税務署に負けない!家事関連費の仕訳・按分・書類の経理処理

家事関連費

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仕事とプライベートとが混じった費用である「家事関連費」。たとえば、自宅兼事務所の家賃。

「どこまで経費にできるか?」をめぐり、税務調査での争点になることも少なくありません。

というわけで。「税務署に負けない!家事関連費の仕訳・按分・書類の経理処理」と題して、お話をしていきます。

税務署に負けない家事関連費の経理処理

仕事とプライベートとが混じった費用である「家事関連費」。その経理処理は、個人事業者・フリーランスにとっての悩みどころと言えます。

たとえば。家事関連費の代表格である「自宅兼事務所の家賃」。そのうち、何割が仕事としての経費に認められるのか? 

割合を大きくして、できるだけたくさん経費にしたい気持ちはヤマヤマですが。あとで税務署に目をつけられるのもちょっとイヤだ。悩みどころです。

税務調査で問題にされ、修正をさせられるようなことは避けたい。本来、勝ち負けではないものの、それでも税務署には負けたくない。わかります、わかります。

そんな「家事関連費」について。按分(何割を経費にするか)・仕訳・書類の保存などの経理処理はどうしたら良いのか、をお話をします。

本記事の要点さきどり
  • 仕事とプライベートの割合を決める(按分)のコツは「やりすぎない」
  • 仕訳は「手間」を惜しまず2本立て
  • 書類も「手間」を惜しまず保存する

 

はじめに「家事関連費」とは

具体的な経理処理をお話する前に、「家事関連費とは」について確認をしておきましょう。サクッと済ませていきます。

家事関連費のカンタン定義

家事関連費とは? ということで、家事関連費を定義してみます。こちらです ↓

家事関連費のカンタン定義

家事関連費とは、「仕事とプライベートとが混じった費用」である

上記は、「税法」で示されるところの厳密な定義ではありません。小難しい表現はとっぱらって、必要なエッセンス(要素)だけを取り出したのが上記の定義です。

ですから、税理士などの専門家の方々からは「なんたる不正確!」とのお叱りを受けそうです。まぁ、わたしも税理士なんですけど。当ブログでは、わかりやすさ重視ということで行ってみます。

話を戻して。家事関連費とは、仕事とプライベートとが混じった費用です。

経理に不慣れだと、「プライベートが混じっている」から経費にはならないだろう、と家事関連費を見逃してしまうことが少なくありません。経費にはならない、と考えてしまう。

家事関連費は、その全額を経費にすることはできませんが、一部を経費にすることができます。見逃してしまえば、その分、税金が高くなってしまいます。

もったいない。なので、見逃さないように気をつけましょう。ということで、家事関連費の一例を掲載しておきます ↓

家事関連費の一例(狭義)
  • 自宅兼事務所の家賃(持ち家の場合には減価償却費、固定資産税、住宅ローンの利息、火災保険料など)
  • 自宅兼事務所の電気代、水道代、ガス代
  • 自宅兼事務所の電話代、インターネット利用料
  • 自宅兼事務所の修繕費
  • 仕事とプライベート両方で使う携帯電話関連費用(購入代金、音声通話料、パケット通信料など)
  • 仕事とプライベート両方で使う自動車関連費用(購入代金、駐車料金、高速道路利用料、車検費用、自動車税、自動車保険料など)

などなど

ここも押さえて! 家事関連費の「広義」の一例

前述した「家事関連費の一例」は言うなれば「狭義」の一例でした。家事関連費についての、狭い部分での具体例。

そこに加えて、もう少し広く家事関連費をとらえる場合の具体例にも触れておきます。こちらは言うなれば「広義」の一例。

ちなみに、ここで言う「狭義」とか「広義」とかは、わたしの個人的解釈です。世間一般の方に向かって「家事関連費の広義の一例」と言っても、相手は首を傾げるばかりですから悪しからず。

では、広義の家事関連費の一例を掲載します ↓

家事関連費の一例(広義)
  • 仕事関係者でもあり、友人知人関係でもある人とのゴルフプレー代
  • 仕事関係者でもあり、友人知人関係でもある人との飲食代
  • ひとりで利用したカフェ・ファミレスなどでのお茶代
  • 仕事でもプライベートでもたくさんの本を買う人の書籍代 

