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スケジュールに余裕を持たせるコツ〜僕が暇であるために

スケジュールに余裕を持たせるコツ〜僕が暇であるために

あまりに暇すぎるのも問題ではあるけれど、ギッチギチのスケジュールもまたツラい… というわけで、スケジュールに余裕を持たせるコツについてのお話です。

目次

陳腐な言い逃れはさておき。

できるだけ暇でありたい、とおもっています。人からスケジュールをたずねられたときには「暇です」と言いたいし、少なくとも「忙しい」とは言いたくない。

なぜなら、「心を亡くすと書いて、忙しいから」だ。などという、陳腐な言い逃れはさておき。あまりに暇すぎるのも問題ではあるけれど、ギッチギチのスケジュールがツラいのはたしかです。

なので、スケジュールには「適度に余裕を持たせる」のは大切なことだと考えています。では、具体的に、どのようにすればスケジュールに余裕を持たせることはできるのか? そのコツをいくつか挙げてみます。こちらです↓

スケジュールに余裕を持たせるコツ
  • 午前中に済ませる
  • 1ヶ月分の予定を先読みする
  • 締め切りは早めに設定する
  • バッファをとる
  • 睡眠時間を削らない

このあと、順番に確認していきましょう。毎日毎日、スケジュールに余裕がなくてイヤになっちゃうよ… という方のご参考になれば幸いです。


スケジュールに余裕を持たせるコツ

午前中に済ませる

わたしは、大事なタスクほど、午前中に済ませるようにスケジュールしています。最悪、午後は何もできなかったとしても、大きな問題が起きる可能性は少なくなるからです。

また、大事なタスクが早い午前中におわっていれば、午後は「気持ちにゆとりを持って」過ごすことができます。結果として、午後の生産性が高まるのもメリットです。

逆に、大事なタスクや重めのタスクを午後にスケジュールしていると、午前中からずーっと「気持ちにゆとりを持てぬまま」ということもあるのではないでしょうか。ヒトはそういう精神状態のときに生産性が落ちるものです。

午前中、さらに言えば、朝の早いうちに、心身がフレッシュなうちに、大事なタスクや重めのタスクを済ませるようにしてみましょう。

この点で、わたしは原則、午前中のうちに、ブログの更新・メルマガの配信予約を済ませるようにしています。いずれも、わたしが「毎日の習慣」と位置づけているものであり、午後に残しておくと、ずーっと気になってしまうからですね。

また、ブログはとくに、いまのわたしにとっては「起点(公私とも)」になるものでもあり、とても大事なタスクに位置づけています。ゆえに、確実にタスクを実行できるよう、朝早い段階にスケジュールしているのです。

1ヶ月分の予定を先読みする

わたしは、スケジュールに不安を感じるタイミングで、向こう1ヶ月分の予定を先読みするようにしています。ここで言う「先読み」とは、主要なタスクをカレンダーにざっくりと落とし込んでみる、ということです。

これにより、時間が足りなくて実行できそうもないタスクがどれくらいあるか? を把握しやすくなります。では実際に、実行できそうもないタスクが「たくさん」あるのかといえば、そんなことはありません。

少々厳しいかも… と感じるくらいのことはありますが、それでも何とか収まるていどのものです。なぜそうなるのかといえば、おそらく、経験にもとづく「感覚的なスケジュール調整」が効いているからでしょう。

よほどの「お人好し(なんでも請け負う)」や、よほどの「楽観主義」でもない限り、日常のなかで、あるていどの取捨選択はしているはずです。

それでも、スケジュールに不安を感じるのは、「ほんとうにやりきれるのか?」の確信を持てないからだと言えます。だから、1ヶ月分の予定を先読みすることで、可視化して、じぶんを納得させるわけです。

スケジュールに余裕を持たせるとは、スケジュール自体の余裕もありますが、スケジュールに対する「気持ちの余裕」を持たせることでもあります。

締め切りは早めに設定する

わたしは、各タスクの締め切りは早めに設定するようにしています。目安として、「ほんとうの締め切り(他人との約束や、法律的な期限など)の遅くても1週間前」です。

これを各タスクの締め切りとして、スケジュールを組むようにしています。さきほど、1ヶ月分の予定を先読みすると言いましたが、平時(気持ちに余裕があるとき)に先読みしているスケジュールは向こう1週間です。

