現金出納帳の作り方を調べる前に『そもそも作らない』のはどう？

「現金出納帳の作り方を調べよう」

って、ちょっと待った。その現金出納帳、ほんとうに作る必要ありますか？ そもそも現金出納帳を作らないという選択肢もありますよ、というお話です。

現金出納帳の作り方、調べる必要はありますか？

会社・個人事業者には欠かせない経理（帳簿つけ）について。

当ブログサイトには「現金出納帳　作り方」の検索ワードで訪れるヒトが少なくありません。

でも、ちょっと待って。

現金出納帳を作る必要がほんとうにあるのだろうか？ 「そもそも作らない」という選択肢は検討のうえなのだろうか？

ということで。わたしが考える「現金出納帳を作らないほうがいいケース」を挙げてみることにします。次の３つです ↓

上記３つのケースそれぞれについて、説明を加えます。

仕事のサイフと私生活のサイフとを分けていない

会社・個人事業者が作る現金出納帳。ここで言う「現金」とは、「仕事で使う現金」を指しています。

言い換えると。現金出納帳につけるのは、仕事用の現金が対象であって、私生活の現金は対象ではない。ということになります。

などと言いますと。「そんなのあたりまえじゃないか」と思われるかもしれません。では、聞きます。

社長、あるいは個人事業者のあなたは、仕事用の現金と私生活用の現金とを使い分けていますか？ サイフのなかにある現金を、仕事で使ったり、私生活で使ったりしていませんか？

これに対して、現金に仕事用も私生活用もない。仕事でも私生活でも、同じひとつのサイフのなかから現金を使っている。と言うのなら。

現金出納帳をつけるのはムリです。なぜなら、「いま現在、仕事用の現金の残高がいくらあるのか」を知ることができないから。

にもかかわらず、現金出納帳を作っているケースはあるわけですが。出納帳の現金残高が、実際の現金残高と合っているか確かめようがありません。

したがって、事実（実際の現金残高）を確かめることができない、つまり、事実かどうかわからない現金出納帳など、そもそも作らないほうがよいでしょう。

現金を数えるのがメンドー

もし仮に、前述の「ひとつのサイフ問題」が解決しているとして（サイフを２つ持つ、とか…？）。

それでも現金出納帳を作る、と言うのなら。絶対にやらなければいけないことがあります。

それは、「実際の現金を数える」ことです。

現金出納帳に記載されている現金残高と、実際手元にある現金残高とに相違がないか、確認をしなければいけません。

ハナシは少々それますが。税務調査のときには、調査官も同じことをします。現金出納帳の残高と実際の残高とが合っているかを確認する。

合っているのは「あたりまえ」で、合っていないということになると「ここの経理はテキトーなのかな？税金のまちがいもありそうだ」と、調査官に思わせてしまうことでしょう。

