”タスク管理ってどうしたらいいのかな。だいじなことを忘れちゃったり、実行できなかったり…”
というあなたにおすすめの「フリーランスのタスク管理法」についてお話をします。
忘れる・実行できないを解決！フリーランスのタスク管理法
じぶんひとりでいろいろなことを管理しなければいけないフリーランスにとって、「タスク管理はどうしたらよいのだろう？」 という不安や悩みはツキモノです。
タスク、つまり、「じぶんがやること・やるべきこと」をどのように管理すればよいのか ？
これについては、わたし自身もいろいろと試行錯誤した結果。いまは、下図のような流れで、タクスを管理・実行することで落ち着いています ↓
- あらたなタスクはいちど「INBOX」に投げ込む
- タスクを各日に振り分ける
- タスクをスケジュールに組み込む
- タスクが完了する
フロー図のなかの「緑色文字」は、わたしが実際に使っているツールの名称です。いずれのツールも、クラウドサービスやスマホアプリなど「デジタル」です。
「紙（アナログ）」でもできなくはありませんが、紙は持ち歩くにも量的な限度がありますし、書いたり消したりの手書きも非効率。ということで、タスク管理に紙は使いません。
それではこのあと、上記のフローについて、もう少し詳しいお話をしていきましょう。
あらたなタスクはすぐにメモ（ヒトはとにかく忘れる）
タスク管理で恐れるべきことのひとつに、「タスク」のヌケモレが挙げられます。
たとえば。お客さんから頼まれた〇〇を忘れてた… という経験は、誰しもいちどは経験をしていることでしょう。
このようなタスクのヌケモレは、そもそものはじめから忘れていたわけではありません。頼まれた直後は覚えていたのに、どこかのポイントで忘れてしまっただけです。
したがって。あたりまえのことではありますが、覚えているうちにメモをすることです。記憶に頼らず、記録に頼る。
ただこのときに、メモをとるのが「メンドーだ（わずらわしい）」と感じてしまうと、メモをとるのをやめてしまいますよね。
ですから、じぶんなりに「メモをとりやすいツール」を整えておくようにしましょう。そのツールが、わたしの場合にはiPhoneアプリの「FastEver２」です。
いつも手元にあるiPhoneから、さっと起動できて、すぐにメモを取れるのでわずらわしさがありません。
ここまでが、冒頭で提示したフロー図のうち、「あらたなタスク」の部分（下図、オレンジ色部分）です ↓
あらたなタスクはいちど「INBOX」に投げ込む
それでは、フロー図をさらに進めてみましょう。「INBOX」の部分（下図、オレンジ色部分）です ↓
「INBOX」とは、メモをした「あらたなタスク」の一時的な保管場所のようなモノです。
わたしの場合には、iPhoneアプリの「FastEver２」でメモした内容を、クラウドサービスの「Evernote」に自動連携するようにしてあります。
もう少し具体的に説明すると。「Evernote」はデータ保存サービスであり、じぶんの保存エリアの中に「INBOX」と名付けた保存場所（フォルダのようなもの）をつくっておきます。
たとえば。「FastEver２」でメモされた「〇〇さんからの質問（△△の件）を回答する」などのタスクが、「INBOX」の中に溜まっていくわけです。
この時点での「INBOX」内のイメージは、いわゆる「ToDoリスト」ですね。やること・やるべきことが列挙してある状態。
ここで恐れるべきことは、「列挙しっぱなし」です。せっかく、タスクを忘れずに記録できたのに。それをそのまま放置してしまう、実行を忘れてしまう… なんてことはありませんか？
わたしは経験ありますっ！ エバることではないですが。というわけで、いまは「列挙しっぱなし」にできないしくみをつくっています。フローを進めていきましょう。
タスクを各日に振り分ける
「INBOX」内に列挙されたタスクを放置することがないように。わたしは、毎朝、「INBOX」の中を整理するようにしています（下図、オレンジ色部分） ↓
具体的には、「INBOX」に溜まったタスクを、そのタスクを実行する（実行しようとする）日の「日ごとのノート」に、転記をします。
ここで言う「日ごとのノート」とは、Evernote内につくる「日付」を名称に付したノートです。
たとえば、「20180613_日ごと」という名前のノートには、2018年６月13日に実行する（実行しようとする）タスクを、チェックリスト形式で列挙します。
このような「日ごとのノート」が毎日分存在し、INBOX内のタスクをそれぞれ、それぞれの「日ごとのノート」に振り分けていく。それが毎朝のINBOX整理です。
「〇〇さんからの質問（△△の件）を回答する」というタスクは、2018年６月13日にやろう。だから、「20180613_日ごと」のノートへ転記する。そんなカンジです。
INBOXを絶えず「空（カラ）」にすることで、記録されたタスクがそのままになることはありません。
