あちゃ～、また忘れちゃった。
って、ちゃんとメモとかしてますか？ えっ、してる？ メモしているのに仕事や予定を忘れてしまうの？ うーん…それ、メモがイケていないからですよ。
ということで、「忘れる」ことを防止するためのメモ対策についてお話ししていきます。
「仕事や予定を忘れる人」のメモがイケていない理由
- 仕事でやるべきことをよく忘れてしまう
- 予定をすぐに忘れてしまう
マズいですよね。忘れることを防止するための一番の対策は記録すること。メモをとること。みんな知っています。
ところが。メモをとっているのにもかかわらず忘れてしまうのだ、という話を見聞きします。言うまでもありません、メモがイケていないのです。
では、メモがイケていない理由はどこにあるのか？ それは、「メモのコツ」を押さえきれていないから。そのコツとは、次の３つです。
- メモの容れ物を決める
- メモの入口で悩まない
- メモには出口を用意する
ポイントは、メモの容れ物、そして入口と出口。この３つです。
だいじな仕事や予定を忘れたりしないように。「ダメなメモ」を「使えるメモ」に変える３つのコツについて、お話をしていきます。
《コツ１》メモの容れ物を決める
こんなコトをしているあなたへ
ひとつめのコツ、「メモの容れ物を決める」をおすすめするのはこんな人 ↓
- いろんなモノ（手帳、メモ用紙、カレンダー、付箋など）にメモをしている
- 書いたメモの行方がわからずに探していることがある
どこに居ても取り出せる容れ物が必要
あちらこちらにメモをとる人がいます。
メモをとるのはいいけれど。あるものは手帳に、あるものはメモ用紙に。ほかにもカレンダーや、デスク周りの付箋まで。
では質問。そのメモ、どこに居ても見れますか？ たとえば、外出中に「デスクの付箋」のメモは見れますか？ 見れませんよね。
もうひとつ質問。見たいメモはすぐに見つかりますか？ 「ナニに書いたっけ？」なんて思い出しているようではいけません。
だから、大事な仕事や予定を忘れてしまうことになるのです。
見たいとき、見るべきときに取り出せないメモでは役に立たないことは明らか。そこでやるべきことは、
- 書いたメモは「たったひとつの容れ物」に集めること
- その「容れ物」は、どこに居ても取り出せるモノにすること
探すときに困らないように、メモは一か所に集める。すべてのメモは「たったひとつの容れ物」に入れましょう。
そして、その「容れ物」は、あなたがどこに居ても取り出せるようなモノにします。
いくらでも入って、どこに居ても取り出せる･･･そんな魔法のような「容れ物」はあるのかね？
そこはＩＴに頼ろうか
具体的には、クラウドサービスである「Evernote」を使うのがおすすめです。いまさらですが、Evernoteはデータをクラウドに保存するサービスのひとつ。
詳しい使い方などは他に譲りますが、これで「容れ物」問題は解決できます。
Evernoteではたくさんのメモを収容できるし、スマホやPCがあれば、いつでもどこでも呼び出せる。もう外出先で、デスクの付箋を思い出す必要はありません。
膨大なメモの中から、検索をかけることもできます。メモが見つからない、と嘆くこともなくなるでしょう。
というわけで。ここはＩＴのチカラを使いましょう。しかしこれは、「紙を使うな！」ということではありません。
メモをとるのは紙でもなんでも構わないけれど、さいごはデータ化して「容れ物」にしまっておこう。そういうお話です。
《コツ２》メモの入口で悩まない
こんなコトをしているあなたへ
ふたつめのコツ、「メモの入口で悩まない」をおすすめするのはこんな人 ↓
- メモしないで覚えていようとすることがある
- 重要だと思うことだけをメモしている
ヒトは必ず忘れる
メモの「容れ物」の話をしました。次は、その「容れ物」の入口についてです。メモをしまうための入口はどうあるべきか？
ではまた質問。あなたが、メモをとるときのことを想像してみてください。
これは覚えておけるから、絶対に忘れないからメモしない。そんな判断をしていることはありませんか？
