もはやブームではなく定番 ~事業に使えるクラウド コミュニケーション編

電話

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クラウドサービスは「大きな波」として広がりをみせています。
サービス内容も増え、さまざまな分野でその利用が進んでいます。

業種・業態を問わず、「これは事業で使える!」というクラウドサービスについてお話しします。

事業に役立つクラウドサービス ー おさらい ー

前回、当事務所で使っているクラウドサービスについてお話ししました。
おさらいとして、その際に提示した一覧表を再掲します。

サービス用途利用料金(年間)
MFクラウド確定申告会計ベーシックプラン 8,800円
MFクラウド請求書見積書・請求書作成・管理Starter 6,000円
ChatWork顧客コミュニケーション無料
CloudSign契約締結・管理無料
Evernoteタスクとデータの保存・管理プレミアム 4,000円
Dropboxデータの保存・管理・共有Pro 12,000円

もはやブームではなく定番 ~事業に使えるクラウド 経理編

2016.05.15

前回は、経理まわりのお話しでした。
今回は、コミュニケーションまわりのサービスについてお話しします。

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コミュニケーションまわりのクラウドサービス

Chatwork ー 顧客コミュニケーション ー

選定理由と使い方

Chatwork(チャットワーク)は、イメージとして表現するなら「ビジネス版のLINE」です。
ただし、LINEそのものというわけではありません。
当事務所では、お客さまとの「メインコミュニケーションツール」として、利用をはじめています。

その理由としては、
1.電話と比較して、相手の予定を気にせず連絡ができる
2.メールと比較して、送受信の負担感が少ない
3.ビジネスとプライベートのすみわけができる

かんたんに補足します。

1.について。
電話であれば、相手の状況を多少なりとも気にすることになります。
ですが、チャットであればこちらの都合で連絡しやすいということですね。
ちなみにLINEでいう「既読」の表示はありません。
「見ているならはやく返事くれ!」みたいなストレスがないのです。
連絡の受け手も「自分の優先順位」で対応しやすくなります。

2.について。
これは運用してみて実感します。
チャットだと「前置き不要で手短」でかまわない分、手軽で速くすみます。
新着についてはメールよりもLINEのほうがすぐに確認、その返信もメールよりLINEのほうが速くする。ちがいますか?
結果として、お互いのコミュニケーションスピードが自然と速くなります。
1.と相反するようですが、不思議と両立を実感できます。

3.について。
思われるかもしれません。ならばLINEでもそんなに変わらないだろう、と。
だからこそ、プライベートとビジネスとをわけておく必要があります。
情報管理の観点からも「混同」させるべきではないでしょう。
誤送信の問題ひとつとっても、混同した際には可能性が高くなります。
みなさんも一度くらいはありますよね、相手を間違えたLINEの送信。
ビジネスの大事な情報でそれをやってしまったら・・・恐ろしいですよね。

Chatworkを選ぶ理由についてお話をしましたが、サービスの特徴として、もう少しお話をしておきます。

・グループチャットとダイレクトチャットがある
 例)顧問先の○○社長とだけ話をしたいときは「ダイレクト」、社長と経理スタッフの両方に話をしたいときは「グループ」で

・グループ内でタスク管理ができる
 例)顧問先の決算にあたり、お願いしたい準備事項をタスクで依頼。
 実行状況は双方で確認できます 

・ファイル共有ができる
 画像データ以外にもExcelやWordなどを共有できます

・セキュリティレベルが高い
 大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準という高さです

・マルチデバイスで使える
 スマホ用アプリもあります。
 新着通知については、「通知しない時間帯」を設定できます。
 営業時間外のストレス軽減というビジネス仕様です

など、いろいろな特徴や機能があります。

そういったことからも「社内用」としてももちろん使えます。
というか、積極的な利用をおススメしたいツールです。
上手に運用できれば、社内外でコミュニケーション力が高まるでしょう。

利用料金

いまはフリープランを使っています。
グループをつくってチャットができるのですが、14グループまでは無料です。
自分はフリーランスですので「社内用」のグループはいりません。
開業したてなのでお客さまの数もそこまで多くはありません(悲しい)から、いまのところはこれで十分です。
「まずはおためしで」ができますので、ご興味のある方はぜひ!

グループ数無制限になると400円/月~ですが、効果を考えるとそれほど高いと感じる料金ではないのではないでしょうか。

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まとめ

せっかく電話でご連絡をいただいても、別のお客さまと面談中などであれば出ることができません。
折り返し連絡をしてみると、今度は相手が出られない。
そのうちにまたかかってきたけど、今は出られない・・・
ようやくつながったと思ったら、意外と要件はシンプルだったりして。
これではお互いにストレスです。

要件がシンプルであるがゆえ、わざわざメールもめんどくさかったりします。
一言二言のチャットであればそうでもありません。
そのあたりの解消をChatworkは得意にしているように感じます。

要件を言われた側も、いますぐきちんとした回答ができないときには、「いついつまでにはご回答できます」と一言伝えておくと、お互いにストレスが小さくなるでしょう。
たとえ一言づつでも、言葉のキャッチボールができたからですね。
これはコミュニケーションの大事なポイントでもあります。

↓↓ つづく ↓↓

もはやブームではなく定番 ~事業に使えるクラウド データ管理編

2016.05.17

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  きょうの執筆後記
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電話でもメールでも、自分は割とレスポンスは速いほうだと思います。
気になってしまうタチなんですね。返事をしないことがストレス、みたいな。
はたして速いことが良いことか、という議論があったりします。
コミュニケ―ションはかくも奥深く難しい・・・

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