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タスク管理の本質を外さないために守っている5つのルール

タスク管理の本質を外さないために守っている5つのルール

ライフハックのひとつ、タスク管理。取り組んではいるけれどうまくいかない… と悩んでいる人へのヒントとして。タスク管理の本質を外さないために守っている5つのルールについて、お話をしていきます。

目次

タスク管理の本質とは?

ライフハック(仕事・生活の効率や質、生産性を上げるための取り組み)のひとつに「タスク管理」が挙げられます。

では、その「タスク管理」の本質とは? わたし自身は、「やるべきことをやること」だと考えています。言い換えると、「たしかに行動を起こす」ということです。

そもそも、「タスク=やるべきこと」と理解されていますが、だとすれば、やるべきことはやらなければ意味がありません。やるべきことを、リストに書き連ねているだけでは意味がないわけです。

と、エラそうに語っていますが。かつては、リストに書き連ねるばかりで、行動を起こせずにいたこともあるわたしです。そんな過去もへて、いまは、タスク管理の本質を外さないために守っている5つのルールがあります。

具体的には、こちらの5つです↓

タスク管理の本質を外さないために守っている5つのルール
  1. すべてを書き出す
  2. 実行日・期限を決める
  3. 〇〇する、と書く
  4. シングルタスクで実行する
  5. 割り込みを禁じる

なんらかのタスク管理をしている人は少なくないものとおもいますが、かつてのわたしのように「なんかうまくいかない…」と悩んでいる人が少なくないのもタスク管理でしょう。

そんな悩みを解決するヒントとして、このあと5つのルールについて確認していきましょう。


タスク管理の本質を外さないために守っている5つのルール

すべてを書き出す

タスク(やるべきこと)について「すべてを書き出す」、これがまず1つめのルールです。これはクチで言うほどカンタンなことではありません。

人は意外と、書き出すことをせずに「覚えておけばいいや」となりがちです。つまり、記録よりも記憶に頼ります。その結果、なにが起きるのか?

ひとつは、忘却です。結局のところ、覚えておくことができずに忘れてしまう。忘れてしまうから、行動を起こすことができない。と、タスク管理の本質から外れることになるわけです。

それだけではありません。記録よりも記憶に頼ることで、脳のパフォーマンスが落ちることもわかっています。記憶をするために脳のチカラが割かれると考えれば、当然のハナシです。

結果、パフォーマンスが落ちれば、行動の実行力も落ちるのですから、やはり、「行動を起こす」というタスク管理の本質からは外れることになります。

そのように、「覚えておけばいいや」のデメリットは大きく、デメリットを避けるためには「すべてを書き出す」ことが重要です。

この点で、わたしは、タスクが発生したときにはすぐに記録をするようにしています。パソコン作業をしているときにはパソコンやスマートスピーカーで、そのほかの場面ではスマホです。パソコン、スマホいずれから記録をしても、「Notion」というアプリに集約されるようにしています。

ちなみに、「どのツールを使うか?」は、タスク管理の本質ではありません。タスク管理をするのに、「これを使うべきだ」という考え方はないものと理解しておきましょう。

実行日・期限を決める

続いてのルールは、タスクを書き出すときのルールです。わたしは、それぞれのタスクについて必ず、「実行日・期限を決める」ようにしています。

まずは、「いつ実行するのか?」という実行日。これが決まっていないと、いつまでもリストのなかにタスクが残り続けることが多くなるからです。また、実行日を決められないようなものは、「ほんとうはやらなくてもいいもの」であり、実はタスクとは呼べないとの考えでもあります。

この点で、「いまはまだムリだけど、いつかやりたい」といった、夢や目標がある場合には、タスクとは別に管理するのがおすすめです。「夢リスト」や「目標リスト」などを別に用意するとよいでしょう。

これをせずに、夢や目標などをタスクリストに書き連ねてしまうと、それらがいつまでもリストに残るために、タスクリストを見るのがイヤになる… ということが起きがちです。

また、実行日を決めたとしても、ぜったいに実行日に実行できるかどうかはわかりません。その場合にはやむをえず、実行日をずらすことになりますが、そのときの参考情報として「期限」も記載をしておきます。

さらに言えば、「期限」を決められないようなタスクもまた、タスクとは呼べない可能性が高いでしょう。やはり、「いつかやりたい・やれたらいいな」系の夢や目標なのではないか? ということです。

実行日・期限に注目することで、「たしかに行動を起こす」というタスク管理の本質から外れないようにしましょう。

〇〇する、と書く

続いてのルールも、タスクを書き出すときのルールです。わたしは、それぞれのタスクについて、「〇〇する、と書く」ことをルールにしています。

たとえば、「〇〇セミナーのスライドをつくる」とか、「〇〇について資料を集める」とか。要は、タスクの末尾を「動詞」で締める、ということになります。これにより、「行動のイメージがしやすくなる」のがメリットです。

たとえば、「〇〇さんにメール」と書くよりも、「〇〇さんにメールをする」と書いてあるほうが、じぶんが実行している姿がイメージしやすくはないでしょうか?

