なぜ、あなたのタスク管理は失敗しているのか？

多かれ少なかれ関心があるであろう、タスク管理について。ではなぜ、あなたのタスク管理は失敗してしまうのか？その原因についてお話をしてみます。裏を返せば、解決策につながるところです。

なぜ、あなたのタスク管理は失敗しているのか？

タスク管理について、多かれ少なかれ関心がある人がほとんどでしょう。言い換えると、タスク管理など必要ないと考える人はほとんどいない、ということです。

そもそも、タスクとは「最小の実行単位」とでも呼ぶべきものであり、あまり厳密にこだわらなければ、「ToDo」と同じようなものとして取り扱われることもあります。

この点、多くの人が何かしらのタスクリスト、あるいはToDoリストといったものをつくり、その実行管理をしていることでしょう。いわゆる、タスク管理です。

とくに仕事においては、実行漏れや実行遅れは困りますから、タスク管理に関心を持たざるをえない…というのが、正直なところかもしれません。では、そのタスク管理について。

なぜ、あなたのタスク管理は失敗してしまうのか？

いやいや、失礼な。いきなり失敗とはなんだ！と、怒り出すかもしれませんが。何を隠そう（隠す必要もないけれど）、わたしもタスク管理で失敗をし続けてきた者のひとりです。

リストにはいつまでたっても消えないタスクがある…とか。タスクを効率よく実行ができない…とか。いろんなタスク管理ツールを試してみるけど結局うまくいかない…とかとか。

その原因について、わたしが突き詰めた答えがこちらです↓

裏を返すと、これらの原因に対応できれば、タスク管理はうまくいくわけです。おかげで、いまはじぶんのタスク管理に満足をしています。ということで、それぞれの原因について、このあとお話をしてみましょう。

タスク管理が失敗する原因

タスクを並列にリストしている

タスクリストを眺めたときに、タスクが並列にリストされている。つまり、複数のタスクが箇条書きされているのは「あるある」です。ところが、そのタスク管理は失敗します。

なぜなら、タスクごとの「優先順位」が無視されているからです。ちなみに、ここでいう優先順位とは、タスクの重要性というよりは「いつ実行するのか」を意味しています。

この優先順位が無視され、タスクが並列にリストされていると、手を付けやすいタスクから実行しがちです。結果として、いつまでも実行されないタスクが発生することになります。

そして、その未実行タスクを目にするたびに、ウンザリした気持ちになるのです。

というわけで、タスクには優先順位を付けましょう。というと、タスクリストを優先順位の高いものから並べ替えたり、各タスクに重要度のランク付けをする人がいます。

やめましょう。おそらく、うまくはいきません。少なくとも、わたしはうまくいきませんでした。いくら優先順位を把握しても、把握をするだけで実行しなければ、結局は未実行タスクになるからです。

では、どうするか？タスクをスケジュールに落とし込むことです。わたしは、それぞれのタスクをカレンダー上に割り振るようにしています。タスクＡは３月23日に、タスクＢは３月24日に、タスクＣとＤは３月25日…といった具合です。

具体的に、スケジュールに落とし込むことで、タスクの実行確率は上がります。スケジュールを落とし込む時点で、スケジュールとの兼ね合いを見ながら、実行の可否を検討済みだからです。

もちろん、それでも実行できないことはあるでしょう。実行日に予定外のイベントが発生してしまった…とか。そのときには、未実行のタスクをリスケジュールすればＯＫです。

何はともあれ、タスクを並列にリストするのはやめましょう。

タスクの所要時間を見積もらない

いましがた、タスクをスケジュールに落とし込むという話をしました。このとき、テキトーにタスクを割り振るだけでは不足があります。

いうまでもありませんが、１日は24時間であり、多すぎるタスクを割り振れば、実行できずにおわることが増えるからです。では、なぜ多すぎるタスクを割り振ってしまうのか？

それは、タスクの所要時間を見積もらないからです。つまり、それぞれのタスクを実行するのに、どれくらいの時間がかかりそうなのかをイメージせずに、ただリストしていることになります。

これでは、スケジュールに落とし込んでも、うまくいかないのは当然でしょう。

そこで、タスクをリストする時点で、そのタスクの所要時間をイメージすることが大切です。このタスクは１時間くらいかかりそうだ。これだと、３月23日のスケジュールだと実行できそうもない。でも、３月24日のスケジュールであればできるはずだ、みたいな。

なので、わたしは「〇分・タスク名」という形式で、タスクをリストに記載するようにしています。ここでの「〇分」は、じぶんがイメージをした所要時間です。

そのうえで、「〇分」を参考にしながら、各タスクをカレンダー上に割り振ります。

なお、所要時間をイメージする時点で、時間が長かったり（目安として３時間以上）、あるいは、そもそもイメージしづらい…というときには、タスクを細分化するのがおすすめです。

タスクＡの実行プロセスを分けて、Ａ１、Ａ２、Ａ３…などと細かくしてみる。細かくするということは、より具体性を高めるということもあるため、所要時間の精度を上げたり、所要時間をイメージしやすくなる効果があります。

以上をふまえて、タスクの所要時間を見積もらずにリストするのはやめましょう。

タスクを複数同時に実行している

さいごは、タスクの実行時点で起きる問題です。タスクを複数同時に実行しているケースがありますが、いわゆるマルチタスクであり、効率を下げることになるのでやめましょう。

ヒトの脳は、マルチタスクが苦手との研究結果があります。つまり、タスクＡとタスクＢを同時に実行すると、それぞれを順番に実行するよりも時間がかかったり、ミスが増えたりするのです。

いやいや、そもそも２つのタスクを同時に実行するなってできなくね？と、おもわれるかもしれませんが。ここでいう「同時」とは、タスクＡとタスクＢを交互に繰り返すようなケースを含みます。

たとえば、タスクＡをひとまず中断して、タスクＢの実行をはじめる。また、タスクＢを中断して、タスクＡをはじめる…みたいな。

すると、脳はタスクを切り替えるたびに「準備」を要することから、時間がかかったり、疲労をためることになり、結果として効率が下がります。途中でタスクから離れれば、再開する際には「さっきどこまでやったっけ？実行に必要な情報やツールはどこだっけ？」などと、ムダに準備が増えるのが問題です。

このような「タスクの複数同時実行」は、割り込みタスクによっても生じます。SNSやメールの新着通知があった。なので、いまのタスクを中断して、新着情報をチェックする。はい、これでもうタスクの複数同時実行です。

なので、わたしは「いま何のタスクを実行しているのか」を認識するようにしています。いまはタスクＡの実行中。このとき、タスクＢ（SNSやメールの新着チェック）をはじめるのであれば、その認識をあらためてから、ということになります。

でも、どうやって認識をするのか？この点、わたしは「TaskChute Cloud」というアプリを使っています。このアプリでは、タスクを実行するときには実行ボタンを押し、終了するときには終了ボタンを押すことで、いま実行中のタスクを認識することができるのです。

だから、もしタスクＡの実行中に、タスクＢに切り替えるのであれば、タスクＢの実行ボタンを押す（タスクＡの実行を中断する）という動作が必要になります。この動作があることによって、「本当にいま、タスクを切り替える必要があるのか？」と自問するきっかけになるのはメリットです。

どのようなツールを使うのかはさておき、タスクの複数同時実行を避けるしくみをつくりましょう。

まとめ

多かれ少なかれ関心があるであろう、タスク管理について。ではなぜ、あなたのタスク管理は失敗してしまうのか？その原因についてお話をしてみました。

裏を返せば、解決策につながるところです。これを機会に、じぶんのタスク管理を見直してみるのはいかがでしょうか。