【貸倒金】おカネが回収できない!ときのフリーランスの対応と経理

貸倒金

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お客さまが音信不通。売上代金の回収ができない・・・

フリーランスにとっては、なんともキビシイ状況です。

そんなときにはどう対応したらいいの? 経理はどうしたらいいの? ということについてお話しします。

『貸倒金』という経費計上を試みる

不運にも、お客さまへの売上代金などが回収できなくなってしまった。つまり、損失を被った。

そんなときには、その損失額について「貸倒金(かしだおれきん)」という経費計上を検討しましょう。

せめて経費に計上し、税金を減らすことで。被ってしまった損失を軽減するのです。

貸倒金には3種類(参考程度)

はじめにちょこっと、貸倒金の全体像を見ておきます。

ひとことで貸倒金と言っても、税金計算上は次の3つに区分されている点がポイントです。

  1. 法律上の貸倒金
  2. 事実上の貸倒金
  3. 形式上の貸倒金

なんのこっちゃ、というカンジでしょうが。カンタンに言うと、

  • 法律上の貸倒金・・・会社更生法、民事再生法といった法律や債権者集会などにより、明らかに回収できないことになった債権(売上代金など)
  • 事実上の貸倒金・・・お客さまの支払能力悪化、死亡、行方不明などにより、明らかに回収できなくなってしまった債権(売上代金など)
  • 形式上の貸倒金・・・継続的に取引をしていたお客さまの支払能力が悪化し、取引を停止したが、一定期間支払をしてもらえない債権(売上代金のみ)

これでもまだイマイチよくわからん、というカンジは残りますが。

このあたりを法律的な観点から深入りするとタイヘンなことになるので、いまは「そんなもんかな」程度に考えてもらえればだいじょうぶです。

それよりも、「ありそうな具体例」で結論を急ぐことにしましょう。こんなケースです ↓

  • お客さまが行方不明、音信不通などにより売上代金を回収できない
  • お客さまから長い間、売上代金の支払がない
  • お客さまにおカネを貸したが返してもらえない

 

お客さまが行方不明、音信不通などにより売上代金を回収できない

お客さまにツケで売り上げたけれど。その代金(会計の世界では「売掛金」と言います)を回収できない。

その回収できない理由が、お客さまの破産、死亡、夜逃げなどによる行方不明、結果、音信不通である場合。

そのお客さまに対する売上代金の金額は、「貸倒金」という勘定科目で経費に計上することができます。

これは、3つの貸倒金で言うと「事実上の貸倒金」に該当するものです。

《参考》経理上の仕訳は?
(借方)貸倒金 ××円 (貸方)売掛金 ××円

音信不通であることの証拠を残す

貸倒金として経費に計上したことが、税務調査で問題とならないように証拠資料を残しましょう。

とくに行方不明という場合には、「これ以上の足取りがわからないのだ」と言えるものを残すことです。たとえば、

  • 請求書などを送付した際にあて先不明で戻ってきた郵便物
  • 所在地と思われていたが、現在は行方不明であることがわかるような現地の写真 など

やるべきことはやったのですけど・・・ということを納得させるための証拠を残すことが大切です。

ちなみに。経費に計上するタイミングは、「行方不明であることがはっきりとわかったとき」です。

郵便物で言うならば、あて先不明で戻ってきたとき。戻ってきた年分の確定申告で「貸倒金」で経費計上してください。

これを放置して、次の年分以降で経費にするのは原則的にアウトになります。気をつけましょう。

《参考》全額を貸倒金にすること!
この貸倒金は、「全額」を経費計上することが必要です(一部はダメ)。もしも、担保となるようなモノがある場合には、その処分後の金額であることにもご注意を

 

お客さまから長い間、売上代金の支払がない

さきほどのケース同様、お客さまにツケで売り上げたけれど。長い間にわたり代金が回収できない場合はどうするか?

とはいえ、行方不明などというわけでもなく連絡はできる。

というケースでも。一定の要件を満たす場合には、やはり「貸倒金」として経費計上することが可能です。

これは、3つの貸倒金で言うと「形式上の貸倒金」に該当するものです。

一定の要件とは?

経費に計上するための「一定の要件」とは、次のとおりです。

  1. お客さまとの「取引をやめた日(この日よりも最後の支払日もしくは最後の支払期日が後の場合には、その最も遅い日)」から1年以上を経過した
  2. 代金回収のための努力をしていた
  3. 継続的な取引を前提とした売上についての代金だった

これらをすべて満たしている場合には、

その売上代金の額から1円をマイナスした金額を、「貸倒金」として経費計上できます。

なんで「1円」残す? まぁ、そういうルールだということで・・・この1円のことを専門用語で「備忘価額」と言います。興味のある方のみお調べください。

《参考》経理上の仕訳は?
(借方)貸倒金 ××円 (貸方)売掛金 ××円
※売掛金が1円残るよう、金額に注意!