などなど

上記の「一例」を見て感じるのは、「あぁ、なんかビミョーな費用だな」ということです。仕事でもあるし、プライベートでもある。そういう費用。

100%仕事として全額経費にするのは気が引けるが、100%プライベートとして全額経費から外すのは腹が立つ(腹は立たなくてもいいですね、悔しいくらいでじゅうぶんです)。

このあたりの費用も、見方によっては「仕事とプライベートとが混じった費用」と見れるわけで。家事関連費の広義の一例として押さえたうえで、次のお話に進みます。

 

按分割合のコツは「やりすぎ厳禁」

ここからは、家事関連費の経理処理の話です。まずは、按分(あんぶん)割合について。

按分割合とは、「仕事とプライベートの割合(何%と何%に分けるのか?)」のことです。ある家事関連費を、仕事とプライベート、何対何と考えるのかということ。

たとえば。自宅兼事務所の家賃 100,000円について。按分割合は、仕事40%、プライベート60%だとしたら? 40,000円(100,000円×40%)が仕事として経費になります。

このときの「仕事40%」という割合のことを「事業用割合」と呼んだりします。事業(仕事)部分の割合、との意味ですね。

事業用割合という用語まで覚える必要はありませんが、家事関連費の金額と按分の考え方はしっかりと押さえておきましょう。

「仕事部分の割合」をどう決めるのか?

個人事業者・フリーランスにとって、「仕事部分の割合(事業用割合)」は大きな関心事です。なにしろ、この割合が大きいほど、経費にできる金額が大きくなる。税金が安くなる。

いっぽうで。税務署はどうでしょう? 税金が安くなるというのは、税務署的におもしろいことではありません。ほんとうに正しい割合なのか、と疑いたくもなるでしょう。

ですから、「割合を決めるときはじゅうぶんに気を付けて!」というのが、わたしからのひとまずのメッセージです。

とはいえ、「気を付けて」って、どう気をつけろと? 具体的にどうしろと? との声が聴こえますから、回答いたします。家事関連費の割合の決め方はとおりです ↓

家事関連費の割合の決め方

【 タテマエ 】事実にしたがって、合理的・論理的に説明できる「割合」に決める

【 ホンネ 】常識的にやりすぎないていどの「割合」に決める

そろそろ本気で、税理士の先生方から叱られそうな気がしてきました。「タテマエ」とかヘンな表現使うな、って話ですね。まぁ、いいでしょう。わかりやすさ重視でこのまま行きます。

上記のとおり、タテマエとしては「事実にしたがって」「合理的かつ論理的に」割合を決める。前述した「家事関連費の一例」をもとに具体例で考えてみましょう ↓

狭義の家事関連費の割合の基準
  • 自宅兼事務所の家賃 ・・・ 実際の仕事スペースと生活スペースとの面積比
  • 自宅兼事務所の電気代、水道代、ガス代 ・・・ 実際の仕事スペースと生活スペースとの面積比
  • 自宅兼事務所の電話代、インターネット利用料 ・・・ 実際の仕事とプライベートでの利用時間比
  • 自宅兼事務所の修繕費 ・・・ 実際の仕事スペースと生活スペースとの面積比
  • 仕事とプライベート両方で使う携帯電話関連費用 ・・・ 実際の仕事とプライベートでの利用時間比
  • 仕事とプライベート両方で使う自動車関連費用 ・・・ 実際の仕事利用とプライベート利用での走行距離比

上記を見てわかるとおり、「実際の~」ということですから、「事実にしたがって」います。面積比や利用時間比なども「合理的かつ論理的」であり明瞭な基準です。

たとえば、自宅兼事務所の家賃は、 実際の仕事スペースと生活スペースとの面積比を基準に割合を決める。理屈としては、たいへんよく理解できます。

しかし現実には、これらをどこまで厳密にやるか、やれるのか? という問題が残ります。電話の利用時間なんてほんとうに記録取るの? 取れるの? みたいなことです。

その点で、杓子定規な【 タテマエ】を補う考え方として、【 ホンネ 】が必要になります。常識的にやりすぎないていどの「割合」に決める。決めてしまう。

携帯電話であれば、「だいたい仕事8割でプライベート2割の使い方」。だから、仕事8割で経費にする。これが【 ホンネ 】です。そんなことで、税務署はだいじょうぶなのか?

