんが、「たぶんこのくらいはかかるだろうなぁ」と考える時間の1.5倍かかるものとして、カレンダーに配置します。

1.5倍というのは、あくまでわたしのイメージですけど。要は、じぶんのチカラをあまり過信しない、ということです。期限に遅れる・期限を守れない原因のひとつに、過信はツキモノだと言えます。

半日あればなんとかなると思っていたけれど、おわらなかった… といった経験は、だれにもいちどくらいはあるのではないでしょうか。わたしは、なんどもあります。

なので、じぶんが考えるよりも「長め」に、スケジュールを確保しておくのがおすすめです。

【コツ4】スキマをつくる

1.5倍で見積もる、と似たようなことではありますが。カレンダーのなかに「スキマ」をつくるようにもしています。つまり、「予定がない日」をつくっておく、ということです。

カレンダーのなかにスキマがあれば、いざなにか起きたときにでも、そのスキマで対応できる可能性が高まります。逆に、カレンダーがびっちり埋まっていると、どうしようもありません。

わたしは、なるべく1週間のうちに半日〜1日ていどのスキマをつくるようにしています。これにより、期限に遅れない・期限を守るだけではなく、「急に発生するタスク」にも対応できるのがメリットです。

突然の「相談・依頼」ということはあるもので。そのときにスキマがあれば対応できます。時間がないのを理由に、せっかくの相談・依頼を断るのも残念なハナシでしょう。じぶんがしたい仕事であればとくに、です。

仕事のチャンスを逃さないためにも、あえてスキマをこしらえておくことも考えてみるとよいでしょう。

【コツ5】作業時間を記録する

わたしは毎日、すべての作業時間を記録しています。これは仕事に限らず、生活に関する時間も含めてです(ツールはTaskChuteCloudを使っています)。たとえば、食事、睡眠、運動、趣味の時間などもすべて。

というように時間を記録しておくと、それぞれの作業にどれくらいの時間がかかるのかが、おおむねわかるようになってきます。これが、期限を決めるときに役立ちます。

過去の実績をもとに、どれくらいの時間があればおわるかを予測する。なんとなくの感覚にたよるよりは、ずっと精度が高いはずです。

まったく同じ作業というのではないにしても、似たような作業であれば参考にできるでしょう。たとえば、Aという作業が発生した場合。A’という作業の経験ならある、というケースです。

また、作業時間を記録しておくことには、別のメリットもあります。それは、効率化に対するモチベーションを高める、というメリットです。

たとえば、Bという作業が発生したとして。Bならば、以前にも経験がある。ということで、過去の作業時間を調べたら3時間でした。それなら、今回は2時間半を目指してみよう。みたいな。

【コツ6】1440分を先読みする

作業時間を記録する以前に、わたしは、朝のうちに翌朝起きるまでを「分刻み」でスケジュールしています(ツールはTaskChuteCloudを使っています)。

1日は 1440分です。その 1440分をびっちりとスケジュールします。これにはいくつか「ねらい」がありますが、ひとつは「ムダを減らす」ことです。

1日をざっくりとしたスケジュールで過ごそうとすると、無自覚にだらけてしまったり、いまやらなくてもいいことに手をつけてしまったり。結果として、「期限のあるタスク」に影響を及ぼします。

前述したカレンダーではざっくりなわたしですが、目先の1440分については、もう少し厳しい目で見ている、ということです。とはいえ、1440分のなかには、やはり「スキマにあたる時間」はつくっています。

スケジュールが、じぶんの思いどおりにはいかないかもしれないからです。そのときには、そのスキマのなかで調整します。

【コツ7】ルーティーンを守る

期限と同じように、わたしがだいじにしているものに「ルーティーン」があります。わたしにとってのルーティーンは、「急ぎではないけれど重要なもの」です。

たとえば、このブログもルーティーンのひとつ。日々の運動(HIIT、筋トレ、ランニング)もそう。読書もそう。食事や睡眠も、守るべきルーティーンです。

この点で、「期限のあるタスク」について、ルーティーンを崩してまで守る、という方法があります。期限に間に合わないから、ブログはやめておこう。運動も読書もムリ。みたいな。

さらには、食事や睡眠の時間を削ってみたり。その結果、心身を病んでしまうようなことがあれば、期限を守ることはできなくなってしまいます。本末転倒です。

なので、わたしは「ルーティーンを守ることができないような状況は危険」と考えています。ルーティーンあるから、ルーティーンをだいじにしているからこそ、期限を守ることができる、とも考えています。

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まとめ

期限に遅れる・期限を守れないと、だいじな信用を失うものです。というわけで、わたし自身が取り入れている、期限に遅れない・期限を守るためのコツについてお話ししてきました。

あたりまえのことをあたりまえにできるように、じぶんなりのコツをつかんでおきましょう。

期限に遅れない・期限を守るコツ7選
  1. 期限を宣言する
  2. 実行日を決める
  3. 1.5倍で見積もる
  4. スキマをつくる
  5. 作業時間を記録する
  6. 1440分を先読みする
  7. ルーティーンを守る

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