フリーランスが知っておくべき『経理で保存が必要な書類』をまとめ

フリーランスの書類保存




” いったいどの書類を取っておけばいいんだ…? ”

とお迷いのあなたへ。フリーランスが知っておくべき「経理で保存が必要な書類」についてお話をしていきます。

フリーランスが知っておくべき『経理で保存が必要な書類』とは

毎年、確定申告を求められるフリーランスにとって、日々の経理は欠かせません。

その「経理」ですが。会計ソフトの入力などの「作業」だけではなく、「書類の保存」も必要なのはご存知ですか?

「知ってるよ」というあなたも、意外と保存が漏れてしまっている書類があるかもしれません。

必要な書類の保存を怠れば、最悪の場合、「青色申告の取り消し」です。

「いやいや、オレ(ワタシ)は白色だし」と言う場合でも、白色申告にも書類の保存が求められていることをお忘れなく。

というわけで。フリーランスが「経理で保存が必要な書類」を押さえておきましょう ↓

  • 現金で支払いをしたときの書類
  • 銀行預金から支払いをしたときの書類
  • クレジットカードで支払いをしたときの書類
  • 売上が入金されたときの書類

それでは、このあと順番に見ていきましょう。

【参考】保存が必要な「帳簿」もある

本記事でお話をする保存の対象は「書類」です。これとは別に、経理の取引を記録する「帳簿」も保存の対象です。

「帳簿」の具体例としては、青色申告65万円の場合には総勘定元帳や仕訳帳など、それ以外の場合には現金出納帳や経費帳などが挙げられます。

 

現金で支払いをしたときの書類

保存が必要な書類
  • 領収書またはレシート
  • 請求書、見積書、注文書、納品書、契約書

領収書またはレシート

現金で支払いをしたときには、支払いの証拠として「領収書」または「レシート」が重要になります。

基本的には「レシート」でじゅうぶんですが、金額が大きい場合やレシートの記載内容が不十分であるときには、「領収書」を発行してもらいましょう。詳しくはこちら ↓

どうすれば経費にできるの?領収書の正しいもらい方

2016.09.07

なお、領収書やレシートを発行する慣習がない場合(電車・バス代、慶弔金など)や、もらい忘れ・紛失などの事情がある場合には、「出金伝票」で代替する方法も覚えておきましょう。詳しくはこちら ↓

『出金伝票』の使いどころ・使い方・書き方をまとめ

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請求書、見積書、注文書、納品書、契約書

現金払いについて、請求書がある場合。それに関する見積書、注文書、納品書、契約書がある場合には、それらの書類も併せて保存します。

取引の内容や経緯を示すだいじな書類になりますので、きちんと整理しておきましょう。

なお、請求書等がメールやPDFなど電子データである場合、「紙に印刷をして保存」が原則です(例外的に電子保存も認められていますが、そのハードルは低くありません)。

少なくとも、データを整理・保存して、すぐに印刷できる状況にはしておきましょう。

 

銀行預金から支払いをしたときの書類

保存が必要な書類
  • 預金通帳
  • 領収書
  • 請求書、見積書、注文書、納品書、契約書

預金通帳

銀行預金から支払いをしたときには、支払いの証拠として「預金通帳」が重要になります。

したがって、預金通帳はこまめに記帳をするようにしましょう。記帳をせずに長期間放っておくと、その間の取引の記帳が省かれる「おまとめ記帳」になってしまいます。

また、ネット銀行を利用している場合には、WEBサイトから「取引履歴(利用明細)」を印字しておくようにしましょう。紙の通帳の代わりです。

領収書

銀行預金から支払いをする場合には、一般に「領収書」が発行されません。

第三者である銀行を通じて、預金通帳(あるいはWEB明細)に支払いの履歴が残るからです。

それはそれとして、領収書の発行を受けたのであれば保存をしておきましょう。

請求書、見積書、注文書、納品書、契約書

銀行預金からの支払いについて、請求書がある場合。それに関する見積書、注文書、納品書、契約書がある場合には、それらの書類も併せて保存します。

取引の内容や経緯を示すだいじな書類になりますので、きちんと整理しておきましょう。

なお、請求書等がメールやPDFなど電子データである場合、「紙に印刷をして保存」が原則です(例外的に電子保存も認められていますが、そのハードルは低くありません)。

つど印刷をしないまでも、データを整理・保存しておき、すぐに印刷できる状況にはしておきましょう。

 

