時間管理にTaskChute Cloudを５年以上使い続けている理由

タスク管理ツール「TaskChute Cloude」を５年以上、毎日使い続けている理由についてお話をします。タスク管理・時間管理に悩んでいる… という人に、おすすめしたいツールです。

よくそんな緻密なことが続けられますね。

最強のタスク管理をうたう「TaskChute」のWEB版である、「TaskChute Cloud」をかれこれ５年以上のあいだ使い続けています↓

まさに「使い続けている」のであり、平日でも休日でも使わない日はありません。たまーに、TaskChute Cloudの調子が悪くて使えないときなどは、オロオロしてしまうほどです。それはそれで問題ではありますが。

でもそれくらい、TaskChute Cloudには良さがあり、使い続ける理由がある。そう考えています。ちなみに、わたしの場合には「タスク管理」というよりは、「時間管理」の位置づけです。

いずれにせよ、TaskChute Cloudを試してはみたものの、挫折する人が少なくないと聞きます。実際に、「よくそんな緻密なことが続けられますね」と言われたことが１度や２度ではありません。

そんなわけであらためて、TaskChute Cloudを使い続けている理由についてお話をしてみます。具体的にはこちらです↓

それではこのあと、順番に見ていきましょう。

時間管理にTaskChute Cloudを５年以上使い続けている理由

でたとこ勝負の１日を過ごさないため

TaskChute Cloudでは、24時間（１日）を分刻みでスケジュールすることができます。朝の時点で、次の朝起きるまでのスケジュールを組むのがわたしの日課です。こんな感じで↓

上図のように、ひとつひとつのタスクに対して、見積もり時間を設定します。24時間のスケジュールですから、食事やら睡眠やらもタスクの対象です。そのうえで、全タスクの終了予定時刻（わたしの場合は、翌朝の起床時刻）が表示されるので、タスクが多すぎないかを確認できます。

これによって、「あぁ、きょうも〇〇ができなかった…」ということが少なくなるのがメリットです。24時間のスケジュールを組む時点で、〇〇をやる時間があるか・ないかの判断ができます。

いっぽうで、ざっくりとしたスケジュールしかもたずに、タスクリストだけをたよりにしていると、でたとこ勝負の１日になりかねません。あらたに発生するタスクに場当たり的に対応してしまったことで、元々あったタスクは手つかずに… みたいな。

つまり、24時間のスケジュールを組むことは、「時間が有限であることを肝に銘じ、タスクに優先順位をつけること」だといえます。言い換えると、なにをやるか・なにをやらないかを決める、ということです。

でたとこ勝負の１日となると、やらなくていいことや、やるべきではないことにまで手を付けやすくなってしまいます。

いま・ここに集中するため

TaskChute Cloudでは、スケジュールを立てたあと、「タスクを１つずつ実行」していきます。実行すると開始時刻が記録され、終了したときには終了時刻を記録する流れです（記録は１クリックするだけでお手軽）。

ポイントは、タスクを１つずつしか実行できないところにあります。同時に、２つ以上のタスクを実行（記録）することはできません。なので、Ａというタスクの実行中に、Ｂというタスクに手をつけるときには、いったんＡというタスクについて「中断」の記録をすることになります。

これにより、不用意なマルチタスクを避けやすくなるのはメリットです。Ａのタスクを中断してまで、Ｂのタスクにいま手をつけるべきなのかを考えられるようになります。

ところが、そういったことが考えられないと、無意識的にＢに手をつけてしまってＡはやりかけに… 気がついたら、ＢもやりかけにしたままＣのタスクに手を付けていた… みたいな。

基本的に、マルチタスクは効率を落としてしまうことを理解しておきましょう。タスクを切り替えるたびに、多かれ少なかれ「段取り」のコストが発生するからです。

ＡのタスクからＢに移れば、Ｂの段取りが必要になります。ＢのあとＡに戻れば、Ａをはじめるためにふたたび段取り（気持ちの切り替えも含めて）が必要になります。

ですから、できるだけマルチタスクは避けて、目の前のタスクに集中することが大切だ、というのがわたしの考えです。よく言われることではありますが、「いま・ここに集中する」こと。

