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銀行対応で口頭ではなく文書にすべきこと3選

銀行対応で口頭ではなく文書にすべきこと3選

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銀行対応で口頭ではなく文書にすべきことについて、その理由もあわせてお話ししていきます。

口頭だけですまそうとしている社長へ。

銀行から融資を受けている会社が、必然的に求められるのが「銀行対応」です。よりスムーズに融資を受けるため、より良い条件で融資を受けるためには、どのような「銀行対応」をするかがカギになります。

この点で、ひとつおすすめなのが「文書」で銀行対応をすることです。口頭だけで対応を済ませるのではなく、文書にしたうえで口頭で伝える。その理由は後述するとして。

銀行対応で口頭ではなく文書にすべきことは、次の3つになります↓

銀行対応で口頭ではなく文書にすべきこと3選
  1. 決算報告
  2. 融資依頼
  3. 会社概要

それではこのあと、順番に見ていきましょう。

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銀行対応で口頭ではなく文書にすべきこと3選

決算報告

毎年の決算が終わって、税務申告が終わったら。税務申告書のコピーをもって、取引銀行に「決算報告」をしにいきましょう。その理由は、次のとおりです↓

  • 決算書の内容をきちんと説明する
  • 資金調達計画を伝えて融資提案をもらう
  • 支店長や融資課長などとも会えるかもしれない

こういったことは、「ただ税務申告書のコピーを渡すだけ」だとうまくいかないものです。というわけで、決算報告に行くわけですが、そのときに「口頭だけ」で済ませてはいけません。

決算報告で伝えようとしている内容を、「文書」にまとめて渡すようにしましょう。なぜなら、決算報告を「口頭だけ」で聞いた銀行は、その内容を覚えてはいないからです。

これはけして、銀行を責めているのではなく。だれだって、聞いた内容をぜんぶ覚えてはいませんよね、という話です。だから、「口頭+文書」で、あとからでも銀行が再確認できるようにしておきます。

銀行が融資の可否を判断する材料のなかでも、「決算書」はとりわけ重要です。決算書の良し悪しで、向こう1年(次の決算書ができるまで)の融資姿勢が決まります。

だとすれば、だいじなことはきちんと伝えきるべきだし、銀行が聞き漏らしたとしても再確認できるようにしておくのが良いでしょう。では、決算報告の「文書」にはなにを書けばいいのか? 次のとおりです↓

  • 決算の概要
  • 問題点と対策
  • 現在の受注状況
  • 資金調達計画

決算の概要は、とくに前期との差異が大きかった項目について、差異が生じた理由を記載します。銀行は、差異の大きい項目に疑問を感じているものです。

問題点と対策は、今回の決算から見た「問題点」と、その「対策」を記載します。銀行は、会社の具体的な取り組み姿勢に安心を感じるものです。

現在の受注状況は、現時点での受注見込みを記載します。銀行は、今後の売上がどうなっていくか(ひいては利益がどうなっていくか)という将来に注目しているものです。

資金調達計画は、向こう1年でどれだけの銀行融資を予定しているか(時期と金額)を記載します。これにより、銀行は貸す気があれば、融資提案をしてくれるはずです。

融資依頼

銀行に融資の依頼をするときには、銀行担当者(渉外担当)にまずは話をする、というケースが多いでしょう。このとき、口頭だけで済ませるのはおすすめしません。

なぜなら、「言った言わない」のトラブルになる可能性があるからです。

たとえば。銀行担当者にはずいぶん前に、融資の審査を進めてもらうようお願いしたはずのに、いっこうに返事がない。ようすをたずねてみたら、「いますぐの話だとは思っていなかった」と言われてしまう。

というように、こちらは依頼をしたつもりでも、銀行がそう感じていないこともあるので注意しなければいけません。のちのち、「言った言わない」の争いになるのは避けたいものです。

また、銀行担当者は忙しく、ひとりでいくつもの案件を抱えています。ゆえに、取り組みやすい案件(書類がそろっている、融資金が大きいなど)から優先的に対応することもあるでしょう。

結果として、こちらの融資審査が後回しにされていたり、保留されていたりするのでは困ります。ですから、「文書」にして依頼することで、銀行担当者にプレッシャーをかけることも大切です。

では、融資依頼の「文書」にはなにを書けばいいのか? 次のとおりです↓

  • 資金使途
  • 返済方法・返済原資
  • 融資希望時期

資金使途は、設備資金なのか・運転資金なのかといった「使いみち」を記載します。銀行は、資金使途がないおカネを融資することはありません。

返済方法・返済原資は、返済期間何年で返済をするつもりなのか、返済の原資はなんなのかを記載します。たとえば設備資金なら、耐用年数と同じくらいの返済期間で、返済原資は設備投資による増益分で、といった具合です。

融資希望時期は、いつまでに融資が必要なのかを記載します。たとえば設備資金なら、「いついつに設備購入代金を支払予定なので、それまでに融資が必要」といった具合です。

融資依頼に限らず、融資条件(金利、担保・保証など)の交渉、リスケジュール(返済猶予)の依頼などについても、やはり「文書」をつくるようにしましょう。理由は、融資依頼と同じです。

会社概要

銀行対応では、会社概要を銀行に伝える場面がいくどもあります。あたらしく取引をはじめる銀行に対してはもちろんのこと。すでに取引をしている銀行でも、担当者が替われば、会社概要はあらためて伝えるべきものだと言えます。

誤解を恐れずに言えば、銀行では「引き継ぎ」が不十分だからです。前任担当者から後任担当者には、じゅうぶんに引き継ぎはされていないと考えておいたほうがいいでしょう。

銀行のしくみ上、引き継ぎの「時間」が短く、時間内にじゅうぶんな引き継ぎをするのはまずムリだ。という話を、銀行員の方からは聞いたことがあります。

ですから、担当者が替わったときには、まず自社のことを知ってもらうために、会社概要をあらためて伝える必要があるわけです。そのときに、「文書」になっていると便利でしょう。

いちど会社概要を文書にまとめておけば、銀行対応の場面では、なんども利用できます。

文書を渡された銀行担当者も、口頭だけの伝達よりも助かるはずです。口頭だけの伝達となると、どうしても聞き漏れが起きますから。文書+口頭であれば、銀行担当者も安心して話に集中できるでしょう。

では、会社概要の「文書」にはなにを書けばいいのか? 次のとおりです↓

  • 会社名
  • 所在地
  • 電話番号、FAX番号
  • WEBサイトのURL
  • 代表者名
  • 事業内容、取り扱い商品・サービス
  • 設立年月日
  • 会社沿革
  • 資本金
  • 主要株主
  • 役員一覧
  • 従業員数
  • 主要取引先
  • 関連会社 など

上記の内容に「更新事項」があれば、すぐに文書を更新します。そのうえで、各銀行の担当者に渡すことを習慣にしておくとよいでしょう。

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まとめ

銀行対応で口頭ではなく文書にすべきことについて、その理由もあわせてお話ししてきました。

文書をつくるのは「手間」ですが、「口頭」だけではえられないメリットもあります。よりスムーズに融資を受けるため、より良い条件で融資を受けるために、「文書」をつくるようにしましょう。

銀行対応で口頭ではなく文書にすべきこと3選
  1. 決算報告
  2. 融資依頼
  3. 会社概要

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