様式づくりで役に立つ、意外と知らないエクセル３つの小技

2016年8月14日

社内文書などの様式づくりをエクセルで。そんなときにちょっと役に立つ小技があります。

「知っていれば時間や手間をかけずに済んだのに」

意外と知られていない3つの小技の紹介です。

「見栄え」の小技、「入力」の小技、「保存」の小技

エクセルを使った様式の「シーン」に応じた小技は次の３つです。

このあとの説明では、Excel2016を使用します

エクセルで「列幅がちがう表」を縦に並べる際に、困ったことはありませんか？たとえばこんなとき ↓

経費精算書の「表」の下に、「承認欄」を作成したいというケースです。「機能」としてはこれでよいのかもしれませんが、いかんせん「見栄え」が悪いです。

解決の方法として、エクセルを「方眼紙」のように設定して使う方法があります。行幅・列幅を等しく方眼にして、セルの結合を使いながら表を作成する方法です。

ただ、やってみるとわかりますが、この「方眼紙」方法は時間と手間がかかります。上記の例ぐらいであれば問題はありませんが、複雑な「表」になると骨が折れます。また、セルの結合を使うと、他のエクセルの機能に影響を及ぼすことが少なくありません。できるだけ「セルの結合」は使わないほうがよいのです。

そこで、おすすめの小技が「カメラ機能」です。早速、手順をお話しします。はじめて「カメラ機能」を使う場合には設定が必要です。次の画像を見ながら設定を進めてください。

これで「カメラ機能」が使えるようになります。次ように「カメラ機能」が表示されているはずです。

では、ここからが「カメラ機能」を使った「見栄え」の小技の説明です。次の画像を見ながら進めてください。

続いて、次の画像を見ながら進めてください。

貼付された承認欄は、図形とおなじように好きに移動できますし、大きさも変えられます。ちなみに、元のデータを修正すれば、貼付先のデータも書き換わります。

エクセルでつくった書式。「同じ言葉」で集計をしようと思ったら、使う言葉がバラバラでうまくいかなかった経験はありませんか？

たとえば、「交際費」の金額を集計をしようと思ったのに、ある人は「交際費」と入力。また、ある人は「接待交際費」と入力。いわゆる「表記ゆれ」問題です。いちいち直していたらタイヘンです。

それなら、あらかじめ入力してほしい言葉を設定してしまいましょう。それが「プルダウン」です。さきほどの「経費精算書」の続きとして、次の画像を見ながら進めてみましょう。

続けて次の画像を見ながら、進めてください。

続いて、次の画像を見ながら進めてください。

これで準備完了です。経費精算書で科目欄のセルを選択するとプルダウンリストが表示され、選択入力できるようになります。こんな感じです。

エクセルでつくったひとつのファイル（ブック）を複数人が共有する場合。誰かが入力をしていると、ほかの誰かは入力をすることができません。

ほかの誰かには「使用中」のメッセージが表示され、「読み取り専用」になります。このときできることは閲覧をすることだけになってしまいます。

「では、入力が終わるまで待ちますか」なんて必要はありません。それが「ブックの共有」です。「ブックの共有」では、ほかの誰かを待つ必要もなく、複数人で同時にひとつのファイル（ブック）を利用することが可能になります。

次の画像を見ながら、進めてみましょう。

続いて、次の画像を見ながら進めます。ただし、任意の設定になりますので、確認をしながら必要に応じて設定してください。

「変更の更新」について設定します。次の説明を見ながら、設定を選択しましょう。

ファイルの保存時	自分が行った作業（変更）について、ファイルの保存時にデータの更新事項が反映されます
自動保存	自動保存をする場合のタイミングを「分」で設定します
このブックの変更を保存し、他のユーザの変更を見る	設定したタイミングで自動保存したのち、その間他のユーザーがデータを変更していた際には更新内容が反映されます
他のユーザーの変更を見る	設定したタイミングで、他のユーザーがデータを変更していた際には更新内容が反映されます。データの保存はされません