ルーチン化のメリットを受けるため

TaskChute Cloudには、「ルーチン機能」があります。よく繰り返すタスクがあれば、それを「ルーチンタスク」として管理できる機能です。

たとえば、「昼食」や「睡眠」など。わたしはほかにも、朝のルーチンや夜のルーチンなどがあるので、それらをルーチンタスクとして管理しています。

ルーチンと聞くと、あまり良いイメージをもたない人がいるかもしれません。ルーチン＝マンネリといったイメージです。たしかに、そういった一面もありますが、ルーチン＝習慣という一面もあります。

わたしは、習慣をとてもだいじなものと位置づけていて、「ルーチン化することで、良い習慣を身につけることができる」との考えです。

習慣というと、強い意志力が必要なのでは？ との見方もありますが。ルーチン化という「しくみ」によって、意志力を補うことは可能です。

つまり、ルーチンタスクを設定し、日々のスケジュールとして実行を重ねることで、習慣化に繋がります。わたし自身、これでいくつもの習慣を身につけてきました。

また、ルーチンタスクがあると、日々のじぶんの調子にも気づきやすくなります。同じタスクでも、「あれ、きょうはいつもよりうまくいかないなぁ」ということはあるものです。そんなときには、カラダやココロを休める目安にもしています。

さらに、ルーチンタスクを記録し続けることが、じぶんの成長にも役立ちます。たとえば、このブログ。以前は、180分のタスクでしたが、いまは 120分です。徐々にスピードアップしています。実際には、90分〜100分くらいであることが多く、成長を感じるところです。タスクの設定時間を「目標」と捉えて臨むのもよいでしょう。

できたじぶん・できないじぶんを可視化するため

朝のうちに24時間のスケジュールを組む、と前述しました。これを聞いて、「そんなのムリ」とおもわれたかもしれません。スケジュールを組んでも、そのとおりにいくわけがない、という意味での「ムリ」です。

まったくもってそのとおり、わたしもまた、そうおもいます。実際、スケジュールのとおりにいくことなどありません。予定どおりにおわらなかったり、ときには手を付けられなかったり… 逆に、予定よりも早くおわることもあります。

でも、それでいい、それがいいのです。24時間のスケジュールを組み、その結果を記録することで、「できたじぶん・できないじぶん」を可視化することができます。

なにができたのか、なにができなかったのかが一目瞭然です。それらを振り返れば、なぜできたのか、なぜできなかったかも考えることができます。ところが、スケジュールも組まずに、記録もしていなければ、振り返ることはできません。改善の機会を失うことになります。

というわけで、１日のおわりに、TaskChute Cloudで１日の記録を振り返るのもわたしの日課です。

TaskChute Cloudには「レビュー記録」があります。タスクに「モード」を設定しておくと、どういった種類のタスクに、どれくらいの割合で時間を投下したかがわかるようになります↓

また、実行したタスクに「評価」をつけることも可能です。わたしは、「１（重要かつ緊急）」「２（重要だが緊急ではない）」「３（重要ではないが緊急）」「４（重要でも緊急でもない）」という評価をつけています。理想は、「２」を増やすこと↓

手を付けられなかったタスクがあれば、翌日以降に「先送り」することができます。この先送りタスクをいかになくすか、も大切なポイントです。

まとめ

タスク管理ツール「TaskChute Cloude」を５年以上、毎日使い続けている理由についてお話をしてきました。タスク管理・時間管理に悩んでいる… という人に、おすすめしたいツールです。

機能が少々制限されますが、無料でも利用できます。いちど、試してみるのはいかがでしょうか。あるいは、挫折の経験がある人も、本記事を参考に「再チャレンジ」のきっかけになりましたら幸いです。