領収書を失くした・捨てた…でも経費にする方法フローチャート

「領収書を失くしちゃった…」「レシートを捨てちゃった…」

こんなときにも、経費にできるのでしょうか？ というわけで、領収書を失くした・捨てた…でも経費にする方法を、フローチャート付きでお話していきます。

失くしてしまっても、捨ててしまっても、経費をあきらめない。

帳簿つけ（経理）における関心事のひとつとして、「こんな場合には経費にできるのか？」が挙げられます。

ここで言う「こんな場合」にはいろいろあるわけですが、本記事では「もし、領収書（あるいはレシート）を失くしてしまった・捨ててしまった場合」についてお話をしていきます。

領収書を失くしてしまった・捨ててしまった… でも、経費にできるのだろうか？ ということですね。

その答えは「できる」です。領収書を失くしてしまった、捨ててしまったとしても、その支払いを経費にすることができます。

とはいえ、失くしたまま・捨てたままというのでは経費にはできないので、なんらかの対応をしなければいけません。

その対応方法が次の３つです ↓

それでは、このあと順番に見ていきましょう。

領収書を失くした・捨てた…でも経費にする方法

冒頭、「領収書を失くしてしまった・捨ててしまった場合」の対応方法は３つある、と言いました。

まずは、その３つの方法について、全体像としての「フローチャート」を掲載します。こちらです ↓

上のフローチャートに沿って、３つの方法それぞれのお話をしていきます。

《方法①》再発行してもらう

１つめの方法は、「再発行をしてもらう」です。支払先に頼んで、もういちど発行してもらう。

これが、領収書を失くしてしまった・捨ててしまったときの「ベスト（最善）」な方法です。

フローチャートで見ると、こうなります ↓

フローチャートのとおり、まずは「再発行してもらえる？」かを検討します。

再発行してもらえる状況であれば、再発行してもらい、その領収書をこんどはきちんと保管をしましょう。これで、問題なく経費にすることができます。

ところが。必ずしも再発行してもらえる状況にない、というケースもあるものです。たとえば、

このようなときには、次にお話をする《方法②》または《方法③》での対応になります。

《方法②》出金伝票をつくる

２つめの方法は、「出金伝票をつくる」。領収書を失くしてしまった・捨ててしまったときの「セカンドベスト（次善）」な方法です。

フローチャートで見ると、こうなります ↓

フローチャートのとおり、まずは「再発行してもらえる？」かを検討します。

再発行はムリだとなったら、次に「日付・金額などをきちんと思い出せる？」かを検討です。

失くしてしまった・捨ててしまった領収書について、日付や金額など「支払に関する情報」を思い出せるかどうか。

思い出すことができる！ というのであれば、「出金伝票」をつくり、領収書の代わりとして保管するようにしましょう。

出金伝票は、100均ショップや文具店などで購入できる経理アイテムです。その出金伝票に、次の項目について情報を記載します ↓

上記のとおり、本来であれば領収書に記載されているはずの情報を、出金伝票に記載するわけです。

したがって、「本来であれば領収書」なのですから、出金伝票はあくまで「代わり」にすぎません。

領収書があるべきなのに失くしたり・捨てたりが多く、代わりの出金伝票がたくさんある… このような状況は、もちろんよろしくありません。

また、対税務署という点でも、経費を主張することが難しくなるばかりです。税務職員には「イイ加減な経理だなぁ、ほんとうに支払ったのかなぁ？」などと疑われてしまいます。

経費を支払ったという大事な証拠である領収書やレシートは失くさない・捨てない。それがいちばんなのであることを忘れずに。

《方法③》概算で資料をつくる

３つめの方法は、「概算で資料をつくる」。領収書を失くしてしまった・捨ててしまったときの「最後の手段」とすべき方法ではありますが。

いざというときのために覚えておく、というのもよいでしょう。

フローチャートで見ると、こうなります ↓

フローチャートのとおり、まずは「再発行してもらえる？」かを検討します。

再発行はムリだとなったら、次に「日付・金額などをきちんと思い出せる？」かを検討です。

失くしてしまった・捨ててしまった領収書について、日付や金額など「支払に関する情報」を思い出せるかどうか。

お、思い出せない… というのであれば、概算で資料をつくり、領収書の代わりとして保管するようにしましょう。

「概算で資料をつくる」ということについて、具体例を挙げてみます ↓

作成する資料には、本来であれば領収書に記載されているはずの情報を記載します。

きちんとは思い出せないにしても、とにかく思い出せる限りの情報を書く、ということです。

そのときに、「金額」が明確には思い出せない… というのはありうることで、それが上記の例でした。

ポイントは、「金額は少なめに」です。言い換えると、金額を多めに書くのはやめましょう、です。

10,000円ちょっとかかったような… じゃあ 15,000円にしちゃおう。というのはやめましょう、ということです。

そもそも、保管すべきはずの領収書を失くてしまった・捨ててしまったことを忘れてはいけません。

10,000円ちょっとかかったような… じゃあ 10,000円でガマンをしておくか。との感覚を持つべきです。

それでは、具体例をもうひとつ挙げておきます ↓

上記のように、「定期的」な支払いについて、概算で資料をつくるという方法もありえます。

ガソリン代は１回あたり約30リットルを給油。１リットルあたり130円として、それが毎週１回だとすると月に４回… そのような考え方で計算をする方法です。

ただし、繰り返しになりますが、あくまで「最後の手段」になります。このような方法を多用することがないように気をつけましょう。

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まとめ

領収書を失くした・捨てた…でも経費にする方法フローチャートについてお話をしてきました。

領収書を失くしてしまった、捨ててしまったとしても、その支払いを経費にすることはできます。

とはいえ、失くしたまま・捨てたままというのでは経費にはできないので、そのときの対応について押さえておきましょう。