実は意外とやっている人が多いものです、大事なことだけ書けばいいや的なメモ。
やめましょう、忘れるから。ヒトは忘れる生き物なのです。コトの大小に関わらず、忘れるときには忘れてしまう。そんな「ヒトの記憶」を過信しないことです。
すべてメモするの一択
わたしはいまでも、メモを取るときには強い意識を持っています。覚えておこうなんて思うな、あとでまた思い出せるなんて考えるな、って念じてメモをとります。
大げさに言っているのではなくて。ほんとうにそれぐらいの意識でいなければ、ヒトは記憶に頼ろうとします。そして、カンタンに忘れます。
覚えていられるかもしれないけれど、忘れてしまうかもしれない。なんていう賭けはしないことです。とくに、大事な仕事や予定を忘れてしまうわけにはいきません。
であるならば。記憶に頼らず、すべてを記録する。確実な方法は、これしかないのです。よく忘れる人、すぐに忘れる人ほどメモをとらないという事実に気づきましょう。
《コツ３》メモの出口を用意する
こんなコトをしているあなたへ
３つめのコツ、「メモの出口を用意する」をおすすめするのはこんな人 ↓
- メモを書きっぱなしにしている
- メモにはとっているのにそれを忘れてしまう
メモしたことすら忘れるという愚
メモの「容れ物」、そして「入口」と話をしてきました。入口があれば「出口」がある。ということで、最後はメモの出口の話です。書いたメモはどうするべきか、という出口について。
では最後の質問。メモをしたこと自体を忘れてしまったことはありませんか？ 誰にも一度は経験があるのではないでしょうか。何度もある？ それはマズい。
その原因は、メモに出口を用意してないことにあります。たとえば、シンプルなところでは、
- （メモ）明日、〇〇さんに面談日の連絡をする
- （メモ）６月４日 10時に、△△さんに電話をかける
紙にせよ、データ化したあとにせよ。メモを書きっぱなしで放置するのは危険です。メモの存在を思い出せない、忘れてしまう危険があるからです。
もしも明日、このメモのことを思い出せなかったら？ ６月４日10時に、このメモの存在を忘れてしまっていたら？
そんなことにならないように。「明日」や「６月４日10時」など、しかるべきときに、そのメモには出てきてもらわなければなりません。それが、メモの「出口」です。
リマインダーというＩＴに頼る
しかるべきときに、しかるべきメモに出てきてもらうには、「しかけ」が必要です。いろいろな「しかけ」が考えられますが、わたしが実行していることは２つです。
- その日の朝に必ず見るべきメモを用意している
- 時間が重要なメモについてはリマインダーを設定する
わたしはEvernoteの中に、１日１枚のメモを用意しています。６月４日なら、「６月４日」というタイトルのメモです。
そこには、６月４日の朝イチで見るべきメモが列挙してあります。日々のメモから必要に応じて、１日１枚のメモに転記をしているのです。
その中で、さきほどの「10時に、△△さんに電話をかける」のようなことについては、さらにGoogleカレンダーで通知設定をします。いわゆるリマインダーですね。
これで時間になれば、スマホなり、PCなりに通知されるので忘れることもありません。ここでもＩＴのチカラは役立ちます。
メモはよくとるのに、出口がうまくない。行動にまでつながらない、という人はいるもので。かく言うわたしもそうでした。
せっかくのメモを無駄にすることがないように、メモの「出口」にしかけを持ちましょう。
まとめ
仕事や予定を「忘れる」ことを防止するための対策について、「メモのコツ」をお話をしてきました。
よく忘れる、すぐに忘れる、というときには次の「３つのコツ」を確認をしてみましょう。
- メモの容れ物を決める
- メモの入口で悩まない
- メモには出口を用意する
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きょうの執筆後記
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