スケジュールやToDo、なかなかうまく管理できないなぁ･･･
多くのビジネスパーソンを悩ませるのが自分管理、自己管理。世に多くの「ツール」が提供されているにも関わらず。なかなか解決しないその悩み。
いくら毎年手帳を変えてみたところで、やっぱり悩みは変わりません。さぁ、どうする？
メモ、ToDo、アポイント、スケジュールは四位一体でなければ意味がない！
年末、年度末になるとにぎわう手帳売場。手帳を変えると、自分管理・自己管理もなんだか変わりそうな気がする～。ないと思います。当然ながら、「使い方」の問題です。
四位一体の姿とは
自分管理・自己管理には、４つの要素があります。メモ、ToDo、アポイント、スケジュールの４つです。
「うまくいかないなぁ･･･」というのは、これらが単体として機能している場合です。うまくいくには、４つを結び付けて機能させることがカギになります。図解すると、
しくみが必要
メモ、ToDo、アポイント、スケジュールの４つの要素には、それぞれに「できること・できないこと」があります。
そのことを理解したうえで、４つの要素を結び付けて「しくみ」にしたのが上図です。メモ、ToDo、アポイント、スケジュールが四位一体です。
この「しくみ」のこと、そして、わたしが使っているツールについてをお話していきます。
それ、スケジュールじゃないから。
多くの人が口にしている「スケジュール」は、実はスケジュールではありません。
手帳に書いてあるのは「アポイント」
自分の手帳を見ながら「きょうのスケジュールは･･･」と言っているのは。厳密に言うと、それはスケジュールではありません。
手帳やカレンダーに書いてあるのは、どこどこへ行く、だれだれと会うなど。言うなれば、それは「アポイント」です。アポイント以外の「余白」はどれだけあるでしょう？
その余白を、余白のままとしているところに、自分管理・自己管理の失敗があります。
スケジュールとは、アポイント以外の「余白の時間」の使い方を決めることです。
「手帳の余白＝時間がある」という錯覚
手帳の余白は、あたかも時間が空いているかのような錯覚を生み出します。やるべきこともやりたいことも、その時間でやればいいや。
そんな「時間に対する過大評価」が、あれもできなかった、きょうもできなかった、という結果につながります。わたしたちは無自覚に、実に頻繁に、時間の見積もりを誤っているからです。
時間は、自分が思っているほど多くはありません。
たどり着いたスケジュールツール「TaskChute」
いまわたしが使っているスケジュールツールが「TaskChute Cloud」です。スケジュールの余白を許さず、時間を管理・記録するのにとても有効なツールです。
ちなみに。余白のないスケジュールとは、見た目ガチガチではあります。ただここで勘違いしてはいけないのが、ガチガチのスケジュールを守れるかどうかは二の次三の次だということ。
たいせつなことは、余白をどう使うのかという意思を持つことです。ここは話すと長くなるので、詳しくはコチラの記事をどうぞ。
スケジュールの余白には、ToDoが必要
手帳やカレンダーの余白で「やるべきこと・やりたいこと」として。ToDo管理も必要です。
列挙されたToDoでは役に立たない
スケジュールとは、「アポイント以外の余白の時間の使い方を決めること」だとお話ししました。そのための材料になるのが「ToDo」です。
「やるべきこと・やりたいこと」が列挙してあれば、それでいいかというとそうではありません。時間は思っているほどないのです。
Todoには優先順位があるべきであり、その判断基準が求められます。
時間管理のマトリックスでToDoを分ける
わたしは列挙したToDoについて、有名な時間管理のマトリックスで分類しています。
緊急性・期限のあるものに注意しながら、スケジュールに落とし込みますが。いちばん大事なのは、「緊急ではないが重要」なもの。
たとえば、勉強や読書などの自己研鑽、あたらしい仕事の検討など。いますぐにやらなくても、いますぐ困らないこと。でも、やらないとのちのち困るもの。
やるべきは「緊急ではないが重要」なToDoを、きょうのスケジュールに落とすことです。
ToDo管理ツールは「Evernote」
ToDoを管理するにあたって、わたしは「Evernote」を使っています。マルチデバイス（PCでもスマホでも使える）だから、というのが一番の理由です。
また、ToDoに限らず。多くの情報をEvernoteで管理しています。仕事ネタ、ブログネタ、読書メモ、買い物リスト、ビジョン管理などなど。多岐にわたる多くの情報を整理するのに便利なツールです。
