Suicaを使うなら『毎日経理』をおすすめする3つの理由【フリーランスの経理】

Suicaと毎日経理




Suicaは、チャージをしたときに仕訳でOK!

って、それ。間違ってますよ。Suicaは、使ったつど仕訳が正解。ゆえに、Suicaを使うなら「毎日経理」をおすすめします、というお話です。

フリーランスが誤解している「Suica」の経理処理

フリーランスの経理(帳簿つけ)について。よくある誤解のひとつに、「Suica(交通系ICカード・電子マネー)」の経理が挙げられます。

具体的には、「Suicaをチャージしたときに仕訳をすればよい」という誤解。たとえば、こういうことです ↓

日付 借方
勘定科目
借方
金額
貸方
勘定科目
貸方
金額
摘要
チャージした日 旅費交通費 10,000 現金 10,000 Suica チャージ代

であるならば。Suicaを使ったときの経理はラクチンでしょう。チャージ代の領収書を見て、仕訳をすればよいだけですから。

ところが、このような経理は「正しい経理」とは言えません。

正しくは、Suicaを使ったつど仕訳をする。チャージ代の仕訳は無し。メンドーで、タイヘンかもしれませんが、これが正解です。

という「前提」を置いたところで。

Suicaを使うなら「毎日経理」をおすすめします。その理由は… というお話をしていきます。理由は次の3つです ↓

Suicaは毎日経理をおすすめする理由
  1. なにしに行ったかを忘れてしまうから
  2. なんのために買ったのかを忘れてしまうから
  3. 溜め込むほどに経理がおっくうになるから

それでは、このあと順番に見ていきましょう。

 

Suicaを使うなら「毎日経理」をおすすめする3つの理由

《理由1》なにしに行ったかを忘れてしまうから

冒頭、「Suicaをチャージしたときに仕訳をすればよい」は間違いですよ、というハナシをしました。正しくは、Suicaを使ったつど仕訳をする。

この点で、Suicaを「電車・バス代の支払い」に使ったときには、Suicaの利用履歴ごとに次のような仕訳をします ↓

日付 借方
勘定科目
借方
金額
貸方
勘定科目
貸方
金額
摘要
Suica使った日 旅費交通費 165 事業主借 165 入 東戸塚 出 横浜 〇〇さん 経理コンサル
【参考】「事業主借」について

Suicaにチャージしたとき、利用したときは、いずれも貸方・勘定科目に「事業主借」を使うとよいでしょう。

これであれば、Suicaの残高を「経理上」管理する必要がなく、1枚のSuicaを仕事でもプライベートでも使っている場合にも有効です。

上記仕訳は、お客さまである〇〇さんの経理コンサルティングをするために、東戸塚駅から横浜駅まで電車に乗りました、という例です。

摘要にこれだけ書くとは、なんとまぁ、メンドーなことか… と思われるかもしれませんが。上記の仕訳でだいじなのは、「なにしに行ったか?」です。とくに「〇〇さん 経理コンサル」の部分。

同じ「横浜」に行くのでも、仕事で行くこともあれば、プライベートで行くこともあるわけで。Suicaはどちらの場合にも使えます。

当然、フリーランスが「経費」にできるのは「仕事で行った」部分だけ。だから、Suicaを使ったつど仕訳をして、「仕事で行った」を明らかにする必要があるのです。

「仕事用とプライベート用のSuicaを分けている」と言うかもしれませんが、それとて「ほんとうに仕事かどうか」は、明細を見なければわかりません。

でも、利用履歴ならば券売機からプリントアウトできる、モバイルSuicaならネットで見れるじゃないか。とも言われるかもしれませんが。

「なにしに行ったか?」までは印字・表示されません。利用履歴からわかることは、「どこへ行ったか?」までです。やはり「仕事で行った」は、じぶんで明らかにしなければいけないのです。

