不安・混乱・非効率から逃れるために『データ毎日一掃』を習慣にする

データ毎日一掃




日々膨らんでいく、わたしたちの身の回りにある「データ」。

ただただため込んでいると、不安や混乱、非効率が生じます。そこで、「データの毎日一掃」を習慣にする、というお話です。

不安・混乱・非効率から逃れるために「データ毎日一掃」を習慣にする

わたしたちの身の回りには、さまざまなデータがあります。

メモ書き、パソコンのデータファイル、メールをはじめ、じぶんのアタマの中にある考えごとなどもデータのひとつです。

それら「データ」を無造作・無秩序にため込んでいるだけでは、不安や混乱・非効率が生じることがあります。

このメモ書きなんだっけ?とか、あのデータファイルはどこいった?とか、受信トレイがメールだらけでウンザリ…とか。

ゆえに、いちど「データを一掃する」という発想も大切です。

というわけで、わたしが習慣として実践している「データの毎日一掃」がこちらになります ↓

“データ毎日一掃の実践例”
  • メモを一掃する
  • データファイルを一掃する
  • メールの受信トレイを一掃する
  • アタマとココロを一掃する
  • 帳簿つけ(経理)を一掃する

それでは、このあと順番に見ていきましょう。

 

わたしの「データ毎日一掃」の実践例

わたしが、日々の不安・混乱・非効率から逃れるために実践している「データ毎日一掃」についてお話をします。

メモを一掃する

わたしは、メモは原則、Evernoteでとっています。

具体的に言うと。まず、Evernoteのなかに「INBOX」という名称のノートブックをつくっています。これは、メモの「暫定的な置き場所」です。

そこに、日々の仕事・生活でとったメモを突っ込んでいきます。

いちばん多いメモのとり方としては、スマホアプリ「Fastever2」を経由させる方法です。アプリの起動が早く、すぐにメモがとれて、Evernoteに連携できるのが便利。

仕事場にいるときには、「GoogleHome」を経由させる方法も使います。音声だけでメモが取れるので、ちょっとしたことであればこのほうがラクチンです。手を動かす必要なし。

このようにしてあれこれととられたメモが、Evernoteの「INBOX」の中にため込まれていきます。

ここでデータの毎日一掃です。データのひとつである「メモ」を一掃します。

ため込まれたメモは、翌日の朝、必ず所定の場所(Evernote内につくったカテゴリ別ノートブックなど)に振り分け・整理をして、「INBOX」を空にします。

デジタルのメモでも、アナログ(紙)のメモでも同じことですが、メモをとりっぱなしにしていると混乱や非効率の原因になるからです。

あのメモが見つからない、どこいった?とか。前にとったこのメモ、いったいどういう意味だっけ?とか。挙げ句、どうせ役に立たないのならメモをとるのもやめちゃおう… とか。

「記憶」に頼りすぎると、思い違いでミスをしたり、あやふやで不安を感じたりもするものです。記憶に頼らず、メモ(記録)をとる。メモをとるなら整理する。と、心得ておきましょう。

データファイルを一掃する

メモと似たようなことですが、「データファイル」もまた、日々の仕事や生活で溜まっていきます。

メールに添付されてきたデータファイル、ネットからダウンロードしたデータファイル、閲覧したWEBサイトのスクリーンショットなど。

これらのデータファイルを放置していれば、やはり、いずれ混乱と非効率とを招きます。

あるはずのデータが見つからない…! メールボックスやら、パソコン内のフォルダやら、クラウドストレージやらを探し回って時間を浪費する。もったいないですよね。

ですから、データの毎日一掃です。

具体的に言うと。わたしはまず、パソコン内に「INBOX」という名前のフォルダをつくっています。ここが、データファイルの「暫定的な置き場所」です。

そこに、日々の仕事・生活で生じたデータファイルを、ひとまずすべて突っ込んでおきます。

翌日の朝、それらのデータファイルを、所定の場所(Dropbox内につくったカテゴリ別フォルダなど)に振り分け・整理をして、「INBOX」を空にします。

ちなみに、パソコンのデスクトップには「なにひとつ」置かないようにしています。チリひとつ無い。

やってみるとわかりますが、散乱するファイルに気が削がれることなく、作業に集中できるのでおすすめです(わたしもかつてはデスクトップを汚していたクチです…)。

メールの受信トレイを一掃する

メールの受信トレイに無数のメールが溜まっていてウンザリする… ということはないでしょうか。

わたしはあります。精神衛生上よろしくない。無造作にため込まれた受信トレイには不安も感じるし、それが混乱・非効率を招くこともありえます。

ですから、データの毎日一掃です。データのひとつである「メール」を一掃します。

わたしは、毎朝必ず、いちど受信トレイ内のメールを、振り分け・整理をして空にしています。

ポイントは「空」にすることがいちばんで、それぞれのメールに「対応する」かどうかはまた別のハナシです。

まず、要らないメールは削除する・迷惑メールに振り分ける。返信が必要なメールで、すぐに返信できるものはその場で返信する。

返信するのに時間を要する(調べることがある、長文になるなど)メールや、あとでゆっくり読みたいメルマガなどは、スヌーズ機能(所定の時間に受信トレイに再通知)を使って、いったん受信トレイから隠しています。

