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【Gmail】受信トレイを空にするメリットとコツ

【Gmail】受信トレイを空にするメリットとコツ

受信トレイの大量のメールがたまっている… なんてことはありませんか? だとしたら、受信トレイを空にするメリットを確認しつつ、受信トレイを空にする「コツ」を押さえておきましょう、というお話です。

目次

受信トレイにとんでもない数の未読メール。

メールの受信トレイがとんでもない件数になっている… なんてことはありませんか? こうなると、見るのもストレスになりますし、ほかにもいろいろとデメリットがあるものです。

なので、わたし自身、「受信トレイはいつも空」にしています。といっても、昔からそうだったわけではありません。受信トレイに大量の未読メールが溜まっている… なんてこともありましたが。

もしあなたが、かつてのわたしと同じような状況であったとしてもだいじょうぶ。まだ、間に合います。いつからだって、受信トレイを空にすることは可能です。

そこで本記事では、受信トレイを空にする「メリット」を確認しつつ、受信トレイを空にする「コツ」についてお話をしていきます。メーラーは Gmailの利用が前提ですが、ほかのメーラーであっても「考え方」は変わりません。

それではさっそく、確認していきましょう!


受信トレイを空にするメリット

実際に受信トレイを空にする前に、受信トレイを空にする「メリット」を確認しておきましょう。空にするにあたってのモチベーションになりますし、空の状態を維持するためのモチベーションにもなります。具体的にはこちらです↓

受信トレイを空にするメリット
  • 重要メールの見落としが減る
  • 返信忘れがなくなる
  • メール処理の時間を短くできる
  • 空の受信トレイは気持ちいい

それぞれ、カンタンに補足をします。

重要メールの見落としが減る

受信トレイにたくさんのメールがたまっていると、重要なメールを見落としてしまう可能性が高まります。また、重要なメールを探しているのもムダな時間だといえるでしょう。

いつも受信トレイを空にしていれば、重要なメールも目につきやすくなるものです。

返信忘れがなくなる

返信が必要なメールを受信トレイに放置した結果、たくさんのメールにまぎれてしまい、返信を忘れてしまう… ということもありえます。仕事であってもプライベートであっても信用を失う行為です。

いつも受信トレイを空にするために、即返信をしていれば、返信忘れはなくなります。

メール処理の時間を短くできる

受信トレイにたくさんのメールがあると、それらを処理するのにも時間がかかります。いっぽうで、いつも受信トレイが空になっていれば、時間はかかりません。

この点で、「そもそも受信トレイに届くメールを少なくする」というハナシは後述します。

空の受信トレイは気持ちいい

なんだかんだいって、いちばんのメリットはこれなのではないか。と、個人的にはおもっています。空の受信トレイは気持ちいい、とにかく気持ちがいい。これです。

逆に、たくさんのメールがたまった受信トレイは気持ち悪くなります。冒頭でもふれたとおり、ストレスがたまります。というわけで、受信トレイを空にするコツを見ていきましょう。


受信トレイを空にするコツ【Gmail】

以降は、メーラーとしてGmailを利用している前提でお話をします。

まずは、アーカイブから

受信トレイを空にしたいのはやまやまだけれど、すでにいま、大量のメールが受信トレイにはたまっているんだ… というのであれば。まずは、いったん空にしましょう。空にしたあとで、その「空の状態」を維持するコツを押さえていく、という手順です。

とはいえ、受信トレイを空にするために、いまここで大量のメールを「ていねいに仕分け」しているのはもったいない。なので、「これまで」の分は割り切って、「これから」の分について取り組んでいきましょう。

では、これまでの分をどのように割り切るか?

ずばり、「アーカイブ」です。受信トレイのなかにあるメールを「すべて選択」したうえで、「アーカイブ」のアイコンをクリックしましょう。これで、受信トレイはきれいさっぱり空になります。

受信トレイにあるメールが多すぎて何ページにも及ぶ場合、1ページめのメールを全選択すると、画面の上部に「〇〇件をすべて選択」という文字が表示されますので、それをクリックしましょう。受信トレイ内のメールを一括選択できます。

アーカイブによって、メールは削除されたわけではありません。アーカイブとは言い換えると、「ほかの場所に保存をする」ことです。ほかの場所とは、どこなのか? Gmailの場合には、「すべてのメール」という場所(サイドバーのなか)になります。

また、必要があれば、Gmailの検索機能を使って、件名や本文の内容などから、特定のメールを見つけ出すことも可能です。というわけで、心配せずに、受信トレイにあるすべてのメールを、まずはアーカイブしてしまいましょう。

即返信か即削除か先送り

アーカイブによって受信トレイが空になったら、これから先は、空の状態を維持することに努めます。このときのコツは、「即返信か即削除か先送り」です。

受信トレイに届いたメールは、そのメールを確認した段階で「即返信・即削除・先送り」のいずれかで対応します。つまり、「放置」という対応はありません。

なお、即返信とは文字どおり、その場ですぐに返信をしてしまうこと。即削除もまた文字どおり、その場で削除をすること。では、先送りとはどういうことなのか?

