パフォーマンスを上げるための「あえて忘れる力」

信頼できるシステム

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気がかりを抱えていると、「集中する」ことが難しくなります。
別なことが気になって、目の前のことがはかどらない・・・
誰でも経験がありますよね。

必要ないことを考えるからダメになる

「集中する」ためにはどうすればよいのか?
結論。「いま考える必要がないことは頭からすべて追い出す」ことです。

集中できない理由

ひとまず、ビジネスの場面を想定します。
たとえば、これからやらなくてはいけないことをすぐに言えますか?

「ちょっと待って、いま思い出すから」
「手帳に書いてあるんだけど。どこのページだったかなぁ・・・」
「会社のPCモニターにふせんが貼ってあるんだけど。なんだったっけ?」

こういう状態は仕事のパフォーマンスを下げることにつながります。
「やらなくてはいけないこと」を思い出すときに時間がかかることはもちろんですが、
それ以外の時にも常に、脳と心に負担を与えているからです。

脳と心の負担とはどういうことか。
「思い出すべきこと」について、脳はその記憶を保持しようとします(※下記注)。
なにかをしている最中に、「そういえばあれなんだったかなぁ・・・」ということはありますよね。あれです。
そのとき脳は目の前の「なにか」とは別に、余計な負担を強いられています。
結果、目の前の仕事のパフォーマンスは低下します。
思い出すことに脳の一部を使ってしまっているのですから当然です。

一方で、心の負担とはなにか。
「なんだったかなぁ、思い出せないなぁ」というモヤモヤした状態。
これは不安や心配となって、精神的によくない状態といえます。

また、思い出せてはいたとしても、「あれもやれなきゃ、これもやらなきゃ」という混乱を抱えているのもよくありません。
焦りやイライラなど、やはり不安や心配となって
目の前の仕事のパフォーマンスに少なからず影響を与えることでしょう。

「やらなくてはいけないことがある」こと自体は当たり前であり問題ではありません。
問題なのは「やらなくてはいいけないこと」をいつも気にかけていること。
気にかけてしまっていることです。そう、これはストレス。
心の負担とはストレスなのです。
ストレスが仕事のパフォーマンスに影響を与えることは言うまでもないでしょう。

信頼できるシステムを考える

では脳と心の負担を克服するために、「いま考える必要がないことは頭からすべて追い出す」にはどうすればよいか。
それは、「信頼できるシステムに預ける」ことです。

信頼できるシステム?なんだそれ?という感じですよね。
要は、脳や心に負担をかけない「別の場所」を用意するということです。
そこに、「やらなくてはいけないこと、やるべきこと、やりたいこと」などすべてを預けます。
具体的には「信頼できるシステム」として、メモ用紙や手帳、PCソフト、WEBサービスなど自分にあった場所を探すことになります。

実はこれ、GTD(Getting Things Done”仕事を成し遂げる”)という手法がベースです。
有名な仕事術のひとつですので、知っている方も多いでしょう。

GTDは、やらなければならない仕事に関する情報を蓄え、追跡し、思い出すことを、
簡単にするにはどうすればよいかという心理学的基礎に基づいている。
・・・中略・・・
われわれの頭や心理にある「思い出すシステム」は非効率で、
その時その場所ですべきことを思い出すことはめったにないという。
よって、「信頼できるシステム」の文脈にしたがって、
すべき仕事を紙や電子機器に書き出して蓄積した「次の行動リスト」は
われわれの心を外側から支援する役割を果たし、
われわれが正しいときに正しいことを思い出すことを確実にしてくれる。

Getting Things Done/ウィキペディア

詳しく知りたい方は下記の書籍を参考にしていただきたいのですが、自分が使っている「信頼できるシステム」について、今回はさわりだけをお話ししたいと思います。

 

またしてもEvernote

「信頼できるシステム」として、自分は読書管理で以前に紹介したEvernote(エバーノート)を使っています。

読書でしっかりアウトプットするための3つのポイントとEvernote活用術

2016.04.25

Evernoteはどのデバイス(スマホ、タブレット、PC)からでも、自分のデータにアクセスできるWEB上のドキュメント管理システム。
今回でいうと、WEB上にあるシステム手帳のイメージです。
会社にいるときも、家にいるときも、そして外にいるときでも、「信頼できるシステム」を呼び出せる点で「紙」にはない強みを発揮します。
いつも必要な分だけの「紙」を持ち歩くわけにはいきません。

ところで、いくらどこにいても見られるからといって、そのことをもって「信頼できるシステム」を手にしたことにはなりません。
ほんとうに大事なことは、
・どのように頭から追い出すか
・追い出したことをどのように整理するか

Evernoteでいえば、頭にあることをEvernoteに追い出すことは自分がしなければいけません。
これは「漏れなくすぐに」やらなければ意味がありません。
「あとで」と言っているようでは、結局、頭の中に残していることになります。
手帳でもなんでも、手にしたことで満足してしまうこと、ありますよね。
勝負はその先であることを強く認識する必要があります。

また、うまく頭からEvernoteに追い出せたとしても、その後の情報整理が不十分であれば「ほんとうに忘れてしまった」ことになりかねません。
「あえて忘れることができる、必要なときに思い出させてくれる」システムだから信頼できるのです。

追い出すこと、整理することに時間と手間はかかります。
習慣化するための根気も必要です。
それでも、その引き換えに得ることができる脳と心の解放感には十分な価値がある。
自分はそう感じて続けています。

自分が続けているEvernoteの使い方、他のアプリとの連携など、信頼できるシステムづくりの具体的コツはあらためてお話ししていきます。
↓↓ つづく ↓↓

もう覚えるのやめた!あえて忘れる力~実践編 その1

2016.05.04

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  きょうの執筆後記
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フリーランスになってはじめてのGWを過ごしています。
文字通りのGWです。休みです。休みを休みとして過ごすことも仕事力のひとつ。

 

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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!