アブナイ領収書をあんしん・あんぜんに経費にするために必要な3つの方法

あんしん・あんぜんに経費にする方法

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領収書があればだいじょうぶっしょ!

なんてタカをくくっていると、思わぬ事態を招くことがあります。税務調査で「ほんとうに経費かどうか」を疑われ四苦八苦・・・ 考えるだけでもイヤですよね。

というわけで。アブナイ領収書をあんしん・あんぜんに経費にするために必要な3つの方法、について、お話をします。

そのひと手間を惜しむから、あなたの領収書はアブなくなる

領収書やレシートが集まると。経費が増えて、その分の利益が減り。結果として税金が少なくなる。

ゆえに、『領収書はまるで、税金の割引クーポン券や~』という話がございます。

領収書やレシートはむやみやたらに捨ててはいけません。失くさずに取っておくのですよ、などとも言われ。さしずめ、「領収書あっての経費」といったところでしょうか。

たしかに。税金を申告するうえでも、その後にあるかもしれない税務調査においても、「領収書がきちんとあるかどうか」は重要なポイントです。

とはいえ、領収書やレシートがありさえすればいいか、というとそういうわけでもありません。領収書があるだけではまだ足りない。

税務調査では物議を醸してくれちゃいそうな・・・・ そんなアブナイ領収書もあるのです。そこは「もうひと手間」を惜しまずに。

ということで。アブナイ領収書をあんしん・あんぜんに経費にするために必要な方法についてお話をします。次の3つです ↓

【 領収書をあんしん・あんぜんに経費にするために必要な3つの方法 】

  1. 領収書を取っておく、領収書がなければ代わりのモノを取っておく
  2. メモを残す
  3. 証拠資料をつくる

それではこのあと、順番に詳しく見ていきましょう。

 

領収書を取っておく、領収書がなければ代わりのモノを取っておく

経費になるかどうかを考えるにあたり、原則的なこととして。領収書やレシートは取っておきましょう、というのはいいでしょう。みんな知ってる、だいじょうぶ。

では。領収書とかレシートが無い、あるいはもらえないようなときはどうすんの? ということについて。

「しかたないね、無いものは無いんだし」では困ります。無いなら無いなりに、ひと手間加えましょう。

たとえば、領収書がもらえないような次のケースでは、

【 領収書がもらえないケースとその対応 】

  • 備品をネットオークションで落札した → 落札結果の画面をプリントアウトする
  • 電車やバスに乗った → 出金伝票をつくる、交通費精算書をつくる、交通系電子マネーの利用履歴をプリントアウトする
  • 香典、祝い金を出した → 出金伝票をつくる
  • 自販機で会議用の飲み物を買った → 出金伝票をつくる
  • 飲食代を割り勘した → 出金伝票をつくる

上記のとおり、それぞれのケースの「→」の先にある「領収書の代わりになるようなモノ」をなんとかしておきましょう。

これら「領収書の代わりになるようなモノ」が無いからといって、すぐさま「経費ではない」ということではありませんが。説得力が違います。もちろん、対税務署で。

そこまでして記録を残しているのだから、税務署としても「経費じゃないでしょ」とは言いにくい。そういうものです(絶対に言わないわけではないけれど)。

逆に。このあたりの手間を惜しんだ経費が積み重なる(金額が大きくなる)と、税務署としてはツッコミやすくなります。ツッコミたくなります。ほんとうに経費なの?

こちらからすれば、「経費じゃないと言う証拠を出せ」という話でもありますが。それはそれで水掛け論に終始します。ムダな気苦労です。

ですから「ほんとうに経費なの?」なんてはじめから言わせないことです。ゆえに、あんしん・あんぜんに経費にするためのひと手間を惜しまないこと。隙をつくらない。

ちなみに、出金伝票や交通費精算書について詳しく知りたいときはこちらの記事をどうぞ ↓

いつ使う?フリーランスの経理マストアイテム『出金伝票』

2017.04.11

電車代・バス代の領収書は不要!だけど代わりに要るモノとは?【フリーランス編】

2017.06.05

 

メモを残す

領収書やレシート、あるいは出金伝票など代わりのモノも、それでけでは不十分な要素があります。それは、支払の「目的」です。

領収書などがあることにより、支払があったという事実はわかります。けれども、「なんのために」支払ったのかという目的は、領収書ではわかりません。

たとえば、〇〇レストランで飲食をした領収書。そのどこを見ても、「なんのために」かは書いていませんよね?

