経費を帳簿につけるときには4大要素と『+アルファ』がだいじ【フリーランスの経理】

経費の4大要素

” 経費の「帳簿つけ」でだいじなことってなに? ”

経費を帳簿につけるときには、だいじな4大要素と「+アルファ」について。お話をしていきます。

経費を帳簿につけるときには4大要素と「+アルファ」がだいじ

フリーランスには、「帳簿つけ(経理)」という仕事があります。

ただその「帳簿つけ」も、確定申告をしなければならないから、しかたなくやっている… ということかもしれませんが。

本来、「帳簿つけ」は、自分の商売・生活の状況を把握するためのだいじな手段であり、「しかたなくやる」ようなものではありません。

それはそれとして。帳簿つけにおける、フリーランスの関心事として「経費」が挙げられます。

その「経費」の金額が大きくなればなるほど、税金の額は安くなるため、「いかに経費を帳簿につけるか」には一定の興味関心があるはずです。

経費を帳簿につけるときの4大要素

税金のことを考えながら「経費」を帳簿につけるときには、4つのことに注意が必要です。それがこちら ↓

  1. 支払日 ・・・ いつ
  2. 支払先 ・・・ だれに
  3. 支払金額 ・・・ いくら
  4. 支払の内容 ・・・ なにを

「経費だ」と言うからには、上記のとおり、支払日・支払先・支払金額・支払の内容という4つの要素を明らかにできなければいけません。

だれに対して? 「税務署」に対して、です。

これら4つの要素が明らかではない支払いについては、「経費だとは言えないなぁ」というのが税務署の見方になります。

したがって、請求書や領収書・レシートなどの「証拠資料」の記載事項をもって、あるいは、「会計帳簿(会計データ含む)」の記載事項をもって、4つの要素を明らかにすることが求められます。

4大要素では足りない「支払の目的」

ここでもうひとつ。前述の4大要素には含まれていない、だいじな要素があります。+アルファの要素、言わば5つめの要素です。

それが、「支払の目的」。言い換えると、「なんのために」です。

この「支払の目的(なんのために)」については、請求書や領収書などの「証拠資料」に記載を要求されるものではありません。

たとえば、飲食代。その領収書を見て、飲食代を支払ったことはわかりますが、支払の目的(なんのために)までは書いていないのでわかりません。

お客さまを接待するためだったのか、はたまた家族で食事をするためだったのか。それらは、領収書やレシートに記載されることはありませんよね。

けれども。フリーランスが「帳簿つけ(経理)」をするにあたっては、その「支払の目的」が重要なんだ。というお話をしていきます。

なぜ、「支払の目的」という要素が重要なのか? それは、「支払の目的」が、次の問いの答えを明らかにするからです ↓

このあとの話の内容
  • 経費になるかどうか?
  • 勘定科目は何になるのか?
  • そもそも必要な経費なのかどうか?

それでは、このあと順番に見ていきましょう。

 

経費になるかどうか?