「だいたい」のように少々合理性や論理性を欠いた割合だとしても、「常識的」である限りは、税務署もそう目くじらを立てることはありません(絶対ではないが、可能性としては小さい)。

ただし、「そうか、”だいたい”でもいいのか」と拡大解釈し、「仕事100%」とか言い出してしまうと税務署も放ってはおきません。「常識的」ではないからです。やりすぎ。

携帯電話は1台しか持たず、仕事でもプライベートでも共用である場合であれば、まったくプライベートで使わないということはありえませんよね。

結論として。【 タテマエ 】どおりが原則です。事実にしたがって、合理的かつ論理的な基準で割合を求める。それが大原則。

けれども、常識的に、やりすぎないていどの範囲内であれば、それほどまでの厳密さを要しない。じょうずにやりましょう。そういうことです。

広義の家事関連費の割合はどうなのか?

さきほどは「狭義の家事関連費」について、「割合の決め方の基準」を見ました。では、「広義の家事関連費」についてはどうなのか? こちらです ↓

広義の家事関連費の割合の基準
  • 仕事関係者でもあり、友人知人関係でもある人とのゴルフプレー代 ・・・ 〇回に1回は仕事として経費、または、 〇%は仕事として経費
  • 仕事関係者でもあり、友人知人関係でもある人との飲食代 ・・・ 〇回に1回は仕事として経費 、または、〇%は仕事として経費
  • ひとりで利用したカフェ・ファミレスなどでのお茶代 ・・・ 仕事をしていた場合には経費
  • 仕事でもプライベートでもたくさんの本を買う人の書籍代 ・・・ 仕事に関係のある本は経費 

これはもはや「基準」とは言えませんね。そうなんです、広義の家事関連費は「合理的・論理的」な基準がない。経費であることの客観性を持たせることも困難なのです。

たとえば、仕事関係者でもあり、友人知人関係でもある人とのゴルフプレー代。100%仕事でもないが、100%プライベートでもない。

だから、2回に1回分(あるいは全額に対して50%)を経費にしよう、という考え方もアリです(ナシだ、という税理士もいます)。

これはまさに、【 ホンネ 】の考え方ですよね。常識的にやりすぎないていどの割合。であるならば、やはり税務署も問題にはしづらくなります。

本人(個人事業者・フリーランス)が経費だと言っている以上、明確に「ダメだ」と否定するだけの根拠もないからです。

常識的であれば良しとするか、やりすぎでなければ良しとするか、となりがちです(絶対ではありませんが)。

ポイントはさきほどと同じく、「やりすぎない」こと。仕事と関係のないすべてのカフェ代を経費にする。プライベートで読むマンガ代まで経費に突っ込む、というのでは「やりすぎ」です。

 

家事関連費の仕訳は手間を惜しまず2本立て

引き続き経理処理の話として、仕訳について見ていきます。青色申告特別控除65万円の適用を受ける人向けのお話です。

全額を経費にしてから、プライベート分を外す

さっそく、具体例で見ていきましょう。おすすめの仕訳はこちら ↓

狭義の家事関連費の仕訳例

例)携帯電話代 10,000円を現金で支払いました。仕事部分の割合(事業用割合)は70%です。

  • 通信費 10,000 / 現金 10,000
  • 事業主貸(店主貸) 3,000 / 通信費 3,000

ポイントは、いったん支払額の全額を「経費(通信費)」に計上することです。上記1つめの仕訳ですね。

次に、「事業主貸(店主貸)」の勘定科目を使って、仕事以外の部分を「経費(通信費)」から除外します。結果として、「経費(通信費)」には、7,000円が残ります。仕訳2本立て。

メンドーだから、「通信費 7,000 / 現金 7,000」でどうなのか。仕訳1本で済みます。ところが、これはよくありません。

帳簿(仕訳)からは、3,000円(30%)を経費から外したことがわからくなってしまうからです。見ようによっては、携帯電話代を全額経費にしたような帳簿(仕訳)になってしまいます。

税務調査の際には、調査官が帳簿を見たときに誤解を招きかねません。そのときに説明をすればいい、というのではそれこそメンドーです。ゆえに、家事関連費の仕訳は2本立てがキホンになります。

【補足】 カンのいいあなたへ
仕訳1本の場合、そもそも「現金」の残高が合わなくなるじゃないか! と言うのならそのとおりです。
ここでは、事業主がいちど立て替え払いをして、そのあと立替分を精算している経理方法である。ということでご理解ください。