ところで。1つめの要件については、とんでもないカッコ書きなどでゴチャゴチャしていますが。なんとか落ち着いて読んでみてください、お願いします。

要は、取引とか支払がなくなってから1年以上経った。ということです。

3つめの要件については「継続的な取引を前提」に注目してください。これに該当しない典型例が「不動産の売却代金」です。

フツーは、特定のお客さまに不動産の売却を繰り返したりはしませんよね? こういう取引の売上代金はダメだ、と言っているわけです。

いっぽうで。結果的に1度きり、というのはOKです。小売業などの場合、お客さまはリピーターになりえます。

つまり。リピーターになる前の売上代金だとしても、「継続的な取引になりえる」からOKですよ、という考えです。ちょっと、ややこしい。

代金回収のための努力を証拠に残す

さきほどの「音信不通」と同じく。代金回収のための努力をしていたことは証拠に残しましょう。

具体的には、簡易書留や特定記録郵便、内容証明郵便などにより。請求書や督促状を送っていた・相手に届いていた、という記録を残すことです。

これらの郵便は「追跡サービス」を利用できますので、相手に届いたことがわかったら電話などで念押しもしてください。「届きましたよね。で、どうですか?」と。

もちろんその電話についても、電話をした日や会話の内容を記録に残しておきましょう。

税務調査の際には、これらの証拠について提示できるようにしておくことが大切です。

貸倒金を計上するタイミング

もうひとつ注意点として、貸倒金を計上するタイミングですが。

「取引をやめた日(この日よりも最後の支払日もしくは最後の支払期日が後の場合には、その最も遅い日)」から1年を経過した日を含む年分の確定申告で計上しましょう。

これは、3つの要件のうちの1つめの要件がもとになっています。要件には「1年以上」と書いてありますが、1年以上経ったらいつでも良いという理解ではありません。

このあたりをルーズに対応して、あまり計上が遅くなるようだと。利益を意図的に調整したと取られ、税務調査で問題になるケースがあります。注意しましょう。

 

お客さまにおカネを貸したが返してもらえない

さいごのケースは、いままでと決定的にちがうことがひとつ。それは「売上代金」ではなくて、「貸したおカネ」であるということです。

仕事でつながりがあるお客さまに貸したおカネが回収できない、というのもイタい損失です。

ところが、原則的には「貸倒金」として経費計上することはムズカシイと考えましょう。売上代金とは、取り扱いが異なります。

「お客さまだから」は理由にならない

おカネを貸していたお客さまが倒産した、破産をしたなど。貸したおカネが回収できないことが明らかになった場合、その損失は経費計上をしたいところですが。

おカネを貸すという行為自体が通常の業務ではないことから、そこから生じた損失を経費にすることはできない。そんな判例や見解が存在します。

つまり。おカネを貸すことを本業としていれば別ですが、「お客さまだから」という理由で貸したおカネが貸倒れても経費にできない。ということです。

心情的には理解しがたいところではありますが。原則的にはムリだ、という理解をしておきましょう。

ちなみに。当然のことながら、友人や知人に貸したおカネが回収不能になっても経費にはできません。

どこかに救いはないものか?(難易度高め)

そんなこと言ったって。貸したおカネが、回収できなくなってしまった。なんとかならんのか、というのなら。

ほんのわずかな救済策があります。ただし、難易度高めのお話になりますので。お読みになられるのなら覚悟のほどを。

さて。貸し付けたおカネについては、「事業所得」の経費にはなりません。というお話はさきほどしました。

ただし、「雑所得」の経費となります。

あえて厳密性を欠いて平たく表現すると。事業所得とはフリーランスにとっての本業による収入。雑所得とは副業による収入です。

では、フリーランスにとっての副業とは何か? 本業とは別に、原稿料や講演料収入がある。アフィリエイト収入がある、など。

さらに、貸し付けたおカネ(貸付金)に対する利息部分も雑所得にあたります。

ここで、貸し付けたおカネが貸し倒れた場合。その年の雑所得の収入金額を限度として、貸し倒れた金額を経費にすることができるのです。

「収入金額を限度」ですから、マイナスになることはありません。雑所得がゼロ円になるだけです。

引ききれないからといって、事業所得など他の収入から引くことはできず。引ききれない分を翌年以降に繰り越すこともできないのです。

ですから、あまり救われないかもしれない。難易度が高い割には、効果がイマイチ。そういうハナシです。

《参考》前年以前に計上した貸付金の利息(さらに難易度高め)
利息計上年の申告について、更正の請求により還付を受ける方法を検討することになります。

 

まとめ

フリーランスの売上代金が回収できない場合の、対応と経理についてお話をしてきました。

あっては困ることですし、そうそうないことかもしれませんが。

起きてしまった場合には、今回お話した対応と経理処理で、少しでも損失の軽減をはかりましょう。

税務調査でも問題になりやすい箇所ですので、証拠固めはくれぐれもしっかりと!

 

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!