TaskChute Cloud~タスク・スケジュール・時間管理のツール選びに終止符を

taskchutecloud

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タスク管理アプリ、スケジュール管理ソフト、時間管理ツール・・・何を使えばイイんだ~!

とお嘆きのあなたへ。わたしは「TaskChute Cloud(タスクシュート クラウド)」をおすすめします。

タスクシュートだけが教えてくれた「時間なんてそもそもない」ということ

今回お話しするWEBサービス「TaskChute Cloud(タスクシュート クラウド)」。佐々木正悟さんが考案された「タスクシュート」という時間術を、jMatsuzakiさんがツール化したものです。

「TaskChute Cloud」は言うなれば、「タスク管理+スケジュール管理+時間管理」の合わせ技。このツールひとつで、自分の行動が「強い力」によって一変します。ほんとうに。

「強い力」の正体とは何か?それは「時間なんてそもそもない」という事実です。それはわかっているようで、実は全然わかっていない事実。

「時間なんてそもそもない」のに、そのうえいろいろムチャしようという自分に気づかせてくれるのが「TaskChute Cloud」。そのおすすめポイントをお話ししていきます。

  1.  そもそもタスクシュート時間術とは
  2. ブラウザベースという使いやすさ
  3.  ルーチン化がカンタン
  4.  「中断」を扱える
  5.  きょうは「いつ終わる」かがわかる

 

そもそもタスクシュート時間術とは

これからの話の前提に。タスクシュート時間術とは、についてカンタンに触れておきましょう。先述の佐々木正悟さんの著書より抜粋です。

  • 「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
  • 「1分以上時間のかかること」はすべて管理する
  • すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく

なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?/佐々木正悟・著より抜粋

ということで、あらかじめすべての仕事(タスク)を洗い出し、時間を見積もります。具体的には、「何時何分から何時何分まで、何をする」ということを1日分決めます。

しかも、「1分以上時間のかかること」はすべて。きょう1日の、分単位でのスケジュールを組むことになります。異常とも思えるこの行為こそがタスクシュート式!

もうイヤになっちゃいました?そう言わずにもう少しお付き合いください。ここからは「TaskChute Cloud」のツールの話です。

【なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?/佐々木正悟】ほんとうに活かせる名言をみつけよう #14

2016.09.11

 

ブラウザベースという使いやすさ

「TaskChute Cloud」はWEBサービス。ブラウザベースで操作します。ゆえに、はじめたばかりのときから直感的な操作が可能です。

TaskChute Cloudの操作画面

TaskChute Cloudの操作画面

対して。タスクシュート時間術で先行したツールに「TaskChute2 」というものがあります。これはエクセルベース。機能面での拡張性が高いいっぽうで、エクセルはやっぱりエクセルです。

TaskChute2の操作画面

TaskChute2の操作画面

 

慣れはあるかと思いますが、「見やすい・わかりやすい」という点ではブラウザベースの「TaskChute Cloud」が圧倒的。

加えて、出先でもスマホからカンタンに操作できるのがWEBサービスの強みです。クリック一つで、予定しているタスクの開始や終了を記録できます。出先でエクセルを開くのは、わたしはちょっとおっくうです。

ちなみに、「TaskChute Cloud」ではブラウザ上で有効なショートカットも整備されています。スケジュールしたタスクを始めるには「s」キー、終了するには「f」キーなど。マウス操作もある程度軽減できます。

 

ルーチン化がカンタン

タスクシュート式を続けていると、自分の活動にルーチン(繰り返し)が多いことがわかってきます。ルーチンと聞くと「マンネリ」のようなネガティブなイメージもあるかもしれませんが、それとはちょっと違います。

むしろ、必要な行動を日常化・習慣化するには「ルーチン化」が必要です。また、ルーチン化したタスクの成果をはかる指標として、「時間」が使えるようになります。

たとえば。わたしは「ブログ執筆」をルーチン化しています。毎日更新しているブログは、わたしのルーチンです。ということでこんな感じで登録しています。

TaskChuteCloud ルーチン

毎朝5:15からはブログ執筆に180分、というルーチンです。もちろん、朝から出かけなくてはいけない日もあるので、そういうときは「その日のスケジュールだけ」時間を変更します。

「TaskChute Cloud」では、ルーチン化したいタスクをルーチンリストに登録します。登録したタスクは、毎日のスケジュールにあらかじめ表示してくれます。これは便利。

それらのルーチンをベースに、その他の時間のスケジュールを考えていきます。その「考えたスケジュール」をもとに、実際の行動を記録していくと・・・

TaskChoteCloud 実際の行動

「ダメじゃん、オレ」ということが記録されます。このように時間を記録しなかったとしても、「ブログ執筆に時間かかっちゃったな」となんとなくはわかるでしょう。

でも、具体的に「46分オーバー」かどうかは測ってみなくてはわかりません。ここが大事です。どれだけの時間を見誤ったのかを、なんとなくではなく、きちんと振り返ることが可能になります。