前者にはどこか「客観的」な趣きがあり、後者にはどこか「主観的」な趣きがあるものです。客観的である分だけ実行率が落ち、主観的である分だけ実行率が上がるかもしれない。そんな考えから、タスクには「〇〇する」という動詞を使うようにしています。

また、「〇〇する」とあわせて、そのタスクの「所要時間」を記載するのもマイルールです。〇〇するのに、だいたいどのくらいの時間がかかりそうか? を「分数(ふんすう=何分かかるか)」で記載します。

このとき、あまり分数が大きい場合には、タスクを細分化するとよいでしょう。「〇〇セミナーのスライドをつくる」であれば、「構成を決める(各項目の見出し決めをする)」「各項目の内容を決める」「リハーサルをする」など。

タスクを細分化したほうが、分数が小さくなり、全体としてのズレを抑えることができるはずです。あまり大きなタスクに対して、分数を決めようとしても、タスクが抽象的であるがゆえに、ボリュームがイメージしづらく、実際の分数と大幅にズレることが起きやすくなるでしょう。

結果として、期限に間に合わないのも困りますし、分数が大きいがために手を付けづらく、ズルズルと先延ばしになっていくようなことがあれば、「たしかに行動を起こす」というタスク管理の本質からは外れてしまいます。

シングルタスクで実行する

ここからは、タスクを実行するときのルールです。まずは、「シングルタスクで実行する」というルールから。文字どおりではありますが、タスクは1つずつ実行するということです。

これに対して、複数のタスクを同時並行で実行する「マルチタスク」があります。ただし、実際には同時並行はできないので、複数のタスクを切り替えながら実行しているにすぎません。このとき、「切り替えコスト」が生じます。

つまり、前のタスクに戻るためになんらかの段取り(思い出す、道具をそろえるなど)が必要になり、その切替コストが積み重なるほど生産性が落ちてしまうのは問題です。この点で、マルチタスクはシングルタスクに比べて、40%も生産性が落ちるとの研究結果もあります。

ちなみに、マルチタスクでも生産性が落ちない「真のマルチタスカー」も存在するそうですが、全体の2%だそうです。はたしてじぶんが、その2%にあてはまるのかどうか…? わたしは、あてはまる自信がありませんので、シングルタスクで実行するようにしています。

そこで利用しているのが、TaskChute Cloud というアプリです。タスクをひとつずつ実行していくしくみのため、「いまじぶんがどのタスクを実行中か」が明確になります。同時に、経過時間も計測されるため、実行中のタスクに集中しやすくなるのもメリットです。

そういったアプリを使わずとも、実行中のタスクを見える場所に表示するとか、タイマーで時間をはかりながら実行するなどすると、同じ効果が得られるでしょう。結果として、「たしかに行動を起こす」というタスク管理の本質に近づくことができます。

割り込みを禁じる

さいごに、もうひとつ、タスク管理を実行するときのルールが、「割り込みを禁じる」です。有るタスクを実行しているときに、あらたなタスクが発生するということはあるでしょう。

たとえば、急にタスクを思いついたとか。そのようなときに、思いついたタスクをすぐに実行するようなことは、原則しないようにしています。マルチタスクになりますし、実行中のタスクが中途半端になるからです。

なので、あらたに発生したタスクは、「とりあえず記録しておく」だけにしています。メモ書きをしておいて(わたしの場合は、パソコンやスマートスピーカー、スマホなどで)、のちほど前述のルールにしたがってタスクリストに追加する流れです。

これならば、マルチタスクにはならず、実行中のタスクに集中できます。

また、割り込みといえば、パソコンやスマホでの「通知」も大敵です。メールの新着、SNSの新着、ニュースアプリの新着、電話の着信などなど。そういった「通知」もまた、割り込みとして、行動のさまたげになるものです。

基本的には、通知をオフにしておくことも、「たしかに行動を起こす」というタスク管理の本質に近づくコツだと言ってよいでしょう。


まとめ

ライフハックのひとつ、タスク管理。取り組んではいるけれどうまくいかない… と悩んでいる人へのヒントとして、タスク管理の本質を外さないために守っている5つのルールについてお話をしてきました。

やるべきことをやる、たしかに行動を起こす。タスク管理の本質を外さないためにどうするか、を考えてみましょう。本記事が、その参考になるようでしたら幸いです。

タスク管理の本質を外さないために守っている5つのルール
  1. すべてを書き出す
  2. 実行日・期限を決める
  3. 〇〇する、と書く
  4. シングルタスクで実行する
  5. 割り込みを禁じる
タスク管理の本質を外さないために守っている5つのルール

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