わたしが「INBOX」に入れているのは、タスクだけではありません。保存をしておきたいWEBページ、読み終えた本に関する情報、ふと思いついたアイデアなどいろいろです。
それらはまず「INBOX」に放り込むようにしています。その後、タスクを振り分けるタイミングでいっしょに、Evernote内につくった所定の場所に移動・整理をするようにしています。
タスクをスケジュールに組み込む
INBOXの整理が終わったら。続いて、各日に振り分けられたタスクを「ほんとうに実行する」ことができるように、詳細なスケジュールへ落とし込みます（下図、オレンジ色部分） ↓
ここでわたしは、クラウドサービスの「TaskChuteCloud」を使って、きょう１日のスケジュールを組んでいます。
朝起きてから次の日の朝起きるまでのスケジュールを分単位でつくります。詳しくはこちらの記事を ↓
そのスケジュールの中に、きょうの「日ごとのノート」に振り分けられたタスクを折り込みます。
「〇〇さんからの質問（△△の件）を回答する」というタスクは、きょうの15:00〜15:30までの30分でやりますよ。という具合です。
このように、具体的なスケジュール（時刻）にまで落とし込むことで、タスクの実行可能性は高まります。
逆に、具体性無きスケジュールは、日々目先で生じる雑事や凡事に奪われていくものです。「できたらやろう・できたらやりたい」でできた試しはほとんどない。持論です。
なお。スケジュールを組んでみた結果、時間的に織り込むことができない、というタスクもあるでしょう。
また、実際にきょう１日を終えてみて、スケジュールどおりにはいかず、実行できなかった。というタスクもあるでしょう。
そのようなタスクは、あらためて、別の「各日のノート」へと振り分けます（フロー図の赤色点線矢印の部分）。
【補足】タスクの書き方で気をつけている３つのこと
さいごに、フローチャートを離れて。わたしが「タスクの書き方」で気をつけていることについて、お話をしておきます。それは、次の３つです ↓
- 体言止めよりも用言止めで書く
- （ときには）タスクを分割する
- 期限を付す
以下、カンタンに解説をします。
体言止めよりも用言止めで書く
たとえば、「〇〇さんに電話をする」というタスクがある場合。わたしは「〇〇さんに電話」とは書かずに、「〇〇さんに電話をする」と書くようにしています。
違いは、「電話」という名詞で終わるか、「する」という動詞で終わるかです。前者は体言止めと呼ばれ、後者は用言止めなどと呼ばれます。
それはそれとして。「〇〇さんに電話」と書くよりも、「〇〇さんに電話をする」と書いてあるほうが、じぶんが実行している姿がイメージしやすくはないでしょうか？
体言止めにはどこか「客観的」な趣きがあり、用言止めにはどこか「主観的」な趣きがあるものです。
客観的である分だけ実行率が落ち、主観的である分だけ実行率が上がるかもしれない。そんな考えから、タスクは「〜する」の言葉で終えるようにしています。
（ときには）タスクを分割する
なかなか実行に移せない、というタスクがあったりします。どういうわけか手がつけられず、繰り越し・繰り越しで、未完了の状態が続いているタスクです。
タスクに対する苦手意識や負担感がおもな原因で、手をつけることがためらわれる… そのようなタスクがあれば、小さな単位に分割をするようにしています。
たとえば、「新サービスの提案書をつくる」のタスク。これを「提案書の小見出しをつくる」と「提案書を完成させる」の２つに分けます。
これによって、「小見出しくらいなら、やってみっか」という気分になることが期待できます。それでもまだ重いのであれば、もっと分割をすればいいのです。
極端なハナシ、「提案書の表紙をつくる」だけとか。そんなことで、意外と状況が変わることもありますから。心当たりがあるのであれば試してみましょう。
期限を付す
タスクについて、他人とのあいだで決まっている期限があるのであれば。その期限をタスクには付しておきましょう。
たとえば、「〇〇さんからの質問（△△の件）を回答する（期限6月30日）」のようなカンジです。
そんなことは言うまでもなく、あたりまえのことなのですが。こんなことがありました ↓
期限前に実行をスケジュールしていればだいじょうぶ、ということで期限を付さずに、期限前の日にちにスケジュール。
ところが、その日に実行できず、あらためてタスクを別日に振り分け。この別日が、期限日を超えてスケジュールしていることに後日気が付いて大慌て… （最終的には期限には間に合いましたが）。
こんなことにならないよう。タスクの実行を繰り越す可能性があるならば、期限の管理は必須です。
まとめ
フリーランスのタスク管理法についてお話をしてきました。
だいじなことを忘れちゃったり、実行できなかったり… というのであれば参考にしていただければ。
本文中でお話をした「INBOX」などの考え方については、こちらの書籍がおすすめです。体系的にタスク管理について学ぶことができます ↓
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