電気・ガス・水道代はいつ経費に計上するか?の答えが「支払日でもOK」である理由

電気・ガス・水道代はいつ経費に計上するか?の答えが「支払日でもOK」である理由

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電気・ガス・水道代はいつ経費に計上すればいいのか。結論は「支払日でもOK」ですが。

正しくは支払日ではないこと。また、その理由を説明できますか? というお話です。

結論は「支払日でもOK」

会社や個人事業者・フリーランスが、仕事で使う「電気・ガス・水道」について。

いつ、どのタイミングで経費に計上すればよいのか、という疑問があります。検針日なのか、請求日なのか、それとも支払日なのか?

結論は「支払日でもOK」です。

たとえば、7月分の電気代 10,000円を8月末に口座引落で支払う、という場合。8月末に次の仕訳をすることで経費に計上します ↓

日付借方・勘定科目借方・金額貸方・勘定科目貸方・金額
8月31日水道光熱費10,000普通預金10,000

上記のような経理をすることで、電気代は「支払日」である8月31日に経費として計上されるわけです。

正しくは「使用日」に計上

ところが。7月分の電気代は、7月に使った電気なのだから、7月に経費計上するべきではないのか? との疑問もあるでしょう。

つまり。7月分の電気代 10,000円が、検針・請求によってわかったときに、次の仕訳をする。という考え方です ↓

日付借方・勘定科目借方・金額貸方・勘定科目貸方・金額
7月31日水道光熱費10,000未払金10,000

上記の仕訳によって、7月分の電気代は7月の経費として計上されます。次いで、支払日の8月末には次の仕訳をします ↓

日付借方・勘定科目借方・金額貸方・勘定科目貸方・金額
8月31日未払金10,000普通預金10,000

実は、これが「正解」です。

正しくは、電気は「実際に使ったとき(使用日)」に経費計上すべき。ガスや水道についても同じです。

ではなぜ、結論は「支払日でもOK」なのか? そこには、別に「理由」があります。

電気・ガス・水道代について、支払日で経費計上するのなら。その理由を知っておくほうがよいでしょう。

本来、正しくは使用日で経費計上すべきところを、支払日で済ませている理由を説明できるほうがよいでしょう。

というわけで。電気・ガス・水道代の経費計上が「支払日でもOK」の理由について、このあとお話をしていきます。理由は次の2つです ↓

電気・ガス・水道代の経費計上が「支払日でもOK」の理由
  1. 大勢に影響がないから
  2. 1年で見ればどうせいっしょだから

それでは、順番に見ていきましょう。

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理由① 大勢に影響がないから

電気・ガス・水道代の経費計上が「支払日でもOK」の理由ひとつめは、それでも「大勢に影響がないから」です。

たとえば。7月使用分の電気代が 10,000円、8月使用分の電気代が 12,000円、支払日はそれぞれ翌月末日だったとします。

この場合、正しく「使用日」に経費計上するなら、次の仕訳をすることになります ↓

日付借方・勘定科目借方・金額貸方・勘定科目貸方・金額
7月31日水道光熱費10,000未払金10,000
8月31日未払金10,000普通預金10,000
8月31日水道光熱費12,000未払金12,000
9月30日未払金12,000普通預金12,000

ではこれを、経費計上は「支払日でもOK」とするのなら。仕訳はこうなります ↓

日付借方・勘定科目借方・金額貸方・勘定科目貸方・金額
8月31日水道光熱費10,000普通預金10,000
9月30日水道光熱費12,000普通預金12,000

上記2通りの仕訳について、「8月の経費」とした金額を比較してみましょう。こうなります ↓

  • 使用日に経費にする仕訳 … 12,000円
  • 支払日に経費にする仕訳 … 10,000円

この点でまず、「12,000円も 10,000円も、そんなに変わらないよね」という見方があります。

電気にしてもガス・水道にしても、1年を通じてだいたい同じような金額なのだから、使用日と支払日とでちょっとズレるくらいいいだろう?