10分くらいロスしたつもりが実際は30分、なんてことはザラ。この1回の見誤りなら20分ですが、こんなことをずーっと繰り返しているのが毎日です。積み重ねたらどれだけロスしていることやら。

ついでに、この日は起床からのスタートが「6:44」。わたしのルーチンでは「4:45」スタート。2時間も寝坊してやんの!ってことです。こんな日もあります・・・

それでも、この日の終わりにこれらを見直して。朝寝坊で2時間、予定を崩した。ブログで46分の時間をロスした。なぜだろう?といったことを具体的に振り返るきっかけになります。

過去の詳細なログをCSVで取ることもできるので、自分で好きなように分析して「振り返り」ができるのも便利です。感覚ではなく、データで捉える。

 

「中断」を扱える

「TaskChute Cloud」では、「予定の中断」が扱えます。わたしたちの予定はしばしば「中断」されます。上司に呼び出された、お客さまから電話、など。

そういう「中断」までをスケジュールに組んでおくことはできません。が、「中断」してしまったことを理解しておかなければいけません。だからスケジュールが狂ったのだ、と理解するためです。

「TaskChute Cloud」では、このように表現されます。

TaskChuteCloud 中断

「経理」タスクを実行中だったが、6分経過したところで「○○さまからの電話対応」で中断。という状況です。

このことによって、2つのことが明らかになります。「○○さまからの電話対応」という中断でスケジュールが崩れたこと。中断後に「経理」に復帰しなけれないけないこと、です。

1日が終わってみて。きょうはやりたいことができなかったな、というときに。中断が原因であることも少なくありません。そのことがわかっていれば「中断」されない工夫もでてきます。

また、「中断」されたあとにそのままなし崩し的にスケジュールを崩してしまうことも少なくありません。あ~ぁ、きょうはもういっか。みたいな。

そんなとき、当初のスケジュール、当初の意志を思い出させてくれる「TaskChute Cloud」のしくみは有効です。わたしたちには、そもそもムダにできる時間なんてないのですから。

 

きょうは「いつ終わる」かがわかる

「TaskChute Cloud」では、「終了予定時刻」が表示されています。わたしは、「睡眠」のスケジュールまで登録するので、終了時刻は「翌朝の起床時間」が表示されています。

1日のスケジュールを朝イチで計画していますが、その時点での終了時刻は「翌朝の起床時間」である「4:30」。そうなるように1日のスケジュールを計画するわけです。

起きたら何する?今日を加速するための『朝活3つのメニュー』

2016.09.10

実際に行動をはじめていくと、当然、スケジュールとの間にズレが出てきます。すると「翌朝の起床時間」は・・・

TaskChuteCloud 終了予定

こんな感じで表示されます。終了予定は、実際の行動によって変化します。

タスクシュート式をやってみて気づくのは、「予定に対する見積もりがメチャメチャ」だということです。60分かかると思っていたものが5分で終わることもあります。実際に昨日もありました・・・

逆に30分で終わると思っていたものが3時間、ということもあり得ます。そんなに違わないだろう、と思うかもしれませんがそんなことはありません。やってみればわかります。

続けていれば見積もりの精度は上がりますが、それでも時折大きく見誤ったりします。それくらい、わたしたちは「時間に対する感覚があいまい」なのです。

その「あいまいさ」を繰り返し認識させてくれるところにも、タスクシュート式の大きな価値があります。

 

まとめ

ズレてしまった「終了予定時刻」を目にしながら。いまもわたしは当初スケジュールへの復帰を考えています。

よく「時間をつくる」といいますが。それは、「時間を失くしている」ことの裏返しです。

やりたいこと・やるべきことをあらかじめ決めておき、その通りに実行することができるなら。「時間をつくる」必要はありません。

時間がないから、もっと言うと、自分自身で時間を失くしているから「時間をつくろう」という発想になるわけです。

ところが、本質的に「時間をつくる」ことはできません。時間は誰にも決まって24時間。「つくる」よりも「失くさない」。そんな時間術に「TaskChute Cloud」はうってつけのツールです。

ちなみに月額 486円(年払 4,860円)と有料ですが、長い人生でのことを考えれば。まったく問題にならない料金だと感じます。

時間を失くしたくないあなたなら、ぜひいちど「TaskChute Cloud」を検討してみましょう!

 

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  きょうの執筆後記
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分単位のスケジュールなんて・・・と思っていました。フツーに考えれば正気の沙汰ではありません(笑)
でもフツーじゃないからこそ、人とは違うからこそ、そこにある価値もあるはず。いままでの自分の常識を超えていく挑戦、姿勢がたいせつです。

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ABOUTこの記事をかいた人

税理士レス経理エバンジェリスト、フリーランス型税理士。1975年生まれ。 フリーランスの経理・会社の銀行融資支援を得意にする、横浜市の諸留誕税理士事務所・所長。2016年4月、18年間の「勤め人」を脱して独立開業。以来、ブログを毎日更新中!