広義の家事関連費の仕訳は1本でOK

ところで。前述した仕訳は「狭義」の家事関連費に関するものでした。

「広義」の家事関連費の仕訳についてはどうかと言うと、1本をおすすめします。いちおう具体例を ↓

広義の家事関連費の仕訳例

例)仕事関係者でもあり、友人知人関係でもある人との飲食代について。仕事分と判断した領収書1枚 20,000円、プライベートと判断した領収書1枚 15,000円。

  • 接待交際費 20,000 / 現金 20,000

さきほどのように2本立てではありません。いったん総額の35,000円を「経費(接待交際費)」に計上して、とはやりません。やってもいいのですが、ジャマくさい仕訳になりかねない。

携帯電話代 10,000円の場合には、領収書が1枚であったから、全額の10,000円をいったん計上しました。

いっぽうで、飲食代の領収書は2枚です。仕事に関係のない領収書はそもそも無視をすればよいわけで。わざわざ2本立てにする必要がありません。

経費になる方の領収書だけを仕訳(接待交際費 / 現金 20,000)すればよく、経費にならない方の領収書の仕訳(事業主貸 / 現金 15,000)はジャマになるばかり。

仕事に関係のない領収書は家計簿(つけているなら)に記載すべきものであって、仕事の帳簿に記載をすべきものではありません。

したがって、領収書1枚に対して、仕事分とプライベート分とが混じっていれば仕訳2本立て。領収書ごとに仕事分とプライベート分とが分かれるのであれば仕訳は1本。このちがいです。

けれども。仕訳1本の場合、帳簿を見てもゴルフ代の一部を経費から除外したことがわからないじゃないか。全額経費に計上したようではないのか? 

そのとおりです。ということで、さいごのお話、「書類の保存」についてを見ていきましょう。

【補足】広義の家事関連費でも2本立て仕訳のケース
広義の家事関連費であっても、仕訳2本立てにすべきケースがあります。広義かつ領収書1枚に対して、仕事分とプライベート分がわかれる場合です。
たとえば、ゴルフプレー代について1枚の領収書を仕事50%・プライベート50%。この領収書については、狭義の家事関連費のように2本立て仕訳がおすすめです。

 

手間を惜しまず書類の保存(広義の家事関連費について)

これでさいごです。書類の保存について。

さきほど、広義の家事関連費である飲食代の仕訳は1本だと言いました。そして、その場合には、仕訳(帳簿)を見ても、経費から除いた飲食代があることがわからない、とも言いました。

その解決策が「書類の保存」です。なにを保存するかと言うと、「経費から除いた費用の領収書」を保存します。

経費の領収書を保存するのは当然として。広義の家事関連費については、経費から除いた分の領収書も保存するのです。

これにより、もし税務調査で「ゴルフ代は全額経費にしちゃってるんですね?」と調査官に言われても。

「そんなことはありませんよ、ほらね」と言って、保存しておいた領収書を証拠品として提示することができます。はっきり言って、これは効きます。

これが、領収書はフツーに捨ててしまっている場合、証拠品もなく口先だけの抵抗になってしまいます。調査官を納得させるにはそれ相応の手間と時間が必要です。それでも納得しないかもしれません。

ただでさえ書類が多いのに、さらに保存するという煩わしさはありますが、対税務署の一手段として覚えておきましょう。

機会が多い、金額が大きい「広義の家事関連費」があるのであれば、経費から除いた分の領収書も保存することをおすすめします。

【補足】 領収書原本の代用品
経費から除いた分の領収書については、原本でなくても良いでしょう。原本をスキャナで電子化したデータでも、捨ててしまうよりはずっとよい。また、家計簿につけているのなら、その家計簿を提示する、というのでも証拠品の役割を果たすでしょう。

 

まとめ

家事関連費の仕訳・按分・書類の経理処理について、お話をしてきました。

【 タテマエ 】と【 ホンネ 】のさじ加減など、簡単ではないのが家事関連費ではありますが。対税務署という点をふまえて、要点を押さえておきましょう。

本記事の要点まとめ
  • 仕事とプライベートの割合を決める(按分)のコツは「やりすぎない」
  • 仕訳は「手間」を惜しまず2本立て
  • 書類も「手間」を惜しまず保存する

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。
フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!