と言われれば、たしかにそのとおりにも思えますよね。

また、正しく使用日に経費計上しようとすると。余計な「手間」が問題になります。

たとえば、7月分の電気代について。使用量の検針は、必ず月末というわけではありません。むしろ、検針日が29日だったり、翌月の3日だったり、ということもあるでしょう。

電気代は検針日に応じて請求されますから、結果として「7月1日〜7月31日」までの電気代は請求書からはわかりません。

では、このときの電気代について。じぶんで7月末に検針をして7月分の電気代を正しく把握するのだとしたら… あまりに手間、ですよね。

したがって。電気代などは「1年を通じてだいたい同じような金額」だし、「厳密に使用分を把握するのも手間」なのだから。支払日に経費にしてもOKだろう、ということです。

これを、会計・経理の世界では「重要性の原則」と呼んでいます。

金額的・内容的にそれほど重要でないものを、手間暇かけた処理をする必要もない。簡便的・便宜的処理でOK、という考え方です。

いっぽうで。電気・ガス・水道を大量に使うような商売をしている場合、支払日に経費をするのは「重要性の原則」に反することになります。

たとえば、大きな工場で、電気・ガス・水道を大量に使ってモノを製造しているようなケースです。

この場合には、金額も大きくなりますし、製造量などの状況などによって金額の変動も大きくなります。さすがに簡便的・便宜的処理というわけにもいかない。

よって、なにかしらの方法で、正しく「使用日」で経費計上すべし。ということになります。

ただそれも、どちらかと言えばレアケースでしょうから。多くの会社・個人事業者の電気・ガス・水道代は「支払日でもOK」が結論です。

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理由② 1年で見ればどうせいっしょだから

電気・ガス・水道代の経費計上が「支払日でもOK」の理由ふたつめは、それでも「1年で見ればどうせいっしょだから」です。

たとえば、3月決算の会社があったとして。7月使用分の電気代 10,000円を、正しく使用日で経費にするか。それとも、支払日に経費でもOKと考えるか。

使用日の7月に経費にしようが、支払日の8月に経費にしようが、3月の決算のなかでは 10,000円が経費になります。

1年という期間(決算)で見れば、どうせいっしょだろう? と言われれば、たしかにそのとおりにも思えますよね。

水道代などは 2ヶ月にいちどの支払い、ということもあるでしょう。

これについても同じです。いつも支払日に経費に計上するならば、「1年で見ればどうせいっしょ」になります。よって、支払日に経費でもOK。

ただし、ここで注意点がひとつ。支払日に経費に計上するのであれば、「いつも」そうすることが条件です。

つまり。支払日に計上してみたり、使用日に計上してみたりはダメだ、ということ。それをやってしまうと、「1年で見ればどうせいっしょ」にはならない(こともある)からです。

これを、会計・経理の世界では「継続性の原則」と呼んでいます。

いちど1つの方法を採用したならば、その方法を継続しなければいけない、という考え方です。

ところで。水道代など2ヶ月にいちどの支払いは、「支払日」ではなく、「使用日」の2ヶ月に分けて経費計上することも検討してみましょう。

たとえば、6月分と7月分の水道代 20,000円を8月末に支払うという場合。次のように仕訳をする、ということです(便宜的に 20,000円を2ヶ月で均等に使ったものと考えています) ↓

日付借方・勘定科目借方・金額貸方・勘定科目貸方・金額
6月30日水道光熱費10,000未払金10,000
7月31日水道光熱費10,000未払金10,000
8月31日未払金20,000普通預金20,000
【参考】
上記の場合、6月と7月の水道代は請求があるまではわかりません。よって、6月30日、7月31日は「見込金額」で仕訳をしておき、金額がわかったときに差額修正をすることになります。

これをせずに、支払日の8月末に 20,000円をいちどに経費にするのもOKではありますが。

その場合には、「月次決算」に影響が出てしまうから、というのが上記の仕訳を検討する理由です。

1年に1度の決算で見れば「どうせいっしょ」でも、ひと月に1度の月次決算では「どうせいっしょ」とは言えない。そういうこともあるわけです。

ここもまた重要性の原則(水道代の金額の大小)をふまえて、支払日で経費にOKとするのか、正しく使用日に経費にするのか、で考えてみましょう。

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まとめ

電気・ガス・水道代を、支払日に経費計上するのはOKです。けれども、本来、使用日に計上するのが正しい処理だと言えます。

よって、「支払日でもOK」である理由は押さえておくようにしましょう ↓

電気・ガス・水道代の経費計上が「支払日でもOK」の理由
  1. 大勢に影響がないから
  2. 1年で見ればどうせいっしょだから

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「銀行融資」と「税理士レス経理」支援を得意にする、横浜在住・ひとり税理士ブロガーです。ブログ・メルマガ毎日執筆、セミナー毎月開催中。ランニング、ディズニーリゾート好きです。