フリーランスが繰り返し行う「支払う→領収書もらう→帳簿つけ→書類保存」という流れについて。
「各場面」で注意すべきポイントを押さえておきましょう、というお話です。
フリーランスが「支払う→領収書もらう→帳簿つけ→書類保存」で注意すべきポイント
フリーランスがおカネを使うにあたり、「各場面」で注意すべきポイントについてお話をしていきます。
ここで言う「各場面」とは、次のとおりです ↓
- おカネを支払う
- 領収書をもらう
- 帳簿つけをする
- 書類を保存する
これらは、フリーランスをしていれば、毎日のようにある場面と言えるでしょう。
その場面ごとに、どのようなことに注意をすればよいのか？ 経理・確定申告の視点も織り交ぜながら、このあとお話をしていきます。
支払う
まずは、「おカネを支払う」場面での注意すべきポイントから ↓
現金以外で支払えないのか？
フリーランスであれば、できるだけ「現金以外」で支払うことを考えてみましょう。なぜなら、現金払いには２つの欠点があるからです ↓
- 現金「残高」の記録が残らない
- 現金払いは時間がかかる、メンドーが多い
上記①について。銀行口座からの支払いであれば、通帳に「支払額」や「残高」の記録が、自動的に残ります。
したがって、支払いをしたことを忘れてしまっても、通帳をみることで気が付くことができます。現金払いの場合には、忘れたり、領収書などを失くしてしまえばおしまいです。
同様に、クレジットカードや電子マネーの支払いも、クレジットカード会社などが発行する利用履歴が記録として残ります。これらの記録は、帳簿つけのヌケモレ防止に役立ちます。
上記②について。現金払いはなにかと時間がかかります。たとえば、現金を準備するために、定期的に銀行・ATMへ行かなければいけません。
また、帳簿つけをするにあたり、銀行・クレジットカード・電子マネーなどの取引は、データとして会計ソフトに取り込むことも可能です。これにより、帳簿つけの時間を短縮できます。
現金払いについてはそうもいかず、すべて「手入力」の手間・時間が必要になります。現金払い自体を否定はしませんが、現金払いのデメリットは理解しておきましょう ↓
その支払で、どれくらい節税になるのか？
「経費を使えば税金が減る」というハナシはよく知られるところです。では、「10,000円の経費で、いくらの税金が減るのでしょう？」というハナシはあまり知られていません。
ゆえに、どれだけ税金が減るかの効果もわからないままに、節税目的でおカネを使う。というケースが散見されます。税金を払うくらいなら… というヤツですね。
さらに。税金のしくみ上、使ったおカネ以上に税金が減ることはありませんから。税金を払ってでも、おカネを使わないほうが手元におカネが残ることになります。
もちろん、必要なことにおカネを使うのはOKですが、そこをさておいて「節税ありき」でおカネを使うのであれば、ただただおカネが減るだけです。浪費です。ということを覚えておきましょう ↓
領収書もらう
続いて、「領収書をもらう」場面での注意すべきポイントについて ↓
レシートではダメなのか
支払いについて、なんでもかんでも「領収書ください」と言うフリーランスがいますが。
経理・確定申告をするにあたり、必ず領収書が必要だというわけではありません。レシートでもOKなのです（ただし、支払日・支払先・支払金額・支払内容が記載されていること）。
領収書をもらうのにも、時間や手間がかかるのですから。極力レシートで済ませる、ということでよいでしょう。
それでも領収書をもらうのは、支払いの証拠能力を高めたい、という場合です。典型例としては、支払金額が大きいとき。
レシートは拾ったものかもしれないし、もらったものかもしれない、という疑念が拭えません。その点、「宛名が記載された領収書（上様はダメ）」は、疑念の払拭に貢献します ↓
領収書・レシートをもらえなかったらどうするか
仕事関係の慶弔金や、割り勘の飲食代など、領収書やレシートをもらえない。ということもあるでしょう。
このような場合でも、仕事に関係する支払いであれば、問題なく経費にすることができます。
ただし、「なんの証拠もない」という状態では、税務調査で追及された際には困ってしまいますので。領収書・レシートの代わりとして、「出金伝票」があります。