とにかく。現金出納帳を作る以上は、実際の現金を数えなければならない。常に、出納帳と実際とが合っているかを確認しなければならない。

また、確認をしてみたら「合っていない」こともあるわけで。そのときには、ああでもないこうでもない… と、原因究明に時間と労力を奪われることになります。

これらを「メンドーだ」と感じるのであれば。そもそも現金出納帳を作らない、という選択肢も検討するのがよいでしょう。

現金出納帳をつけるのがメンドー

さきほど、現金を数えるのはメンドーだ、というハナシをしました。メンドーなことはもうひとつあります。

言うまでもないことですが、「現金出納帳をつける（記録する）こと」です。仕事で使う現金の「動き」を、現金出納帳に記録をしなければいけません。

記録の方法は、手書きなり、Excelなり、会計ソフトなり、好きな方法を選べます。

記録にかかる時間や手間は、方法ごとにそれぞれですが。多かれ少なかれ「手間や時間がかかる」という点では、いずれの記録方法でもいっしょです。

現金出納帳を記録するメンドーは避けられません。それなら、やっぱり現金出納帳を作らない、という選択肢もあるでしょう。

現金出納帳を作らない場合の「３つの方向性」

ここまで、「現金出納帳を作らないほうがいいケース」についてを見てきました。再掲します ↓

では、これらのケースに該当する場合にどうするか？ どうすればよいのか？

このときの「方向性」は３つあります。順番に見ていきましょう。

《方向性①》現金を使わない

仕事で現金を使うから、現金出納帳を作らなければならなくなる。だったら、現金を使わない。現金を使うのはやめる、という方向性です。

代わりに、銀行振込、クレジットカード、電子マネー、スマホ決済、など。現金のほかにも多種多様な決済手段があり、それらを利用できる場面も増えています。

現金を使わずに済むのなら、現金出納帳を作る必要もありません。

ただ、こう思われかもしれません。現金以外の決済だって、なにかしらの経理（帳簿つけ）はしなくちゃいけないでしょう、と。

そのとおりです。けれども、現金以外の決済には「取引履歴データ」を利用して、「経理をラクにできる」というメリットがあります。

たとえば、銀行振込。ネットバンキングの契約をしていれば、支払・入金の「取引履歴データ」を、会計ソフトに取り込むことができます。

これにより、従来は「手作業（現金出納帳を手書き、Excel手入力、会計ソフト手入力）」だった部分をなくしたり、減らしたりできる。

クレジットカードや電子マネー、スマホ決済などについても同様です。最近の会計ソフトでは喧伝かまびすしい「経理の自動化」は、このあたりのことを言っています。 

「自動化」まで言い切っていいものかは、ビミョーなところではありますが。イチから手作業よりもラクになるのは確かです。

そもそも現金出納帳を作らずにすむよう、現金を使わないことにする。これが、１つめの方向性です。

《方向性②》現金は使う、でも現金出納帳はつけない

前述の《方向性①》で、現金を使わない、という話をしました。

しかし、「そうは言うけど、現金を使いたい」というヒトもいることでしょう。

だとしても、現金出納帳をつけない、という方法があります。それは、「立て替え払い」です。

どういうことかと言うと。会社・個人事業では、あくまで現金は持たない。代わりに、社長・個人事業者・従業員おのおの「個人が現金で立替え払い」をします。

たとえば、社長が会社の備品を現金で購入する。現金は社長個人のサイフから支払う。立て替えです。その後、会社の銀行口座から社長に、立て替えてもらったおカネを支払います。

これであれば、現金出納帳を作る必要はありません。実際の現金を数える必要もありません。仕事用の現金はないからです。

ちなみに。立て替え払いを精算する、という部分での経理は必要です。

そこは、Excelで経費精算書を作っておき、日々の立て替え払いを各人が記録。その経費精算書を毎月末に会計ソフトに取り込む、などすれば経理の省力化は可能です。

そこの手間・時間はゼロではありませんが、なにしろ「現金を管理しなくていい」というメリットがあります。

そもそも現金出納帳を作らずにすむよう、「立て替え払い」にする。これが、２つめの方向性です。

なお、現金入金（現金売上など）については、即、銀行口座に預けるのがよいでしょう。そうすれば、現金を手元で管理する煩わしさもなく、預金通帳に記録を残すことができます。

《方向性③》方向性①と方向性②のミックス

現金出納帳を作らない場合の３つめの方向性は、前述した「方向性①と方向性②」のミックスです。

《方向性①》で言うような現金決済を無くすというのはムリだ、というケースもあるでしょう。

だから、現金決済を減らしつつも、無くせないところは《方向性②》の方法で対応する。というミックスです。

ここでひとつ、だいじなことがあります。

それは「現金決済を無くすのはムリ」と思い込まないこと。いままでの習慣・常識にこだわりすぎると、現金決済を減らす・無くすことは難しくなります。

たしかに、いままでは現金決済があたりまえだったかもしれないけれど。他の決済手段に変えることもできるんじゃないかな？ という柔軟な姿勢・考え方が大切です。

そのうえで。現金決済がゼロにはならなくても、少しでも減らせるようにチャレンジしてみる。加えて、（現金以外の）決済の「取引履歴データ」を会計ソフトに取り込むようにする。

そこまでチャレンジすることで、経理はいまよりもラクになります。手作業が減る分、速くも正確にもなります。

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まとめ

現金出納帳の作り方を調べる前に、「そもそも現金出納帳を作らない」のはどう？ というお話をしてきました。

現金出納帳を作るのがあたりまえ、現金を使うのがあたりまえ、と考えていることがありますが。必ずしもそういうわけではありません。

現金出納帳は作らないほうがいいケースもある。自社・じぶんが、そのケースにあてはまっていないか、確認をしてみましょう。