情報はいざという時に手元になければ役に立ちません。すぐに見つけられなければ意味がありません。
すべての元はメモにある
スケジュールはアポイントとToDoから成る。アポイントとToDoは？メモから成ります。
ToDoに必要な「整理のワンクッション」
情報を前にしたとき。アポイントであればすぐに認識して、直接スケジュールに落とし込むことでしょう。
いっぽうでToDoはどうかというと。いちど整理が必要な場合がほとんどです。整理についてはさきほど、時間のマトリックスで見たととおり。
ところが情報を前にして、整理をしている余裕があるケースばかりではありません。その場合には。ひとまず保留して、あとで考えよう。ということになります。
ヒトは忘れる
そのとき思いついたことも、いいなと感じたことも。ヒトはすぐに忘れます。忘れにくい人と忘れやすい人がいるものの、記録が記憶に劣ることはありません。
自分にとって意義ある行動につながるはずの、せっかくの情報も。忘れてしまっていたのでは、ToDoもスケジュールもあったもんじゃない。
まずは「記憶に頼らず、記録する」ことです。
あらゆるメモシーンに応える「PostEver2」と「abrAsus 保存するメモ帳」
わたしがメモツールとして使っているのは、iPhoneアプリの「PostEver2」と「abrAsus 保存するメモ帳」の２つです。
「PostEver2」は、アプリの起動が速く、すぐにメモできます。おまけに、ToDo整理で使う「Evernote」にデータを連携してくれる優れモノ。じゃあ、「PostEver2」だけでいいかというとそうでもない。
スマホをいじっていることが絵面として良くないシーンというのはあるものです。さらには、スマホで「絵や図」を描くのは難しいものがあります。
ということで、メモには「紙」というアナログツールを備えておくことも肝要です。それが「abrAsus 保存するメモ帳」。
メモにもTPOの分別を。
アポイントを家族と共有する
おまけ的に、アポイントに関するわたしのツールについて。
キホンはGoogleカレンダーを共有設定
自宅兼オフィスで仕事をしていると、仕事と家庭間の距離は短く。妻との情報共有ということで、スケジュールを共有をしています。
方法としては、わたしも妻もそれぞれGoogleアカウントで、それぞれのGoogleカレンダーを持ちます。
そのお互いのGoogleカレンダーを共有することで、仕事（わたし）と家庭（妻）の予定を共有しているわけです。
iPhoneアプリは「Calendars」
PCではGoogleカレンダーでアポイント管理をしていますが。iPhoneアプリのGoogleカレンダーは使っていません。なんか見にくいから。
ここ数年使い続けているのは、「Calendars」というアプリです。Googleカレンダーに常時同期してくれるので重宝しています。
カレンダーアプリは多々ありますが。デザインが見やすい、操作もしやすいことに加え。動作が安定している、きちんとアップデートが続いている点も評価しています。
トドメの「Slack」
Googleカレンダーにお互いのアポイントを入れているわけですが。基本的に、追加・修正・削除については、自ら確認をしないとわかりません。
特に、相手が予定を修正・削除した際には聞かずとも知りたいのがホンネです。ということで使っているアプリが「Slack」です。
このアプリを設定することで、Googleカレンダーに追加・変更・削除があった際には通知を受けられるようになります。
まとめ
メモ、ToDo、アポイント、スケジュールについてお話してきました。
アポイントやToDoの管理には多くの人が取り組んでいるものの。その前段のメモ、後段のスケジュールとなるとそうでもありません。
自分管理・自己管理で差をつけるなら。メモへの姿勢と、スケジュールへの覚悟を見直すことからはじめてみましょう。
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きょうの執筆後記
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記事中で紹介した「TaskChute」によるスケジュール管理をはじめて随分とたちますが。予定通りに済んだという日は、ただの1日もありません。
ほら今日もまた、ブログの執筆時間が超過しているし･･･。でも、そういうことを通じて、時間の見積もり感覚やスケジュール修正能力を養っております(笑)