このあたりのことがよくわからずに、経費にできずにいるのであれば、もったいないハナシです。きちんと押さえておきましょう ↓
また、領収書がない電車・バス代についても、「出金伝票」や「交通費精算書」などで対応しましょう ↓
帳簿つけ
続いて、「帳簿つけをする」場面で注意すべきポイントについて ↓
経費にできるかどうか
いざ、帳簿つけをするときには、「これはほんとうに経費なんだろうか…？」ということを、あらためて自問自答してみましょう。
なぜならば。じぶんのおカネで支払ったとしても、仕事に関係がなければ経費にはならないからです。また、領収書やレシートがあるとしても、仕事に関係がなければやはり経費にはならないからです。
ゆえに、「じぶんがおカネを出した」「領収書・レシートがある」ということだけで、経費として処理することはできません。加えて、「仕事に関係がある」という事実が必要です。
ちなみに。仕事に関係があるかどうか、は「本人の認識」に左右されるところが少なくありません。事実をねじ曲げてしまう、などということのないように気をつけましょう ↓
勘定科目はどうするか
これは経費だ、として帳簿つけをするときに必要なのが「勘定科目」です。たとえば、交際費とか、旅費交通費とか、消耗品費とか。
よくある経費については、じぶんが使う勘定科目を整理しておきましょう。いちいち悩んでいては、時間ばかりかかってしまいます。
逆に、迷わずテキトーに… というのもいけません。たしかに経費であれば、どの勘定科目にしようとも税金の額が変わるわけではないですが。
同じ基準で勘定科目を使わなければ、あとあとになってじぶんが困ってしまいます。
たとえば、お客さまとの飲食代を「接待交際費」にしたり、「会議費」にしたりしていては、実際にどれだけ「接待交際費」や「会議費」を使ったのか把握できなくなってしまうからですね。
帳簿つけは、確定申告（税金計算）のためにイヤイヤやるものではない。じぶんのために進んでやるものなんだ、と自覚しましょう。
書類保存
さいごに、「書類を保存する」場面で注意すべきポイントについて ↓
なにを、いつまでとっておくのか
帳簿つけが終わったからと言って、領収書やレシート、その他帳簿をつけるにあたっての書類を捨ててはいけません。
法律によって、書類の保存が義務付けられているからです。法律で「なにを・何年間」保存すればよいかを定めています。
この点について、あまり厳密に（あるいは神経質に）、なにを・いつまで保存しておけばよいのかを考えてしまうと、その仕分けをするので手間や時間がかかってしまいます。
そこで、あえてざっくりと言うのであれば、「仕事に関係がありそうなもの・数字が書いてあるものは、７年間保存する」です。覚えておきましょう。
どのようにとっておくのか
書類は、「最低限」の整理をして保存するようにしましょう。ここで言う「最低限」は、「年ごとには分ける」ということです。
すべての書類をいっしょくたに、去年の領収書も今年の領収書もひとつの箱の中… というのはやめておきましょう。
税務調査があったときや、保存期間が過ぎた書類を処分するときに混乱しますから。
フリーランスの会計期間は、毎年１月１日から12月31日。この会計期間に合わせて、各種の書類を１年ごとに分けて保管する。これが最低限です。
理想を言えば、もう少しわかりやすく。書類の種類ごと・月ごとなどに分けておくとよいでしょう。とはいえ、いずれは処分するモノです。丁寧過ぎ、時間のかけ過ぎには注意です。
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まとめ
フリーランスが「支払う→領収書もらう→帳簿つけ→書類保存」で注意すべきポイントについて、お話をしてきました。
経理や確定申告のルールに気をつけることはもちろんですが、じぶん自身にとっての手間や効率、取り組む目的などにも目を向けるとよいでしょう。
日常、なんども繰り返している活動だからこそ、積もり積もって大きな効果を得られるはずです。
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きょうの執筆後記
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