週のはじめに、向こう1週間の各日にタスクを落としこみをしてみて、それを毎日実行していくという流れになります。このときの締め切りを、「ほんとうの締め切りの遅くても1週間前」として、各日にタスクを落としこむわけです。

もはや言うまでもありませんが、1週間の余裕があれば、なにかあったとしてもなんとかできる可能性は高まります。また、なにかあったときにも、1週間の余裕があるのとないのとでは「気持ちの余裕」がまるで違ったものになるでしょう。

実際、割と最近にも「不測の事態」が起きたのですが、ふだんから締め切りには余裕を持たせていることもあり、問題はありませんでしたし、気持ちにも余裕を持って過ごすことができました。

締め切りについては、「じぶんなりの基準」をつくって、早めに設定することをルールにしてみるのはいかがでしょうか。

バッファをとる

ここで言う「バッファ」とは、スケジュール管理上の「緩衝(バッファ)となる時間」のことです。

わたしが実践していることでいうと、1週間や1ヶ月のスケジュールを先読みするときには、各日に「ギッチギチ」にタスクを詰め込まないとか。目安として、各タスクの実行時間を「1.5倍」くらいで見積もっています。

こうしておけば、実際には時間が余ることが多くなるので、先読みの段階で「見誤る」可能性を小さくすることができるでしょう。

また、毎日のことで言えば、わたしは毎朝、向こう24時間について「分単位」でスケジュールするようにしています。このときにも、バッファとなる時間として「30分」を織り込んでいます(24時間あたり 30分)。

すると、想定外のことが起きたり、緊急のタスクが発生したとしても、ほかのスケジュールには影響を与えずに済む可能性が高くなるのはメリットです。

逆に、こうしたバッファをとっていないと、つまり、ギッチギチにスケジュールしていると、実際のスケジュール実行がうまくいかないことは多くなります。なぜなら、実際には想定外のことが起きたり、緊急のタスクは生じるものだからです。

これを聞いて、「そんなのはわかっている!」とおもわれるかもしれませんが。アタマでわかっているのと、目に見えるカタチでバッファを用意しているのとでは違うものです。

わたしもかつては、アタマでわかっているヒトだったので、ようくわかります。バッファは、目に見えるカタチにして(スケジュールに落としこんで)、「確実に確保する」ことが大切です。

睡眠時間を削らない

わたしは、睡眠時間を削らないようにしています。最低でも7時間、というのがマイルールです。

ちなみに、睡眠時間が6時間以下になると、生産性や集中力に大きな低下が見られることが研究でわかっています。また、短時間睡眠でも生産性や集中力を発揮できる、いわゆる「ショートスリーパー」は、全体の1%未満と言われていることにも注意が必要です。

多くのヒトは、睡眠時間を削ってはいけないということであり、睡眠時間を削ればすなわち、生産性や集中力を欠いて、スケジュールの遅れにつながるということでもあります。

ですから、寝る間も惜しんで仕事をするなんて、スケジュールに余裕をなくす「愚行」だと考えるようにしましょう。

とはいえ、短期的・一時的な視点で見れば、寝る間も惜しんで仕事をすることがスケジュールに貢献することはありえます。つまり、「どうしても間に合わないから、睡眠時間を削って仕事に充てる」みたいな。

これは、いうなれば「最終奥義」です。かくいうわたしはかつて、その最終奥義を、常時使いまくっていました。すると、心身ともにボロボロになることを、ここに申し添えます。

それはともかく、ふだんは「睡眠時間を削らない」ようにしていれば、ほんとうにいざというときには、最終奥義を使うことが可能です。この「まだ奥義が残されている」という感覚は、ことのほか気持ちの余裕につながるものでもあります。

気持ちの余裕があれば、日々のタスクにも余裕を持って、生産性や集中力も高い状態で取り組めるものです。結果として、スケジュールに余裕を生み出すことにつながります。


まとめ

あまりに暇すぎるのも問題ではあるけれど、ギッチギチのスケジュールもまたツラい… というわけで、スケジュールに余裕を持たせるコツについてお話してきました。

毎日毎日、スケジュールに余裕がなくてイヤになっちゃうよ… という方のご参考になれば幸いです。

スケジュールに余裕を持たせるコツ
  • 午前中に済ませる
  • 1ヶ月分の予定を先読みする
  • 締め切りは早めに設定する
  • バッファをとる
  • 睡眠時間を削らない
スケジュールに余裕を持たせるコツ〜僕が暇であるために

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