みんながやりがちな、スケジュール管理のよくある間違いをまとめてみました。実際に、わたし自身が間違えていて、それをあらためることで人生が変化した。という、経験にもとづくお話です。
人生に必要なスキルの１つ
唐突ではありますが。「スケジュール管理」は人生において必要なスキルの１つである、というのがわたしの考えです。人生においてだなんて大げさな… と、おもわれるかもしれませんが。
仕事ではもちろん、プライベートにおいても「スケジュール管理」は役立ちます。逆に、スケジュール管理をおろそかにしていると、いつも時間に追われるばかりか、やるべきこともおわらない… ということになりがちです。
と、エラそうに言っているわたし自身、スケジュール管理を間違えて苦しんでいた時期がありました。いまは、その間違いもあらためることができ、人生は変化したと言ってよいでしょう。
というわけで、かつてはわたしも陥っていた「スケジュール管理の間違い」について、このあとお話をしてみます。わたしの知る限り、多くの人たちが、いまなお陥っている間違いです。
おもなところでは５つ、こちらになります↓
- 他人との予定ばかり
- 仕事以外の予定がない
- タイトに設定しすぎる
- レビューしていない
- 睡眠時間を削る
それではこのあと、順番に見ていきましょう。
スケジュール管理のよくある間違い５選
他人との予定ばかり
スケジュールを管理するにあたって、なんらかの「ツール」を使っている人が多いものとおもいます。たとえば、スマホアプリや、手帳など。それらに記載されている予定を確認してみましょう。
このとき、「他人との予定ばかり」という人が少なくありません。つまり、「〇〇さんと打ち合わせ」とか、「〇〇社に訪問」とか、他人が関わる予定についてはスケジュールされている。
いっぽうで、「じぶんひとりで進める予定」については、アプリにも手帳にも、どこを見ても書かれていない… ということはないでしょうか？ この場合、「じぶんひとりで進める予定」は、「他人との予定」以外の時間でやろうと考えているはずです。
すると、アプリや手帳の空いている時間には、さらに「他人との予定」が詰め込まれていくことになります。本当は、その時間で「じぶんひとりで進める予定」をやるはずなのに、アプリや手帳上は「空いている」ように見えてしまうからです。
そして気づいたら、スケジュールは他人との予定ばかりで埋まってしまう。やるべきことをやる時間もなくて、どんどん仕事が溜まっていく… というのは、過去のわたしそのものです。
いまは、他人との予定ばかりではなく、じぶんひとりで進める予定も含めて、24時間をスキマなくスケジュールする方法を採用しています。ここまでとなると、向き不向きや好き嫌いもあるでしょうが、ご興味あればこちらの記事もどうぞ↓
仕事以外の予定がない
アプリや手帳を見たときに、「仕事以外の予定がない」という人もいます。言い換えると、仕事の予定ばかりだということです。仕事以外の予定とは、わかりやすいものは「遊び」になります。
では、遊びをスケジュールしているかどうか？ まずは仕事が優先で、余裕があったら遊びを入れよう。と、考えてはいないでしょうか？ すると、結果的に仕事ばかりの毎日となりがちです。
結論、遊びの予定は先にスケジュールしておくこと。そのうえで、仕事をおわらせるにはどうすればよいかをスケジュールしていきます。まじめな人ほど、これができていません。
仕事が大事なのはもちろんですが、仕事以外にも人生において大事なことはあるでしょう。仕事と仕事以外の「バランスをとる」ためにも、仕事以外を優先するのがおすすめです。
世の中、まじめな人が多いので（良いことです）、どうしても仕事を優先しがちであり、仕事以外を後回しにしがちである。という「傾向」があることを、理解しておきましょう。
わたしは、「１日、１週間、１ヶ月単位」で、仕事以外の予定をスケジュールしておくようにしています。時間が空いたら遊ぼうなどと考えていて、時間が空くことはまずないことを経験上知っているからです。
タイトに設定しすぎる
まじめな人ほどという点で、もう１つ、やりがちな間違いがあります。それは、スケジュールを「タイトに設定しすぎる」ことです。１つ１つの予定について見積もる所要時間が短すぎる。
すると、どうなるか？ 言うまでもありませんが、予定どおりにはおわらないことが増えて、スケジュールが破たんします。破たんすると、やる気がそこなわれるのも問題です。
１日の早い段階でやる気がそこなわれると、残りの時間はパフォーマンスも落ちるものなので、もったいない１日を過ごすことになってしまうでしょう。
なので、スケジュールはタイトに設定しすぎないことが大切です。とくに、経験値が少ないスケジュールほど、余裕をもった所要時間で設定しましょう。
この点、「（イメージした時間の）1.5倍で見積もる」のがマイルールです。はじめての仕事や、不確定要素が多い仕事について、「１時間くらいでおわるだろう」とおもったら、スケジュール上は「1.5時間」としておきます。
これだと、スケジュールの破たんを防ぎやすく、実際には早くおわって、スケジュールに余裕ができることもあるでしょう。その余裕は「ご褒美時間」になるので、モチベーションを上げる材料にすることもできます。
レビューしていない
スケジュールをしたからといって、すべてがそのとおりにいくことはまれでしょう。スケジュールとは、あくまで予定であって、実際にはいろいろなことが起こりますから、予定どおりにはいかないものです。
だとすれば、原因を把握して、対策をすることが大事だろうと考えています。予定が狂ってしまった原因はなんだったのか？ 次に同じようなことを起こさないための対策はどうしたらいいか？
といったことまで考えられれば、少しずつではあっても、スケジュールの精度が高まるはずです。なので、わたしは１日のおわりに「レビュー」をするようにしています。
その日のスケジュールの実行状況は記録をとっているので、その記録と、当初のスケジュールとの「ズレ」について、振り返りをするわけです。
これをやるかやらないかで、その後のスケジュールの精度には大きな差が出るものと考えています。レビューをするには、実行記録が必要です。記録をつけるツールを用意して、記録をつける習慣をつけましょう。
わたしはツールとして、「TaskChute Cloud」というクラウドサービスを使っています。
睡眠時間を削る
いろいろ策を講じてもなお、スケジュールが厳しい… ということはあるもので。そのときにやりがちなのが、「睡眠時間を削る」という方法です。たしかに、その分の時間は生まれます。
が、睡眠時間を削れば、カラダのコンディションは悪くなり、時間あたり生産性が落ちることを忘れてはいけません。６時間睡眠が続くと、酒気帯びと同じくらいまで認知レベルが下がる、との研究結果もあります。
だとすれば、睡眠時間を削った分も帳消しです。終始、生産性が低い状態で仕事なり生活なりをするのですから、ますますスケジュールどおりにいかないことが増えてしまうでしょう。
そしてまた、睡眠時間を削ろうとする。さらに認知レベルが下がる。メンタルにも悪影響が出る。悪循環です。だから、なにがあろうと睡眠時間は死守することを優先しましょう。
ごくわずかに存在するといわれる「生粋のショートスリーパー」を除き、世の中のほとんどの人は、少なくとも７時間、できれば８時間の睡眠が必要であることが、研究でわかっています。
まとめ
みんながやりがちな、スケジュール管理のよくある間違いをまとめてみました。実際に、わたし自身が間違えていて、それをあらためることで人生が変化した。という、経験にもとづくお話です。
気になるものがあれば、ぜひ、あらためることにチャレンジされてみてはいかがでしょうか。人生を変化させる「きっかけ」になるようでしたら幸いです。