その支払が「経費になるかどうか」を判断するにあたり、「支払の目的」が必要になります。つまり、「なんのために」その支払をしたのかがだいじなのです。

たとえば、同じ「飲食代」という支払でも。お客さまの接待のためであれば、仕事に関係するものですから「経費」です。

ところが、家族のプライベートの食事のためであれば、仕事に関係するものではありませんから「経費」ではない。ということになります。

したがって、「支払の目的」は、経費か否かを判断する重要な材料になるものです。にもかかわらず、それは、領収書やレシートに記載をされません。

おかげで、と言うべきなのかどうなのか。税務調査の場面では、しばしば「支払の目的」が疑われることになります。

税務署としては、「この飲食代、ほんとうに接待なんですかねぇ?自宅のすぐ近くのお店、しかも日付は日曜日なんですけど、仕事なんですかねぇ…?」と。そんな感じです。

言われたこちらも、「どうだったっけ?あのお店はプライベートでも使うんだよなぁ…(忘れちゃったよ)」ということでもあったりして。

歯切れが悪い回答となれば、即問題にはならないにせよ、その他全般についてまで疑いの目を向けられかねません。疑われるのは不利益です。

これを避けるためには、「支払の目的」を、領収書・レシートなどの「証拠資料」の余白や裏面、「会計帳簿」の摘要欄などにメモを残しておくことです。

先ほどの飲食代の例であれば、「◯◯商事・△△様 接待」とか。「●●物販・▲▲様 打ち合わせ」とか。

ほかにもたとえば、電車代。「どこの駅からどこの駅まで」という情報だけでは不十分です。「◯◯商事・商談」といった支払の目的をメモに残すのがベストです ↓

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勘定科目は何になるのか?

経費を帳簿につけるにあたり、「勘定科目」というものが必要になります。勘定科目とは、「旅費交通費」や「接待交際費」、「消耗品費」などといった、経費の種類をあらわす名称のことです。

この支払はいったいどの勘定科目なんだ? とアタマを悩ませたことは、一度や二度ではないはずです。

この「勘定科目」を決めるにあたっても重要なのが、またしても「支払の目的」という要素です。

たとえば、同じ「花瓶の購入費用」でも。その花瓶がお客さまにプレゼントするためであれば「接待交際費」です。いっぽう、事務所に花を飾るためであれば「消耗品費」です。

繰り返しになりますが、「お客さまにプレゼントするため」や「事務所に花を飾るため」といった「支払の目的」は、領収書・レシートなどからはわかりません。

記録が無ければ、時間とともに記憶は後退するばかりです。日ごろ、帳簿つけを溜め込んで、数カ月も前の領収書を見ても「思い出せない」のはあたりまえ。

思い出すことに時間をかける帳簿つけ(経理)は最悪です。そんなことをしていたら、時間がいくらあっても足りません。

ですからやはり、「支払の目的」を、領収書・レシートなどの「証拠資料」の余白や、「会計帳簿」の摘要欄などにメモを残すようにしましょう。

【補足】正しい勘定科目を選ぶのは自分のため

極論を言えば。税務署は、勘定科目選びについてそれほどの関心はありません。だいじなのは経費か否かであって、経費であれば、勘定科目がなんであろうと結論(税額)に変わりはないからです。

だからといって、フリーランス自身までもが無関心ではいけません。大切なおカネを「なにに」どれだけ使ったのかをきちんと知るには、正しい勘定科目選びが欠かせないからです。

税務署のためにしかたなく帳簿つけ、はやめましょう。まずは自分のために、帳簿つけをすることです。

 

そもそも必要な経費なのかどうか?

経費なのかどうかもわかった、どの勘定科目なのかもわかった。でも、まだ終わりではありません。

そもそも必要な経費だったのかどうか? 自分の大切なおカネを、自分で判断をして使うフリーランスだからこそ。そこまで考えなければいけません。

たとえば、同じ「会費」でも。税理士として仕事をするために加入・支払が義務付けられている税理士会費は、必要な経費です。

いっぽうで。なんとなくお付き合いのために加入した◯◯会の年会費は… ほんとうに必要なんだろうか? ということです。

必要な経費か否かを見極めるためには、決算書の勘定科目を眺めているだけでは不十分です。「支払の目的」にまで踏み込んでいかないといけません。

ぜひ、定期的に見直しをしてみましょう。「ほんとうは必要でもない経費」は意外とあるものです。

しかも。1回1回の支払い(月会費など)は少額でも、繰り返し支払い続ければ、数万円にも数十万円にも及びます。

税務署向けの決算書・確定申告書をつくって「はいおしまい」という帳簿つけをしていると、税金とは違ったところでおカネを失くしてしまいます。

税金・税務署が求めている4大要素ばかりではなく、フリーランス自身のために「支払の目的」にも目を向けましょう。

 

まとめ

経費を帳簿につけるときには4大要素と「支払の目的」がだいじ、ということについてお話をしてきました。

確定申告の期限間際になってバタバタ慌てているようでは、「支払の目的」にまでは意識が回らないものです。

普段から溜め込まずに帳簿つけをする、という習慣にも取り組みましょう。

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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!