ただし書きに記載があるであろう「飲食代として」だけでは、仕事のための飲食か、プライベートでの飲食かはわかりません。経費かどうかの判別はできません。

ですから、領収書などには、その裏や余白に「目的」をメモしておくのです。「△△商事の◇◇氏ほか2名を接待」とか、「△△商事の◇◇氏と打合せ」とか。

これもまた、メモ書きが無いからといって経費にならないわけではありません。説得力の問題です。

税務署に聞かれてから思い出してお話すればいいじゃないか、って? ほんとうに思い出せますか? 1年も2年も前の領収書を見て、誰となんのために飲食したかなんて言えますか?

「え~っと、◇◇さんとだったかなぁ・・・ うん、たぶんそうだよ」なんて回答するようでは、「たぶん、ってアナタねぇ・・・」とまたしても水掛け論です。バシャバシャ。

とはいえ、100円、200円の領収書にまでいちいちメモを残すのもどうなのか(税務署もフツーは気にしません)。ということで、メモの対象にすべき領収書は、おもに次の2つです ↓

【 メモ書きを残すべき領収書とは 】

  • ひんぱんに出てくる領収書
  • 支払金額が比較的高額な領収書(イメージとして数万円程度以上)

「ひんぱんに出てくる領収書」とは、いつも同じお店で飲食をしたり、モノを買ったりしているようなケース。実はプライベートじゃないか、と疑われがちです。

また、飲食代の支払いが多い、家電類の購入が多い、など。同じ内容(勘定科目)の領収書が多い場合にも、個人の趣味嗜好が混じっているんじゃないのか、と見られがち。

そういった、「ひんぱんに出てくる領収書」や「高額な領収書」に税務署の興味関心があることを覚えておきましょう。

【参考】家電類を購入した際のメモ書きとは
たとえば、冷蔵庫や洗濯機、エアコン、テレビなどの領収書には、どこで使うためのものかを書いておくと良いでしょう。事務所用、従業員控室用、応接室用などなど。
ほんとうは社長が家で使っているんじゃないの?と税務署は考えたりしています。悪意はありません、仕事ですからね。調査官もたいへんです。

 

証拠資料をつくる

ひと手間のさいごは、「証拠資料をつくる」です。言うなれば、「メモを残す」の上位版。ダメ押しです。

さきほど「メモを残す」の話で、頻度が高いもの・金額が大きいものが対象だと言いました。

それらについての説得力をさらに上げるために、証拠資料を別につくることも、あんしん・あんぜんに経費にするためにできることです。

たとえば、視察旅行の費用については金額も大きく、税務調査でも目につきやすいところです。調査官からも証拠資料を要求されることがありえます。

そのような証拠資料はあらかじめ備えておきましょう、というのがここでのお話です。具体例は次のとおりです ↓

【 証拠資料をつくる、の具体例 】

  • 視察旅行の費用を経費にする → 視察先で写真を撮る、パンフレットや名刺をもらう、行程表をつくる、視察結果のレポートを書く
  • 香典や祝い金を経費にする → 会葬礼状や招待状などを保管する、香典袋や祝儀袋のコピーをとっておく
  • 自販機で会議用の飲み物を経費にする → 会議の様子を飲み物をといっしょに写真に撮る
  • 割り勘を経費にする(領収書がないケース)→ ショップカード(名刺)、店名の入った箸袋、コースターなどをもらっておく
  • 会議のための飲食代を経費にする → 議事録をつくる

誤解のないように申し添えますが。書類整理や帳簿づけなど、経理は手間暇をかけて時間をかけてやりなさい、と言いたいわけではありません。

繰り返しになりますが、たまたまの出来事で、かつ、金額が少ないような領収書にまで証拠資料をつくることもないでしょう。

つまり。しかるべき場面で、かけるべき手間を惜しまないように、と言いたいだけです。

かけるべき手間とは? 大丈夫ですよね。アブナイかなぁ、と思われる高頻度・高額な領収書や経費にかけるひと手間のことです。

いつか来る税務調査で気苦労をせずに済むように、その日を心配せずに済むように。そう思うのであれば、かけるひと手間もムダとは言えないでしょう。

 

まとめ

アブナイ領収書をあんしん・あんぜんに経費にするために必要な3つの方法、についてお話をしてきました。

【 領収書をあんしん・あんぜんに経費にするために必要な3つの方法 】

  1. 領収書を取っておく、領収書がなければ代わりのモノを取っておく
  2. メモを残す
  3. 証拠資料をつくる

経費であることをムリなく主張するには、領収書やレシートを取っておく以外にもやれることがあることを意識しましょう。

おのずと、メモを残す、証拠資料をつくる、という行動につながるはずです。

 

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。
フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!