これで、受信トレイはスッキリ空っぽ。気分もスッキリです。

なお、わたしが受信トレイを確認するのは、原則、1日3回です。前述した朝の一掃時、それから13時ごろと16時ごろ。

13時と16時には、「すぐに返信が必要そうなメールがないかの確認(あれば返信)」をするだけです。急ぎでないメールであれば、翌朝の一掃時に対応します。

メールによって必要以上にペースを乱されないようにするためです。

アタマとココロを一掃する

生きていれば、いろいろな不安や迷い・悩みがあるものです。って、なにをおもむろに。と思われることでしょうが。

わたし自身、多かれ少なかれ、日々なにかしらの不安などがあります。これを溜め込んでいたり、引きずったりしてしまうことはありませんか?

そう考えると、不安や迷い・悩みのたぐいもまた、アタマやココロにとってはデータのひとつと言えるでしょう。

ですから、データの毎日一掃です。データのひとつである「不安など」を一掃します。

具体的には、わたしは毎朝5分の瞑想をしています。詳しいことは他に譲りますが、瞑想には「不安などネガティブを軽減させる効果がある」と科学的に認められています。

ところで、瞑想などと言うと大仰に聞こえるかもしれませんが。床にあぐらをかいて座り、目を閉じてゆったり呼吸をしているだけです。

このときのポイントは、「呼吸に集中」すること。鼻から空気をゆっくり深く吸い込んで、肺が膨らむ様子をイメージする。ふたたび鼻を通じて、肺から空気を押し出していく。

これを繰り返しながら、呼吸の回数を数えていきます。ほんとうは、いわゆる「無の境地」みたいな状態が望ましいわけですが、フツーの人にはムリな要求です(もちろん、わたしも)。

だから、呼吸に集中することで、なるべく余計なことを考えないようにする。という瞑想の方法です。

不安などをすぐにまったくのゼロにできる、というものでもありませんが。毎朝の瞑想によって、1日をリラックスした気持ちではじめることができます。

毎日続けていくと、ポジティブが優位になる効果が期待できるとも言われています。興味があれば、はじめは短い時間から少しづつ、続けてみましょう。

帳簿つけ(経理)を一掃する

フリーランスとして独立開業しているわたしは、帳簿つけ(経理)をしなければいけません。

この点で、日々生じる売上請求や入金、経費の支払などの取引データに関する経理処理は、毎日一掃するようにしています。

具体的には、前日分の取引については、翌朝必ず帳簿つけをする、ということです。

通帳の入出金、クレジットカードや電子マネーの利用明細、受け取った領収書・レシートなどの取引データが対象になります。

これらを溜め込んでしまうと、「いずれやらなければいけない」という思いで不安になったり、あとあと焦って混乱をしたりということに繋がるものです。

また、「あのレシートが見つからない」とか、「この領収書はなんだったけ?」といった帳簿つけの非効率も発生しがちです。

前日分の帳簿つけをするだけであれば、長くても15分ていど。短いときには数分です。ぜひ、毎日一掃を習慣にしてしまいましょう。

加えて、帳簿つけをすることで、じぶんの仕事の状況を「数字」で把握できるようになります。なんとなく儲かっていそうなどという「感覚」を排除することができます。

なんとなくの「感覚」ではなく、たしかな「数字」で把握できることは、不安の軽減や安心にも繋がります。

これは、事業(仕事)に限らず、家計についても同じことです。事業の帳簿つけと合わせて、家計簿も毎日一掃をおすすめします。

 

まとめ

「データの毎日一掃」を習慣にする、というお話をしてきました。

じぶんの身の回りには、どんなデータが蓄積をされているか、を確認をしてみましょう。

そのデータが、不安や混乱、非効率などを引き起こしていることがあるのなら、毎日一掃することを検討です。

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ABOUTこの記事をかいた人

税理士ブロガー。銀行融資、税理士いらずの経理の立ち上げを得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!