メールを見た結果、返信が必要ではあるけれど、いますぐには返信できないということはあるでしょう。たとえば、返信をするには下調べが必要になるケースとか。

この場合には、該当するメールを選択して、「スヌーズ」のアイコンをクリックします。スヌーズとは、「特定のメールを一時的に非表示にして、指定日時に受信トレイの最上部に再表示してくれる機能」です。

このスヌーズを使って、返信をする日までは受信トレイには非表示にしておくとよいでしょう。

また、わたしの場合、返信の文章を書くところまではできるけれど、「いま、このタイミングでは送りたくない」ということもあります。たとえば、金曜日の午後にはメールを送信したくないとか。

なぜなら、このタイミングでメールを送ると、土日にかけて、相手から返信を受ける可能性があるからです。土日が休みだとすれば、精神衛生上あまりよいことではありません。もちろん、相手に対して、土日に負担をかけしてまうのもよくないわけで。

そこでのコツが、Gmailの「送信日時を設定」の機能です。送信ボタンを押す代わりに、送信ボタンの横にある「送信日時を設定」から、実際に送信したい日時を設定できます。これにより、月曜日の朝イチなどを設定しておくとよいでしょう。

これをせずに、「下書き」のままにしておくと、もともとのメールが受信トレイに残ってしまいますし、送信忘れの原因にもなります。

それならスヌーズしておいて、月曜日の朝にあらためて対応するのも1つの方法ではあるでしょう。ですが、わたしはそうしていません。わたしはわたしのタイミングで作業をしたいからです。そういう人にとっては、「送信日時を設定」が役に立ちます。

受信トレイに届くメールを減らす

受信トレイを空にするにあたって、そもそも受信トレイに届くメールを減らすことも有効です。そのためのコツは2つ、Gmailの「自動振り分け(フィルタ)」と「ブロック」の機能になります。

「自動振り分け(フィルタ)」の機能を使えば、送信先のメールアドレスや件名などから、特定のフォルダへダイレクト(受信トレイを通さず)に振り分けることが可能です。

これにより、メールを仕分ける時間を減らすことができます。仕分けさえしておけば、そのメールへの対応は、別の時間にまとめることができるのもメリットです。

たとえば、わたしは複数のメルマガを購読したり、Googleアラートを利用しています。これらによって届くメールは、それぞれ特定のフォルダへ振り分ける設定です。そのうえで、じぶんが決めているタイミング(毎日1回)でまとめ読みしています。

また、そもそもいらないメールが受信トレイに届くのであれば、「ブロック」の機能を使うのがよいでしょう。

対象のメールを開いた状態で、右上のほうにある「その他」のアイコン(三点リーダー)から「〇〇さんをブロックする」を選択すればOKです。以降は、「迷惑メール」として分類されるので、そもそも受信トレイを空にするのに役立ちます。

受信トレイの確認時間を決める

受信トレイを空にするといっても、四六時中、受信トレイを確認しているのはよくありません。ほかの作業をしているのであれば、集中力がそがれてしまうからです。

なので、わたしは朝・昼・夕の1日に3回だけ、受信トレイを確認するようにしています。新着通知もオフにしているので、メールが届いたことには気づきません。

なので、受信トレイを確認するタイミングで、前述のコツによって、受信トレイをそのつど空にするという対応をしています。

1日3回というタイミングでは間に合わないほど、至急で対応しなければいけないメールというのはおそらくないはずです。受信トレイを確認するタイミングが多すぎないか? も、あらためて検討してみるとよいのではないでしょうか。


まとめ

かつてのわたしと同じように、受信トレイの大量のメールがたまっている… という人はいるものです。もし、「じぶんがそうだ」というのなら。本記事で話をした、受信トレイを空にするメリットを確認しつつ、受信トレイを空にする「コツ」を押さえておきましょう。

受信トレイを空にするメリット
  • 重要メールの見落としが減る
  • 返信忘れがなくなる
  • メール処理の時間を短くできる
  • 空の受信トレイは気持ちいい
【Gmail】受信トレイを空にするメリットとコツ

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