というわけで、電車・バス代の支払いのつど仕訳をするとなると。電車・バスの利用が多い人ほど、時間がたてば「なにしに行ったか?」を忘れてしまうことでしょう。

ゆえに、Suicaを使うのであれば、忘れないうちに「毎日経理」をするのがおすすめです。わたし自身、毎朝、前日に利用した分の経理を済ませるようにしています。

【参考】「クラウド会計+モバイルSuica」なら

クラウド会計を使って経理をしていて、モバイルSuicaを使っているのなら。Suicaの利用履歴を、クラウド会計に取り込むことができます。

この場合、電車の利用区間は「入 東戸塚 出 横浜」などと表示されますから、それに加えて「〇〇さん 経理コンサル」などの情報を入力するとよいでしょう。

《理由2》なんのために買ったのかを忘れてしまうから

いまやSuicaは、電車・バス代の支払いに限らず、いろいろな「お買い物」にまで使えるようになりました。その利用範囲は広がるばかりです。

と、便利でいろいろ使えるSuicaだからこそ、「チャージしたときに仕訳」をしていたのでは問題が起きてしまいます。

電車・バス代の問題と同じく、そのお買い物が、仕事用なのかプライベート用なのかがわからないからです。

いやいや、仕事用とプライベート用のSuicaを使い分けているんだ。と言われるかもしれませんが。

チャージ代を「旅費交通費」で仕訳してしまったら、「お買い物」という内容と勘定科目とにズレが生じてしまいます。

ですから、Suicaでのお買い物については、Suicaを使ったつど、その内容に応じて仕訳をしましょう。たとえば、次のとおりです ↓

日付 借方
勘定科目
借方
金額
貸方
勘定科目
貸方
金額
摘要
Suica使った日 接待交際費 3,240 事業主借 3,240 △△百貨店 〇〇さん 手土産

上記仕訳は「接待交際費」の例ですが、ほかにも、備品類を買ったら「消耗品費」、カフェで仕事をしたら「会議費」、本を買ったら「新聞図書費」などいろいろです。

いろいろなのですが。お買い物をした際の、Suicaの利用履歴には「物販」と表示されるのみ。Suica利用時の「レシート」をきちんと受け取り、失くさないようにしましょう。

ここでのだいじなポイントは、「なんのために買ったのか?」です。レシートに印字されるのは「なにを買ったか」までであり、「なんのために」がありません。

なにを買ったかしかわからなければ、そのお買い物が仕事用なのかプライベート用なのかを明らかにすることができない。

したがって、「なんのために」は、じぶんで明らかにしなければいけません。上記仕訳で言えば、「〇〇さん 手土産」の部分です。

というわけで、お買い物のつど仕訳をするとなると。お買い物が多い人ほど、時間がたてば「なんのために買ったのか?」を忘れてしまうことでしょう。

やはり、忘れないうちに「毎日経理」をするのがおすすめです。当日、翌日であれば、レシートを見てすぐに思い出すことができますから。

《理由3》溜め込むほどに経理がおっくうになるから

Suicaを使うのであれば「毎日経理」をおすすめする、さいごの理由。

それは、Suicaの仕訳を溜め込むほどに経理をするのがおっくうになるから、です。

Suicaは「チャージをしたときではなく、使ったつど仕訳をする」ということについては、ここまでお話をしてきたとおりです。

であるならば。Suicaを便利に多用すればするほど、すべき仕訳は増えることになります。Suicaをよく使う人ほど、仕訳の作業が増えるのです。

この点で、クラウド会計とモバイルSuicaを組み合わせて、省力化できる部分(日付・金額・利用区間の入力)はありますが。

それでも、省力化できない部分(なにしに行ったか・なんのために買ったかの入力)は、作業として残ります。

いずれにせよ、Suicaを使えば、仕訳が必要になる。仕訳をせずにいれば、どんどん作業が溜まる。作業が溜まると、経理をするのがおっくうになる。

おっくうになるから、確定申告期限ギリギリになってタイヘンな思いをする… ということが起こりえます。

タイヘンな思いをするだけではなく、「なにしに行ったか・なんのために買ったか」が思い出せずに経費にしそびれると、「税金がムダに増える」という損にもつながります。

Suicaに限らずですが、溜め込んで良いことなどなにもない、と心得ておきましょう。フリーランスは、毎日経理がおすすめです。

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まとめ

Suicaを使うなら「毎日経理」をおすすめする3つの理由についてお話をしてきました。

まずは「Suicaをチャージしたときに仕訳をすればよい」という誤解に気をつける。正しくは、「使ったつど仕訳をする」です。

そのうえで、Suicaは毎日経理するのがおすすめです。

Suicaは毎日経理をおすすめする理由
  1. なにしに行ったかを忘れてしまうから
  2. なんのために買ったのかを忘れてしまうから
  3. 溜め込むほどに経理がおっくうになるから

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