クレジットカードで支払いをしたときの書類

保存が必要な書類
  • カード利用店舗が発行した領収書またはレシート
  • カード会社が発行した利用明細書
  • 請求書、見積書、注文書、納品書、契約書

カード利用店舗が発行した領収書またはレシート

クレジットカードで支払いをした場合、支払いの証拠として「領収書」または「レシート」が重要になります。

カード会社が発行した「利用明細書」があればいいじゃないか、と言うかもしれませんが、「利用明細書」には日付と利用店舗名の情報しかありません。

したがって、「利用明細書」だけでは、内容(なにを買ったか)の情報が不足することになります。

また、ネットショッピングをした場合には、領収書・レシートが、WEB上の表示やPDFなどの電子データということもあるでしょう。

電子データは「紙に印刷をして保存」が原則です(例外的に電子保存も認められていますが、そのハードルは低くありません)。

つど印刷をしないまでも、データを整理・保存しておき、すぐに印刷できる状況にはしておきましょう。

カード会社が発行した利用明細書

「領収書」または「レシート」だけではなく、支払いの証拠として「利用明細書」も重要です。

領収書やレシートだけでは、その利用額がいつ引きとされた(カード会社に支払った)のかがわかりません。

利用明細書と領収書・レシートは、セットで保存をするようにしましょう。

なお、利用明細書を紙発行ではなく、WEB発行にしている場合。「紙に印刷をして保存」が原則です(例外的に電子保存も認められていますが、そのハードルは低くありません)。

つど印刷をしないまでも、データを整理・保存しておき、すぐに印刷できる状況にはしておきましょう。

請求書、見積書、注文書、納品書、契約書

クレジットカードでの支払いについて、請求書がある場合。それに関する見積書、注文書、納品書、契約書がある場合には、それらの書類も併せて保存します。

取引の内容や経緯を示すだいじな書類になりますので、きちんと整理しておきましょう。

なお、請求書等がメールやPDFなど電子データである場合、「紙に印刷をして保存」が原則です(例外的に電子保存も認められていますが、そのハードルは低くありません)。

つど印刷をしないまでも、データを整理・保存しておき、すぐに印刷できる状況にはしておきましょう。

 

売上が入金されたときの書類

保存が必要な書類
  • 現金受け取りの場合には、領収書の控え
  • 請求書、見積書、注文書、納品書、契約書

現金受け取りの場合には、領収書の控え

売上について、現金で受け取る場合には「領収書」を発行します。「領収書の控え」は現金受取の証拠として重要になります。

まちがいなく発行し、きちんと保存をするようにしましょう。詳しくはこちら ↓

これだけはハズせない!領収書の書き方3つのポイント

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なお、銀行口座への振込については、預金通帳(あるいはWEB明細)が代わりになります。

クレジットカード決済サービスによる入金については、決済サービスの取引履歴などを保存するようにしましょう。

請求書、見積書、注文書、納品書、契約書

売上について、請求書を発行している場合。それに関する見積書、注文書、納品書、契約書がある場合には、それらの書類も併せて保存します。

取引の内容や経緯を示すだいじな書類になりますので、きちんと整理しておきましょう。

なお、フリーランスは売上先との取引について、「契約書」を交わさずに取引をしているケースが少なくありません。

しかしながら、売上代金の値引き・未回収というリスクにつながりかねません。チカラ関係では弱いフリーランスだからこそ、契約書の締結に努めましょう。詳しくはこちら ↓

おカネを受け取るまでが仕事!フリーランスの売掛金回収のポイント

2018.03.15

 

まとめ

フリーランスが知っておくべき「経理で保存が必要な書類」についてお話をしてきました。

あとになって慌てることがないように、日頃から必要な書類の整理・保存をするクセをつけましょう。

なお、書類の種類によって「保存しなければいけない期間」が異なりますが、中でもいちばん長い「7年保存」に統一しておけば迷うことがありません(短いものでも5年保存)。

 

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  きょうの執筆後記
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