会計士が教える スゴ技Excel / 一木伸夫【一冊一言 #09】

会計士が教えるスゴ技Excel

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きょうの一冊一言は、

一木伸夫さん著 『会計士が教える スゴ技Excel』

この一冊から、きょうの自分に活きる一言を、名言を。見つけ出していきます。

内容紹介

今回ご紹介するのは、Excelに関する「テクニック・ノウハウ系」ジャンルの書籍です。

いつもは「自己啓発系」の書籍を紹介している当コーナーにあって、たいへん異色なのではありますが。

テクニック・ノウハウのみならず、Excelを扱うにあたっての「考え方・姿勢」に学ぶところが多いことでのご紹介です。

著者の一木伸夫さんは公認会計士。監査・税務業務のかたわら、業務改善アドバイスやExcel活用の企業研修・セミナーを行われているとのこと。

プロフィールによれば、プログラマとして会計ソフト開発もご経験されており。

「IT」と「会計」両面のスペシャリストが書いた本という点に、期待して手に取りました(実際は電子書籍をダウンロード・・・)。

一木さんは、実務でExcelを使うにあたって最低限マスターすべき関数・機能は次の6つだとおっしゃっています。

  1. 絶対参照、相対参照
  2. VLOOKUP
  3. COUNTIF、SUMIF
  4. LEFT関数等の文字列操作関数
  5. ピボットテーブル
  6. 書式、条件付き書式

これらを見て、「知らないなぁ」「自信無いなぁ」という人はもちろん。

わたしのように「なんとなく知ってるつもりで使っている」というタチの悪い人(?)には、根本を理解できるたいへん有意義な書籍となっております。

Excelをもっと使いたい、日常業務を改善したいあなたにおすすめの1冊です。

 

きょうの一冊一言

『会計士が教える スゴ技Excel』から、わたしが見つけ出したとびきりのひとこと、一冊一言は・・・

しかし、「ITを活用した問題解決能力」が重視される時代に「頑張る」というのは、時として危険をはらんでいます。

Excelを使って仕事をしていると。Excelを使っているというただそれだけで、

  • 仕事をしている
  • ITを駆使している

ような錯覚に陥ることが少なくありません。錯覚であることに気づけば良いほうであり、実際は勘違いしたままということもあるでしょう。

恥ずかしい話、わたし自身も「勘違い」したまま仕事をしていた時期がありました・・・たとえば、

  • ひたすら入力
  • ひたすら手作業
  • ひたすら同じ処理を繰り返す

これらは著者が言う「頑張る」ということの典型例だと言えます。「ひたすら」である本人からすれば、「オレがんばってるぜ~」という状態。

「頑張る」ことの罪

ところが、テクニックやノウハウを知っていれば、「頑張る」こともなかったりするわけです。

さて、このことについて。

問題は、テクニックやノウハウを知らないということではありません。

ほんとうの問題は、「ひたすら」であることに違和感を感じずにいることです。

これは「本人」の問題にとどまりません。組織であれば、同僚や上司も同じこと。

隣で仕事をしている人間が「ひたすら」であることに違和感を感じない組織は、とても恐ろしい。とんでもなく恐ろしい。

本人は貴重な時間と労力とをムダにし続け、組織は非効率・非生産的な仕事を容認し続けます。

そんな本人と組織に、著者は警鐘を鳴らしているのです。

 

その他 注目の一言

一冊一言以外に、『会計士が教える スゴ技Excel』から見つけた気になる一言を。

試行錯誤を億劫に感じたり、時間がかかるようではイノベーションは生まれません。

イノベーション、すなわち「革新」を生み出すには。試行錯誤が必要です。

労無くして、苦無くして、そうカンタンにイノベーションは生まれるものではありません。これ、一般論。

であるならば。どれだけ試行錯誤を繰り返すことができるかは、イノベーションの誕生を左右する要素だと言えます。

ところがどっこい。試行錯誤はメンドーだ。メンドーなのはイヤだ。だって人間だもの。

だったら、試行錯誤でラクをしよう。それならばムリなく、試行錯誤を繰り返すことができるよね。というのが、上記の一木さんの言葉です(たぶん)。

具体的には、「ショートカットキーによる操作」を多用することを勧めています。

たとえば。作業のやり直しをするのに、マウスを使って「元に戻す」ボタンをクリックする。というのは、なかなか億劫な動作です。

けれども「Ctrl + Z」というショートカットキーを知っていればそうでもない。キーボードから手を離さずに済みます。

こんなことの繰り返しがイノベーションの有無を左右する。ショートカットキーの効果は、目先の効率性・生産性にとどまらないということ。

イノベーションを起こすのなら、試行錯誤できる環境づくりが大切。という金言です。

それでもマウスを手にするあなたにはこんな言葉も ↓

トレーニングの最初に講師が言った言葉が、「マウスをひっくり返しなさい」だったそうです。

さぁ、マウスをひっくり返そうか。

「削除」しないという発想

ハナシは変わって、「データの削除」ということについて。一木さんはこんなことを言っています。

こういう時にプログラマはデータを削除せずに「フラグ」を立てます。

これは、数あるデータの中に「要らないもの」があっても、安易に削除をしないようにということです。

データを手作業で削除すると、

  • 間違って違うデータも削除する
  • 元に戻したいときに戻せない、手間がかかる

という事態がありうるからです。

こんなときに、要らないデータは消すのではなく、まずフラグを立てる。平たく言うと、印をつける。

そして、印をつけたデータを除外して扱うようExcelで指示を出せばよい、と。

具体的なやり方は本書に譲りますが、だいじなのはやはりその「考え方」です。

この言葉を見てわたしはドキッとしました。けっこう安易に削除しちゃってるかも・・・

と言っても、Excelに関することだけではありません。その他の物事についても、「安易な削除」によるリスクはあるものです。

プログラマらしい著者の「フラグ」発想は、Excelとは別の面での気づきとなりました。

表面的なテクニックやノウハウだけではなく、その根元にある出所にこそ学ぶべきものがあるものです。

 

Excelをもっと使いたい、日常業務を改善したいあなたにおすすめの1冊です》

 

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  きょうの執筆後記
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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!