依頼されたらみずから期限を決める・伝える3つのメリット

依頼されたらみずから期限を決める・伝える3つのメリット

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ご依頼やご相談などを受けた際、「期限」を決めて、それをお伝えするようにしています。

みずから期限を決めて、伝える。そこには3つのメリットがあるから、というお話です。

いついつまでに、と言われなくても。

お客さまからのご依頼やご相談などを受けた際、「期限」を決めて、それをお伝えするようにしています。

たとえ「いついつまでに」と言われなくても、です。

みずから期限を決めて、伝える。そこには3つのメリットがある、と考えています。こちらです ↓

依頼されたらみずから期限を決める・伝える3つのメリット
  1. コミュニケーションエラーが減る
  2. 場当たり対応が減る
  3. ストレスが減る

というわけで。みずから期限を決める・伝えることによる「3つのメリット」について、このあと順番にお話をしていきます。

 

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依頼されたらみずから期限を決める・伝える3つのメリット

《メリット1》コミュニケーションエラーが減る

たとえば、お客さまから「〇〇について教えてください」と依頼をされたとして。即答できればよいのですが、ちょっと調べてから… ということもあるでしょう。

そんなときには「わかりました、〇月〇日までにはご回答します」とお伝えするようにしています。ポイントは「〇月〇日まで」という「期限」です。

とくにお客さまから「いついつまでに」と言われなくても、わたしはできるだけ期限を決めて伝えるようにしています。

なぜなら、もしわたしが逆の立場だったときに、ただただ「わかりました、調べて回答します」とだけ言われたら不安だからです。いったい、いつ回答してもらえるんだろうか… みたいな。

そして、気弱なわたしには(← じぶんで言うな)「いつまでに回答してもらえますか?」とたずねることも苦痛です。

そういう思いをお客さまにはしていただきたくないなぁと考えて、期限を決めてお伝えするようにしています。

それからもうひとつ。期限を決めずにいるとトラブルにもなりがちです。

できるだけ早くご回答します、などとお伝えをしていると。じぶんは1週間くらいのあいだに回答すればいいかなと考えていても、お客さまは3日くらいと考えているかもしれません。

結果、お客さまからは「遅いっ!」というクレームをいただくことがあります(わたしも昔はありました)。1週間かかることをはじめからお伝えしていれば、クレームにはならずに済んだかもしれないのに、です。

この場合、お客さまは「1週間かかったこと」に対して怒っているのではなく、「あらかじめ1週間と伝えてくれなったこと」に怒っている。というのが正しい理解でしょう。

このような「コミュニケーションエラー」を減らすことができるのは、みずから期限を決めて伝えるメリットの1つです。

《メリット2》場当たり対応が減る

ものごとの「期限」を決めずにいると、場当たり対応になりがちです。その場その場で、急ぎのものから手をつける… という場当たり対応。

お客さまからのご依頼やご相談に限らず、あまり褒められた対応とは言えないでしょう。

場当たり対応の問題点として、見込み違いで間に合わなくなることや、「ほんとうにだいじなこと」には手をつけられなくなること(手をつけるのは急ぎのものばかり)などが挙げられるからです。

逆に。期限を決めることができていれば、それらの問題点を克服できる可能性は高まります。

そこで。わたしの場合には、「1日ごとのノート」を管理・運用するのが具体的な方法です。お客さまからの依頼・相談への回答を「タスク」として認識、「1日ごとのノート」に記載します。

たとえば、□□さまから△△の相談を受けた、として。まずは、11月16日までに回答する、との期限を決めてお伝えします。

そして、「11月16日のノート(1日ごとのノート)」に、「□□さまからの△△の相談に回答する」というタスクを記載します。

11月16日の朝になったら、「11月16日のノート(1日ごとのノート)」を確認して、その日1日のなかでいつやるのかをスケジュールして実行する。というのが一連の流れです。ツールとしては Evernoteを使っています ↓

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2018.06.13

ただし、期限当日の11月16日にやるのではギリギリになってしまうので、ほとんどの場合はいくらか前倒しした日付の「1日ごとのノート」に記載をしています。

たとえば、「11月13日のノート(1日ごとのノート)」に、「□□さまからの△△の相談に回答する(11月16日まで)」など、期限がわかるように記載をするわけです。

もちろん、各日付の「1日ごとのノート」には、おおむねその日1日でできるであろう分量のタスクしか記載をしないよう考慮します。

このような「しくみ」によって、わたしは「場当たり対応」を大幅に減らすことができました。しくみの前提でもある、「みずから期限を決めて伝える」のメリットだと言えます。

《メリット3》ストレスが減る

お客さまからのご依頼やご相談などを受けた際には、「期限」を決めて、それをお伝えする。その3つめのメリットは、ストレスが減ることです。

その昔(独立する前、勤め人をしていた時代)、場当たり対応で仕事をしていたわたしはストレスが絶えませんでした。

仕事が「終わらないかもしれない…」というストレスです。

実際に終わらなかったことはまず無かったはずなのですが。根が心配性でもあるわたしは、場当たり対応で先が見えないことへのストレスを抱えていたわけです。

いまは、「なにをいつやればよいか」は、前述した「しくみ」によって管理・運用しているので、ストレスはだいぶ減りました(心配性は治らないので、まったくのゼロではありませんが)。

「なにをいつやればよいか」を決めていると、決めた以降は考える必要がなくなります。

逆に、決めていないと、いつもアタマのなかで「終わらないかもしれない… いつアレをやろうか?」などと考え続けることになる。ストレスが溜まる。これがよくありません。ほんと、よくない。

いつもアタマのなかでよけいな考えごとをしていたのでは、日ごろのパフォーマンスをムダに落とすことになりますし。ストレスを抱えるのは、当然、心身の健康にもよろしくないでしょう。

したがって、お客さまからのご依頼やご相談などを受けた際には、まず「期限」を決めて伝える。決めた期限は「しくみ」で管理・運用するのがおすすめです。

ややもすると、期限を決める・伝えることで、「拘束される(その日までにやらなきゃ!みたいな)」ように感じるかもですが。それも3つのメリットが上回るものと、わたしは考えているところです。

 

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まとめ

お客さまからのご依頼やご相談などを受けた際、「期限」を決めて、それをお伝えするようにしています。

みずから期限を決める・伝えることによるメリットは、わたしにとって大きなものだからです。ご興味あればぜひお試しを!

依頼されたらみずから期限を決める・伝える3つのメリット
  1. コミュニケーションエラーが減る
  2. 場当たり対応が減る
  3. ストレスが減る

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